Uchybienia proceduralne mogą być bardzo groźne

W postępowaniu cywilnym niezwykle istotne znaczenie ma problem prawidłowego wykazania umocowania do działania za stronę będącą osobą prawną przez składającego pismo procesowe, np. pozew, wniosek lub środek zaskarżenia. W imieniu osoby prawnej działają członkowie zarządu, prokurenci albo pełnomocnicy, konieczne jest więc udokumentowanie, że osoba, która podpisała pozew lub inne pismo, albo udzieliła pełnomocnictwa procesowego, ma prawo reprezentowania tej osoby (art. 68, art. 89 § 1 i art. 126 § 3 kodeksu postępowania cywilnego).

Na tym tle rodzą się różnorodne problemy, z których część znalazła już swoje miejsce na wokandzie Sądu Najwyższego, m.in. zagadnienie, czy adwokaci i radcowie prawni mogą sami poświadczać za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów, o których mowa w art. 68 k.p.c. (w praktyce odpisy z KRS).

Intensywny obrót gospodarczy i prawny sprawia, że wiele osób prawnych, np. banki, spółki przewozowe czy windykacyjne, wnosi pozwy lub wnioski klauzulowe w masowych ilościach – od kilkunastu nawet do ponad 1000 miesięcznie, i to licząc tylko w odniesieniu do jednego wydziału sądu.

W związku z tym pojawiło się pytanie, czy zawsze umocowanie do działania w imieniu strony (osoby prawnej) musi zostać wykazane dokumentem złożonym do akt sprawy, czy też może zostać udokumentowane w inny sposób? Chodzi mianowicie o możliwość składania odpisu z KRS, a nawet pełnomocnictwa procesowego – ogólnego lub rodzajowego – jednorazowo, w formie załącznika do tzw. dziennika ogólnego wydziału sądu, do którego wnoszone są masowo sprawy, zamiast do akt każdej sprawy.

Tę niekiedy spotykaną praktykę strony (pełnomocnicy) uzasadniają względami pragmatycznymi, finansowymi, a nawet potrzebą ochrony środowiska (mniejsze zużycie papieru, tonera, oszczędność czasu).

Gdy zaś chodzi o sędziów i referendarzy, to jedni zdecydowanie taką praktykę odrzucają i wymagają złożenia pełnomocnictwa oraz odpisu z KRS do akt sprawy, inni natomiast podchodzą bardziej liberalnie, uznając, że umocowanie do działania w imieniu osoby prawnej zostało wykazane w sposób prawidłowy, gdy w pozwie (wniosku) strona lub jej pełnomocnik powołał się na fakt złożenia dokumentu do dziennika ogólnego.

Spotkać się można również z praktyką, że sędzia lub referendarz sporządza do akt sprawy notatkę urzędową, w której wskazuje, że pełnomocnictwo lub odpis z KRS znajduje się w dzienniku ogólnym wydziału. Niekiedy złożenie właściwego dokumentu do dziennika ogólnego i właściwej reprezentacji strony (umocowanie pełnomocnika) traktuje się jako fakt znany sądowi z urzędu, i to nawet niezależnie od tego, czy strona powołała się na tę okoliczność w piśmie.

Czy praktyki te, choć ekonomiczne i ekologiczne, są dopuszczalne z punktu widzenia obowiązującego prawa? Być może stanie się to przedmiotem rozważań Sądu Najwyższego, jednak już teraz można zasygnalizować pewne w tej mierze wątpliwości.

Konieczność wykazania umocowania do działania za stronę ma charakter wymogu formalnego pisma procesowego, co oznacza, że pełnomocnictwo, a w wypadku osób prawnych także odpis z właściwego rejestru powinny stanowić załączniki do pisma, czyli np. pozwu lub wniosku. Jeśli załączników nie ma, uzasadnia to wezwanie do usunięcia braków formalnych pisma procesowego (art. 130 k. p. c.). W orzecznictwie SN kwestia ta w zasadzie nie budzi wątpliwości (np. uchwała z 30 marca 2006 r., III CZP 14/06, OSNC 2006/10/165).

Już powyższe zdaje się wskazywać, że złożenie pełnomocnictwa oraz odpisu z rejestru powinno nastąpić wraz z danym pismem procesowym, czyli do konkretnej sprawy (akt). Choć przedstawiony problem nie był bezpośrednio przedmiotem rozważań SN, to jednak na obowiązek składania pełnomocnictwa do akt sprawy wskazywał SN w postanowieniu z 23 marca 2006 r. (II CZ 11/06, nie publ.) oraz w wyroku z 11 grudnia 2006 r. (I PK 124/06, OSNP 2008/3-4/27).

Praktyka składania odpisu z rejestru osób prawnych, a nawet pełnomocnictwa procesowego, zamiast do akt sprawy do tzw. dziennika ogólnego wydziału może budzić zastrzeżenia także w aspekcie jej zgodności z zasadą jawności procesu (art. 9 k.p.c.). Zasada ta, przewidziana również w art. 42 § 2 i 3 ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, podniesiona została do rangi ustrojowej (art. 45 konstytucji) i znalazła swoje miejsce także w art. 6 konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności oraz w art. 14 międzynarodowego paktu praw obywatelskich i politycznych.

Jawność postępowania przejawia się nie tylko w jawności posiedzeń sądowych, publicznym ogłaszaniu orzeczeń, możliwości uczestniczenia w określonych czynnościach sądowych, ale także w dostępie do akt sprawy, czyli uprawnieniu stron i uczestników postępowania do ich przeglądania i otrzymywania odpisów, kopii lub wyciągów z tych akt. Wszelkie ograniczenia tej zasady muszą mieć wyraźną ustawową podstawę. Tymczasem żaden przepis nie gwarantuje stronom postępowania dostępu do dokumentów załączonych do dziennika ogólnego wydziału, mimo że dotyczą one bezpośrednio danej sprawy. Także z tego względu dokumenty dotyczące danej sprawy powinny się znajdować w jej aktach, a nie poza nimi.

Nadto żaden przepis prawa powszechnie obowiązującego nie przewiduje prowadzenia przedmiotowego dziennika, funkcjonuje on jedynie na podstawie zarządzenia ministra sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 r., tzw. instrukcji sądowej, które (art. 93 konstytucji) jest aktem prawa wewnętrznego i nie może stanowić podstawy decyzji wobec obywateli, osób prawnych i innych podmiotów.

Co ważne, gdy strona nie ma dostępu do dokumentów mających wykazać umocowanie przedstawiciela (pełnomocnika) strony przeciwnej, w zasadzie pozbawiona zostaje możliwości kwestionowania prawidłowości jej reprezentacji, a tym samym oceny, czy toczące się postępowanie jest ważne (art. 379 pkt 2 k.p.c.), i podnoszenia zarzutów procesowych w tym zakresie. Nie można przecież wykluczyć, że sąd rozpoznający sprawę przeoczył wadliwość umocowania przedstawiciela strony. Na uprawnienie strony do powoływania się na uchybienia w zakresie reprezentacji przeciwnika procesowego wskazywał zaś SN m.in. w ww. wyroku z 11 grudnia 2006 r.

Jawność postępowania to także dostęp do akt sprawy

Wydaje się, że na etapie procesu poprzedzającym rozprawę (a w wielu sprawach, np. rozpoznanych w postępowaniu upominawczym, do rozprawy może w ogóle nie dojść) nie jest możliwe traktowanie danych wynikających z dokumentów znajdujących się w dzienniku ogólnym jako faktów znanych sądowi z urzędu. Na takie fakty, funkcjonujące dopiero na etapie postępowania dowodowego, należy zwrócić uwagę stron postępowania, co jest możliwe dopiero na rozprawie (art. 228 § 2 k.p.c.), przede wszystkim jednak fakty urzędowo znane nie mogą zastępować dokumentów, które strona – z mocy art. 68 i art. 89 k. p. c. – ma obowiązek złożyć (postanowienie SA w Warszawie z 27 października 2005 r. VI ACa 319 /05).

Nawet jednak gdyby w sprawie doszło do zwrócenia uwagi stron na fakty dotyczące reprezentacji, problem pojawiłby się w wypadku zaskarżenia orzeczenia sądu I instancji. Sąd odwoławczy, posiadając tylko akta sprawy, w zasadzie nie będzie dysponował wiedzą o tych faktach; nie będzie jej miał także przewodniczący w sądzie II instancji, do którego obowiązków należy m.in. badanie, czy środek odwoławczy wniesiony został przez osobę uprawnioną do reprezentacji strony, przy czym nie sposób uznać, by przewodniczący ten mógł się opierać wyłącznie na sporządzonej w sądzie I instancji notatce urzędowej stwierdzającej zgodność reprezentacji strony z danymi pozostającymi „w dyspozycji wydziału”.