Aż 97 proc. dyrektorów twierdzi, że finanse mają kluczowe znaczenie w zakresie oceny i monitoringu ryzyka, a 73 proc. ocenia, że automatyzacja poprawia wydajność pracy i pomaga w osiągnięciu celów strategicznych – wynika z raportu SAP. Nic dziwnego, że w działach finansowo-księgowych na popularności zyskuje wyspecjalizowane oprogramowanie, które zapewnia precyzję i szybkość działania.

Dwa bieguny w biznesie

Zawód księgowego będzie ewoluował w kierunku stanowiska o charakterze menedżerskim. – W przyszłości do obowiązków księgowego będzie należała weryfikacja działalności systemów, przyjmowanie alertów i ostateczne akceptacje rekomendowanych ścieżek postępowania. Coraz bardziej zaawansowane technologie będą upraszczały wszelkie procesy finansowo-księgowe – mówi Maciej Kwasiborski, ekspert z grupy SAP. Przewiduje, że ryzyko pomyłek zostanie maksymalnie ograniczone, a wszelkie zmiany legislacyjne niemal od razu będą uwzględniane przez inteligentne narzędzia.

Pokolenie księgowych, które właśnie wchodzi na rynek, chętnie korzysta z nowinek technologicznych. – W moim przekonaniu to naturalny sposób na przeorganizowanie działów finansowo-księgowych. Sądzę nawet, że na przestrzeni pięciu–dziesięciu lat ta organizacja będzie wyglądała w Polsce dużo lepiej niż w krajach zachodnioeuropejskich – uważa Bogdan Zatorski, ekspert z grupy Sage. Dodaje, że dziś księgowy ma znacznie większy zakres obowiązków niż kiedyś: musi być doradcą biznesowym oraz specjalistą od prawa finansowego i rachunkowości. To obszary, które wymagają dużego zaangażowania i udziału w szkoleniach – a czasu na to wszystko zabraknie, jeśli nie zautomatyzujemy rutynowych działań.

– Sztandarowym przykładem tego, w jaki sposób zmienił się zawód księgowego w polskiej rzeczywistości, są biura rachunkowe, które na przestrzeni ostatnich dziesięciu lat przeszły całkowitą transformację. Wiele z nich diametralnie zmieniło obsługę klientów, inwestując w nowoczesne technologie i dostrzegając w cyfrowym sposobie pracy przewagę konkurencyjną – mówi przedstawiciel Sage.

Natomiast jeśli chodzi o księgowość w firmach, to nadal widać dwa bieguny. Duże przedsiębiorstwa znacznie szybciej zainwestowały w usprawnienie pracy w działach finansowo-księgowych. Co istotne, u nich tych operacji jest dużo więcej, więc zatrudnienie kolejnych księgowych generowałoby wysokie koszty pracy. Dlatego postawiły na technologię. Natomiast w małych firmach zauważalny jest nadal konserwatyzm. Wiele z nich od lat zatrudnia jedną księgową. Dopóki nakład pracy drastycznie się nie zwiększał, właściciel nie dążył do wdrażania nowych rozwiązań technologicznych.

– A przecież, jeśli firmy te nie przebudują sposobu pracy działów finansowo-księgowych, nie będą miały szansy na dynamiczne zdobywanie rynku. Transformacja cyfrowa to szansa, ale i zagrożenie dla tradycyjnie zorganizowanych działów księgowych – przestrzega Zatorski.

Narzędzia pod lupą

Jakie konkretnie rozwiązania zyskują popularność w usługach księgowych? Wszystkie, które idą w kierunku całkowitego odciążenia pracownika z powtarzalnych operacji. – Zyskają narzędzia, dzięki którym dokumenty wczytywane do odpowiedniego katalogu są samoistnie wprowadzane do systemu, przypisane do odpowiednich osób, a te osoby powiadomione o konieczności wykonania założonej akcji w programie – mówi Jacek Krzaczek, menedżer systemów Comarch ERP. Co jeszcze zyskuje popularność?

– Samoistne pobieranie dokumentów od klientów i obrabianie ich w systemie księgowym w biurach rachunkowych – wymienia przedstawiciel Comarchu. Podkreśla, że dodatkowo systemy same będą rozpoznawały typ dokumentu, księgowały go w odpowiedniej formie zapisów oraz wysyłały gotowe deklaracje do urzędów, lub informowały o ewentualnych brakach przy niestandardowych operacjach.

Co ważne, taka praca może odbywać się 24 godziny na dobę. Na podobnym mechanizmie można też oprzeć wysyłkę zestawień do klientów, jak i operacji finansowych.

Obszarem mocno wspieranym przez narzędzia informatyczne jest też raportowanie. Przykładem może być jednolity plik kontrolny. Na pierwszy rzut oka jego wprowadzenie niesie korzyści przede wszystkim dla administracji państwa. Bez zastosowania takiego narzędzia, jakim jest „xml", nie byłoby możliwe automatyczne zbieranie danych od milionów podatników, przetwarzanie i wyciąganie z nich wniosków i na przykład typowanie jednostek do kontroli.

– Jednak z drugiej strony właśnie dzięki technologiom dane wymagane w raportach w sposób automatyczny są zbierane przez system, a księgowość może sprawdzić ich zgodność, eliminując ewentualne błędy, a także znacznie szybciej oraz sprawniej przekazać swoją deklarację do Ministerstwa Finansów – podkreśla Bogdan Zatorski z Sage.

Legislacyjne tornado vs. technologie

Przedsiębiorca, który chciałby na bieżąco śledzić zmiany w prawie, w 2019 roku musiałby każdego dnia roboczego czytać 86 stron aktów prawnych, poświęcając na to za każdym razem 2 godziny i 52 minuty – wynika z wyliczeń firmy Grant Thornton. Wysoka zmienność prawa podnosi koszty działania, wprowadza niepewność i zniechęca do inwestycji. Oczywiście diabeł tkwi w szczegółach i ocena wpływu zmian legislacyjnych na biznes zależy od szeregu czynników. Warto np. odnotować, że niektóre zmiany (oczywiście jeśli nie ma ich w nadmiarze) mogą wspierać cyfryzację. Przykład? Dyrektywa PSD2. – Wszystkie usługi i technologie w obszarze finansowym, oparte na otwartych interfejsach programistycznych, mają umożliwiać stronom trzecim budowę aplikacji i serwisów wykorzystujących dane czy usługi udostępniane przez instytucje finansowe – mówi Ireneusz Wiśniewski, dyrektor zarządzający F5 Poland. Dodaje, że mając na uwadze funkcjonujący już system STIR, czyli bezpośrednią kontrolę nad przepływem finansów firm w bankach oraz dużą skuteczność cyfrowego już poboru podatków, możemy się spodziewać dalszej integracji przepływu informacji księgowej. Funkcjonujące już rozwiązania oraz powszechniejąca technologia API (otwartych interfejsów aplikacji) umożliwiają tworzenie nowych usług i ich automatyzację w obszarze finansów, a także księgowości. – Oznacza to, że na rynku oferującym narzędzia dla księgowych mogą nastąpić zmiany, także w kierunku automatyzacji wspomagającej teraz usługi księgowe w realizacji globalnego trendu zwalczania unikania opodatkowania – uważa Wiśniewski.