W myśl prawa pracy obowiązkiem pracodawcy jest udzielanie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo (art.152 kodeksu pracy). Odstępstwa od tej zasady dopuszczalne są tylko wyjątkowo i są ściśle określone w przepisach. Urlop wypoczynkowy udzielany pracownikowi w terminie późniejszym niż rok kalendarzowy, w którym pracownik nabył do niego prawo, jest urlopem zaległym. Granicą czasową udzielenia urlopu zaległego – zgodnie z art.168 k.p. - jest koniec pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, niezależnie od tego, czy przyczyny powodujące to przesunięcie leżą po stronie pracodawcy, czy pracownika.
Ten obowiązek nie dotyczy udzielanych zgodnie z art.167 [2] k.p. czterech dni urlopu na żądanie pracownika. Uprawnienie do tego urlopu przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku nie przechodzi na rok następny. Zatem nieudzielanie pozostawionych poza inicjatywą pracodawcy i planem urlopów oraz porozumieniem w sprawie terminu wykorzystywania urlopu dni urlopu na żądanie, które wraz z końcem roku tracą swój specyficzny charakter, nie uważa się za naruszenie obowiązku wynikającego z art.168 k.p.
Przykładowo, jeśli pracownik uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego nie wykorzystał w 2007 r. sześciu dni urlopu, w tym czterech dni urlopu na żądanie, w 2008 r. będzie miał sześć dni urlopu zaległego. Jednak obowiązek wykorzystania zaległego urlopu do 31 marca 2008 r. będzie dotyczył tylko dwóch dni urlopu wypoczynkowego, gdyż pozostałe cztery dni urlopu zaległego były niewykorzystanym w 2007 r. urlopem na żądanie.
Ponadto informujemy, że stosownie do art.167 [2] k.p. w danym roku kalendarzowym pracownikowi przysługują tylko cztery dni urlopu na żądanie i kiedy pracownik w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał czterech dni urlopu na żądanie, cztery dni urlopu przechodzą na rok następny, ale już jako normalne dni urlopu. Ponadto urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, do którego odnoszą się odmienne zasady jego wykorzystywania.
Mając na uwadze te wyjaśnienia, należy stwierdzić, że pracownicy mają obowiązek wykorzystać do 31 marca dni urlopu zaległego „zwykłego”. Natomiast dni niewykorzystanego np. w 2007 r. urlopu na żądanie „przechodzą” na 2008 r. jako „normalny” urlop, ale pracodawca nie może domagać się wykorzystania ich do końca pierwszego kwartału 2008 r. W planie urlopów pracownik może więc wpisać dowolny termin ich wykorzystania i łączyć ten urlop z dniami „zwykłego” urlopu wypoczynkowego.
