Urlop macierzyński nie stanowi przeszkody do wypłaty trzynastki

W myśl ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej prawo do trzynastki w pełnej wysokości przysługuje po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Nie oznacza to jednak, że zatrudnieni z krótszym stażem pracy nie mogą liczyć na dodatkowy zastrzyk finansowy. Trzynastkę otrzyma bowiem także pracownik, który przepracował co najmniej sześć miesięcy. W takim jednak przypadku jest ona liczona proporcjonalnie do okresu przepracowanego.

Ustalając minimalny staż gwarantujący otrzymanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należy uwzględniać czas efektywnie przepracowany. Nie chodzi więc o pozostawanie w stosunku pracy, ale o faktyczne wykonywanie obowiązków. Przykładowo wliczeniu do sześciomiesięcznego okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym, wymaganego do nabycia prawa do trzynastki, nie podlegają okresy pobierania przez pracownika niezdolnego do pracy z powodu choroby wynagrodzenia i zasiłku chorobowego. Bierze się zatem pod uwagę staż wypracowany u tego samego pracodawcy, ale nie musi być on ciągły. Nie ma znaczenia rodzaj umowy o pracę.

Jest zasada i są wyjątki

Od konieczności przepracowania co najmniej sześciu miesięcy u danego pracodawcy w roku kalendarzowym jako warunku nabycia prawa do trzynastki są wyjątki. Sąd Najwyższy w wyroku z 18 października 2011 r. (I PK 263/10, LEX nr 1001281) podkreślił, że wyliczenie wymienionych w art. 2 ust. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej przypadków, w których przepracowanie co najmniej sześciu miesięcy nie jest wymagane, ma charakter wyczerpujący. Ze spełnienia tego warunku zwolnione są m.in. osoby korzystające z urlopów:

Taka regulacja jest konsekwencją wyroku Trybunał Konstytucyjny z 9 lipca 2012 r. (sygn. akt P 59/11; DzU z 2012 r., poz. 819). TK uznał, że art. 2 ust. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej w zakresie, w jakim pomijał okres urlopu macierzyńskiego jako umożliwiający nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, w sytuacji nieprzepracowania w ciągu całego roku kalendarzowego faktycznie sześciu miesięcy, jest niezgodny z konstytucją.

Na podstawie dwóch nowelizacji wspomnianej ustawy, które weszły w życie 29 i 17 czerwca 2013 r., zatrudniony, który w danym roku kalendarzowym przebywał na podstawowym lub dodatkowym urlopie macierzyńskim, podstawowym lub dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, na urlopie ojcowskim bądź rodzicielskim, nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia za ten rok bez względu na przepracowanie lub nie co najmniej sześć miesięcy w danym roku kalendarzowym.

Należy jednak podkreślić, iż przedstawione wyżej okresy korzystania z urlopów nie są uznawane za okresy przepracowane. Chodzi wyłącznie o to, że fakt przebywania na nich nie pozbawia pracownika prawa do trzynastki w sytuacji braku minimalnego sześciomiesięcznego stażu pracy w danym roku.

Przykład:

Pracownica samorządowej jednostki budżetowej na początku kwietnia 2014 r. urodziła córkę. Z wniosku złożonego pracodawcy wynika, że skorzysta z urlopu macierzyńskiego, a także urlopu dodatkowego oraz rodzicielskiego. Zatem nie będzie pracowała z powodu korzystania z tych urlopów przez 52 tygodnie. Pomimo tego, że pracownica nie przepracuje u swojego pracodawcy w 2014 roku sześciu miesięcy, nabędzie prawo do dodatkowego wynagrodzenia za ten rok. Trzynastka będzie jej przysługiwała w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu w 2014 roku.

Czasami trzynastka wyniesie zero złotych

Dodatkowe wynagrodzenie roczne stanowi 8,5 proc. sumy wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który ono przysługuje. Ustalając jego wysokość, uwzględnia się:

W przypadku gdy przepracowanie co najmniej sześciu miesięcy w roku kalendarzowym warunkujących nabycie prawa do trzynastki nie jest wymagane, jej wysokość ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego.

Z uwagi na to, że do podstawy wymiaru trzynastej pensji nie wlicza się zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, trzeba pominąć m.in. zasiłek macierzyński przysługujący za okres podstawowego i dodatkowego urlopu macierzyńskiego, podstawowego i dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego oraz rodzicielskiego. Może się zatem zdarzyć, że pracownik mimo formalnego nabycia prawa do trzynastki jej nie otrzyma, bo wyniesie ona zero złotych.

Przykład:

Pracownica od początku 2014 roku przez kilka dni korzystała ze zwolnienia lekarskiego i zasiłku chorobowego, a potem z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego oraz rodzicielskiego. Z tego powodu, że każdy z tych urlopów zapewnia prawo do trzynastki bez względu na przepracowany w 2014 roku okres, nabywa ona formalnie prawo do tego świadczenia. W praktyce nie uzyska go jednak, bo wyniesie ono zero złotych. Zasiłku chorobowego oraz macierzyńskiego nie można wliczyć do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Istotny okres urlopu wychowawczego

Warto rozważyć także sytuację, gdy pracownica korzysta przez cały rok kalendarzowy, za który przysługuje trzynastka, z urlopu wychowawczego. Jak wyżej zaznaczono, w razie przebywania na takim urlopie nie stosuje się ograniczenia co do konieczności przepracowania u danego pracodawcy co najmniej sześciu miesięcy w roku kalendarzowym. Gdyby więc pracownica przebywała na urlopie wychowawczym przykładowo przez 11 miesięcy, a przez miesiąc świadczyła pracę, nabyłaby prawo do ustalonej proporcjonalnie trzynastki. Nie otrzyma jednak tego świadczenia w razie korzystania z urlopu wychowawczego przez cały rok. Przerwę w wykonywaniu pracy z powodu urlopu wychowawczego trzeba bowiem  traktować jako okres nieprzepracowany.

Ponieważ trzynastkę ustala się od sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który ona przysługuje, w razie przebywania na urlopie wychowawczym przez cały rok nie ma jej od czego obliczyć. Gdy zatrudniony przez cały rok nie otrzymywał wynagrodzenia, to podstawa wymiaru trzynastki jest zerowa.

Obowiązek opłacania składek

Pracodawca nalicza składki za pracownika od przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwanego z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Z uwagi na to, że dodatkowe wynagrodzenie roczne nie zostało wymienione w przepisach wśród przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek, trzeba je od niego naliczać. Jeśli zatem pracownik w danym miesiącu oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzyma trzynastkę, to składki na ubezpieczenia społeczne powinny być naliczane od łącznego przychodu, jaki zostanie mu wypłacony.

Przykład

Pracownica w lutym 2014 roku otrzymała pensję w wysokości 2500 zł oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie 2100 zł. Składki na ubezpieczenia społeczne zostały wykazane w raporcie ZUS RCA z kodem pracowniczym 01 10 00 od podstawy wynoszącej 4600 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne od 3969,34 zł (4600 zł x 13,71 proc. = 630,66 zł; 4600 zł - 630,66 zł = 3969,34 zł).

Trzynastkę wypłaca się nie tylko pracownikom świadczącym w tym czasie pracę, ale także korzystającym z wymienionych wyżej urlopów związanych z rodzicielstwem. Trzeba więc pamiętać, że w obu tych sytuacjach należy naliczać od niej składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Fakt przebywania osoby uprawnionej na urlopie wychowawczym czy korzystania z zasiłku macierzyńskiego nie zwalnia z tego obowiązku. Nie zmienia także tytułu do podlegania ubezpieczeniem. Zatem osoba, która otrzymuje trzynastkę, a przebywa na urlopie wychowawczym, podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na tym urlopie, jeśli nie ma innego tytułu do ubezpieczeń, ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, gdy nie ma innego tytułu do ubezpieczeń. Natomiast osoba uprawniona do zasiłku macierzyńskiego w miesiącu wypłaty trzynastki nadal podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku.

Przykład:

Pracownica od listopada 2014 roku przebywa na urlopie wychowawczym. Pracodawca wykazuje za nią składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne z tego tytułu. W lutym 2015 roku będzie jej wypłacał trzynastkę za 2014 rok w wysokości 2000 zł. Będzie musiał złożyć za nią  dodatkowo raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 00, w którym w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykaże kwotę 2000 zł, a w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 1725,80 zł (2000 zł x 13,71 proc. = 274,20 zł; 2000 zł – 274,20 zł = 1725,80 zł) i od tych podstaw naliczy składki.