Opinie, raporty, pisma, a także teksty umów, statutów, regulaminów –znaczna część efektów pracy prawnika to utwory w rozumieniu prawa autorskiego. Zgodnie bowiem z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych, każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia jest przedmiotem prawa autorskiego (utwór). Gdy w ramach stosunku pracy będzie dochodziło do przeniesienia praw autorskich do ww. utworów z prawnika będącego pracownikiem firmy na pracodawcę, możliwe będzie zastosowanie 50-proc. kosztów dla dochodów jakie uzyskał on w związku z działalnością o twórczym charakterze.

Uwaga! Przy zastosowaniu 50-proc. kosztów uzyskania przychodów pracodawca musi uwzględnić limit określony w art. 22 ust. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim łączne koszty uzyskania przychodów, o których mowa powyżej, nie mogą przekroczyć 1/2 kwoty będącej górną granicą pierwszego przedziału skali podatkowej, tj. 42 764 zł w roku.

Konstrukcja umowy o pracę

Aby możliwe było zastosowanie 50-proc. kosztów do dochodów uzyskiwanych z czynności chronionych prawem autorskim, umowa o pracę, na podstawie której pracownik wykonuje swoje obowiązki, powinna spełniać wiele wymogów. Z treści umowy o pracę powinno wynikać, że:

1. w zakresie obowiązków pracownika znajduje się tworzenie dzieł, będących dobrami niematerialnymi, podlegającymi ochronie na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz

2. prawa autorskie do wszelkich dzieł stworzonych przez pracownika w ramach podpisanej umowy o pracę przechodzą na pracodawcę.

Jeśli na podstawie jednej umowy o pracę pracownik wykonuje czynności zarówno chronione prawem autorskim, jak i niebędące przedmiotem prawa autorskiego (pozbawione cech twórczych), to z umowy tej (lub z innego stosownego dokumentu) powinno jasno i precyzyjnie wynikać jaka część wynagrodzenia obejmuje wynagrodzenie z tytułu korzystania z prawa autorskiego, a jaka część dotyczy czynności, które nie są chronione prawem autorskim.

Ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy

Nie należy także zapominać, że w razie wystąpienia u pracodawcy kontroli podatkowej, ciężar dowodu w zakresie zasadności zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów u pracownika, spoczywa na pracodawcy. W związku z tym, powinien on rozważyć wprowadzenie wewnętrznej procedury archiwizowania utworów stworzonych przez pracownika, wobec których znajdują zastosowanie podwyższone koszty uzyskania przychodów. Nieuniknione wydaje się również ewidencjonowanie czasu pracy, w rozróżnieniu na czas poświęcony na wykonywanie czynności będących przedmiotem prawa autorskiego oraz innych obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

Przykład

Spółka konsultingowa zatrudnia w swoim dziale prawnym pięciu pracowników. Podstawą ich zatrudnienia jest umowa o pracę. W zakres obowiązków wynikających z umowy o pracę wchodzi udzielanie bieżących telefonicznych porad prawnych, obsługa postępowań sądowych oraz tworzenie opinii prawnych, umów, regulaminów itp. Przedsiębiorstwo będzie miało możliwość zastosowania wobec swoich pracowników podwyższonych kosztów uzyskania przychodów w zakresie części wynagrodzenia należnej za opinie, umowy, regulaminy i inne utwory będące przedmiotem prawa autorskiego. W tym celu spółka powinna:

1. przeprowadzić weryfikację, czy praca wykonywana przez prawnika jest twórcza, ma charakter indywidualny i czy jej efekt spełnia przesłanki utworu;

2. odpowiednio dostosować umowę o pracę (zapis o przejściu praw autorskich za wynagrodzeniem, rozróżnienie wynagrodzenia z tytułu przejścia praw autorskich od wynagrodzenia za pozostałe czynności);

3. wdrożyć system ewidencjonowania czasu pracy;

4. wdrożyć procedurę archiwizowania opinii, umów, regulaminów i innych utworów stworzonych przez pracowników w poszczególnych miesiącach.

Do wynagrodzenia za pozostałe czynności wykonywane przez prawników w ramach stosunku pracy znajdą zastosowanie standardowe, zryczałtowane koszty uzyskania przychodu. Są to bowiem składniki wynagrodzenia ze stosunku pracy niepozostające w uchwytnym związku przyczynowo – skutkowym z działaniami twórczymi kreującymi utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Autorka jest konsultantką w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.)

podstawa prawna: ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 666)