Przedsiębiorcy mogą zdyscyplinować leniwych urzędników

Firmy mogą finansowo tracić na opóźnieniach w załatwianiu różnych spraw – zwrocie nieruchomości, wydawaniu zezwoleń i koncesji itp. Możliwość uzyskania odszkodowania za bezczynność urzędników (czyli niewydanie decyzji w ustawowo określonym terminie) przewiduje art. 417

1

§ 3

kodeksu cywilnego

. O odszkodowanie mogą występować osoby prawne, ale też osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są stronami przewlekłych postępowań i poniosły szkodę z tego powodu. Chodzi zarówno o sytuację, gdy decyzji w ogóle nie wydano, jak i o przypadki, gdy decyzja została wydana później, niż przewidywały przepisy. W innym wypadku urzędnicy łatwo uciekliby od odpowiedzialności, szybko załatwiając sprawy kłopotliwych petentów, którzy poskarżyliby się na bezczynność.

Dochodzenie swoich racji nie jest jednak proste. Odszkodowanie można wywalczyć jedynie wtedy, gdy spełnionych będzie kilka warunków:

- organ zwlekał z wydaniem decyzji, choć istniał obowiązek jej wydania,

- doszło do stwierdzenia (we właściwym postępowaniu) niezgodności z prawem niewydania decyzji,

- w związku z tym powstała szkoda.

Ogólna zasada jest prosta – urzędnicy muszą załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki, najszybciej jak się da, choć niekoniecznie natychmiast. Niezwłocznie powinny być załatwione sprawy, które można rozstrzygnąć na podstawie dowodów przedstawionych przez zainteresowanego wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania lub na podstawie faktów i dowodów znanych organowi administracji z urzędu bądź możliwych do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Urzędnicy nie powinni więc czekać do końca ustawowego terminu, aby załatwić prostą sprawę.

A ile w ogóle czasu mają, gdy sprawa wymaga wyjaśnienia? Powinni wydać decyzję nie później niż w ciągu miesiąca. W wypadku sprawy szczególnie skomplikowanej mają dwa miesiące na jej załatwienie. To terminy dla pierwszej instancji, choć organy wyższego stopnia mogą też wymusić, aby niektóre sprawy w pierwszej instancji załatwiać w terminach krótszych. W drugiej instancji termin na rozpatrzenie sprawy wynosi miesiąc.

Nie zawsze jest jednak tak prosto. Art. 35 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego przewiduje, że do tych terminów nie wlicza się czasu przewidzianego w przepisach na dokonanie innych czynności, jak również okresów zawieszenia postępowania, opóźnień z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. Nie ma bezczynności, gdy przepisy nie zobowiązują organu do wydania decyzji bądź podjęcia czynności adresowanej do strony, gdy nie doszło do wszczęcia postępowania w danej sprawie albo strona nie dopełniła niezbędnych formalności, od których uzależnione jest rozstrzygnięcie sprawy.

Urzędników przed zarzutem bezczynności nie chroni natomiast sytuacja, gdy doszło do zawieszenia postępowania mimo oczywistego braku dla tego przesłanek (ich katalog określa art. 97 § 1 pkt 4 k.p.a.), gdy nie podjęli w wyznaczonym przepisami terminie żadnych czynności (chociażby wyznaczenia nowego, dłuższego terminu załatwienia sprawy), brakuje działań służących usunięciu przeszkód w wydaniu decyzji i czynności, które warunkują merytoryczne rozpatrzenie sprawy, inny organ był bezczynny lub działał z opóźnieniem. Sam fakt toczenia się sprawy od wielu miesięcy nie świadczy jeszcze o bezczynności organu (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 30 maja 2001 r., I SAB 72/00), to dopiero trzeba wykazać.

Uwaga! Bezczynności urzędu w naszej sprawie nie usprawiedliwi w praktyce jeden z częstszych powodów zwłoki, czyli tłumaczenie organu, że liczba jego pracowników jest niewystarczająca do załatwienia sprawy w terminie.

Biegu terminu załatwienia sprawy nie przerywają zmiany w administracji. Do czasu, jaki ma na załatwienie sprawy organ, który aktualnie jest właściwy, dolicza się też okres załatwiania sprawy przez urzędników, którzy zajmowali się nią wcześniej. Tak wynika z wyroku NSA z 21 grudnia 1999 r. (V SAB 147/ 99). Chodzi o to, aby zainteresowani załatwieniem sprawy nie ponosili negatywnych konsekwencji reorganizacji urzędów, reform administracji itp.

Z bezczynnością mamy do czynienia także wtedy, gdy organ, do którego trafi nasz wniosek, nie będzie właściwy w sprawie i nie przekaże jej niezwłocznie do właściwego urzędu.

Na korzyść zainteresowanego szybkim załatwieniem sprawy działają zasady zawarte w art. 36 k.p.a. O każdym przypadku, gdy sprawa nie zostanie załatwiona w ustawowym terminie, urzędnicy powinni zawiadomić stronę. Muszą podać przyczyny zwłoki i – co istotne – wskazać nowy termin załatwienia sprawy.

A co się dzieje, gdy zwłoka w załatwieniu sprawy powstała z przyczyn niezależnych od organu? Wtedy też urzędnicy mają obowiązek powiadomienia nas o niej i wyznaczenia nowego terminu na jej załatwienie. Przesądza o tym art. 36 § 2 k.p.a.

Czas dla urzędników liczy się na podstawie art. 61 k.p.a. Przewiduje on, że datą, od której liczy się termin załatwienia sprawy, jest dzień doręczenia stosownego żądania organowi (np. o zwrot nieruchomości zabranej, ale niewykorzystanej na cel publiczny). Gdy postępowanie wszczyna się z urzędu, czas liczy się od dnia zawiadomienia strony o wszczęciu postępowania. Niekiedy urzędnicy muszą wydać postanowienie o wszczęciu postępowania – wtedy terminy załatwienia sprawy biegną od doręczenia lub ogłoszenia stronie takiego postanowienia.

Co mamy zrobić, gdy minął już termin na załatwienie sprawy, a urzędnicy nic nie robią? Przysługuje nam zażalenie do organu wyższego stopnia. Tak wynika z art. 37 k.p.a.

W wypadku zwłoki urzędników samorządowych organem wyższego stopnia, do którego można złożyć zażalenie, będzie najczęściej samorządowe kolegium odwoławcze. Od tej zasady są jednak wyjątki. Dla starosty wykonującego zadania państwowe z zakresu gospodarki nieruchomościami organem wyższego stopnia jest wojewoda.

Gdy nasze zażalenie zostanie uznane za uzasadnione, organ, do którego się poskarżyliśmy, wyznaczy dodatkowy termin załatwienia sprawy. Nie wolno mu jednak nakazać rozstrzygnięcia o określonej treści, np. zwrotu wywłaszczonej nieruchomości. Merytoryczna decyzja w sprawie należy bowiem do organu, który chwilowo jest bezczynny.

Gdy natomiast nie ma organu wyższego stopnia, to można wnieść skargę na bezczynność do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Wcześniej trzeba jednak wezwać organ do usunięcia naruszenia prawa polegającego na niezałatwieniu sprawy w terminie. Sąd administracyjny – jeśli uwzględni skargę na bezczynność – wyznacza urzędnikom nowy termin na wydanie rozstrzygnięcia.

Podobne, choć nieidentyczne, procedury skarżenia się na bezczynność obowiązują w postępowaniu podatkowym. Tak wynika z ordynacji podatkowej. Opisywaliśmy je w artykule „Możemy poskarżyć się na urząd, który zwleka z załatwieniem naszej sprawy”.

Aby dostać odszkodowanie, trzeba wcześniej przeprowadzić właściwe postępowanie, a także udowodnić powstanie szkody. Szkoda zaś to nie tylko poniesione straty, lecz także utracone korzyści. Ta druga jej postać przeważa nawet w razie bezczynności organu, bo powoduje bieżące straty firmy oraz pozbawia ją przyszłych dochodów.

Jak rozumieć pojęcie „właściwe postępowanie”? Chodzi zarówno o opisane wyżej postępowanie zażaleniowe na podstawie art. 37 k.p.a., jak i o postępowanie przed sądami administracyjnymi. Jest ono uregulowane w art. 3 § 2 pkt 8 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2002 r. nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Firma starała się o zwrot działki zabranej jej kilkanaście lat wcześniej jako teren pod planowaną drogę. Inwestycji jednak nie zrealizowano i powstał tam parking. Firma – po zebraniu wszystkich wymaganych dokumentów – wystąpiła o zwrot działki. Licząc na szybkie załatwienie sprawy (choć w terminach dłuższych niż ustawowe), zgodziła się wynająć nieruchomość kontrahentowi na postój jego aut. Strony ustaliły wysokość czynszu, ale do najmu nie doszło z powodu ponadrocznej bezczynności organu. Firma straciła więc potencjalne przychody, jakimi byłyby comiesięczne opłaty czynszowe.