Audyt pozwoli ocenić sytuację gminy

Audyt przeprowadza się na zasadach określonych w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=325303]ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DzU nr 157, poz. 1240) [/link]oraz wydanego na jej podstawie [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=340624]rozporządzenia ministra finansów z 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (DzU nr 21, poz. 108)[/link].

[srodtytul]Kto prowadzi[/srodtytul]

Jak wynika z art. 274 ustawy o finansach publicznych (dalej: ufp), audyt w jednostkach samorządu terytorialnego – poza sytuacją, w której osiągnięte zostały określone poziomy dochodów (wydatków) również w tych sytuacjach, w których decyzję o jego przeprowadzeniu podejmie kierownik.

Jak wynika z treści art. 276 ufp, w jednostkach samorządu terytorialnego [b]zadania przypisane kierownikowi jednostki związane z audytem wewnętrznym wykonują odpowiednio: wójt, burmistrz, prezydent miasta oraz przewodniczący zarządu (starosta w powiecie, marszałek w województwie).[/b]

Audyt wewnętrzny może być prowadzony albo przez osobę zatrudnioną w jednostce na stanowisku audytora, albo przez zewnętrznego usługodawcę (art. 275 upf).

W jednostkach samorządu terytorialnego komórki audytu wewnętrznego tworzy się w urzędach obsługujących organy gmin, powiatów i województw. Kierownik komórki audytu wewnętrznego podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu (wójt, starosta, marszałek). Zasadę tę stosuje się również, gdy komórka audytu jest jednoosobowa.

Jeżeli natomiast chodzi o usługi audytu wewnętrznego, to mogą je wykonywać posiadające odpowiednie uprawnienia osoby fizyczne, także te prowadzące działalność gospodarczą, jak również spółki prawa handlowego (cywilna, jawna, komandytowa, partnerska, komandytowo-akcyjna oraz posiadające osobowość prawną).

Warunki, jakie muszą spełniać osoby wykonujące audyt, określa art. 286 ufp.

[srodtytul]Treść planu[/srodtytul]

Audyt co do zasady przeprowadza się według rocznego planu, chociaż w uzasadnionych wypadkach możliwe jest jego przeprowadzenie również poza planem. Plan audytu na kolejny rok opracowuje kierownik komórki audytu w porozumieniu z wójtem (starostą, marszałkiem).

Natomiast do końca stycznia opracowuje sprawozdanie z badań przeprowadzonych w roku poprzednim. Szczegółowe zasady opracowania planu audytu, jego dokumentowania i sporządzania sprawozdań określa wspominane już rozporządzenie z 1 lutego 2010 r. Jak wynika z treści jego § 8 ust. 1, prawidłowo sporządzony plan audytu powinien zawierać w szczególności:

- wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka,

- wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych,

- listę obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające,

- informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację poszczególnych zadań zapewniających,

- informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności doradczych,

- informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności sprawdzających,

- informację na temat cyklu audytu.

Kierownik komórki audytu wewnętrznego przekazuje informacje o planowanym przeprowadzeniu zadań związanych z planowaną kontrolą kierownikom wszystkich komórek, w których ma być ona prowadzona.

[b]Uwaga![/b] Audytor wewnętrzny ma prawo wstępu do pomieszczeń jednostki oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

Pracownicy jednostki są obowiązani udzielać informacji i wyjaśnień, a także sporządzać i potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi lub zestawienia.

[srodtytul]Dokumentacja i sprawozdanie[/srodtytul]

Wszelkie czynności związane z prowadzonym audytem należy odpowiednio dokumentować. W tym celu prowadzi się akta audytu, które dzielą się na bieżące i stałe. W tych pierwszych gromadzi się informacje z przebiegu i wyników audytu, drugie służą do gromadzenia danych dotyczących obszarów ryzyka, które mogą być przedmiotem zadań audytowych.

Niezależnie od tego, czy audyt jest prowadzony przez komórkę własną jednostki czy też przez zewnętrznego usługodawcę, akta bieżące i stałe zawsze stanowią własność jednostki.

Po przeprowadzeniu audytu sporządzić trzeba sprawozdanie, w którym w sposób jasny, rzetelny i zwięzły przedstawić należy jego wyniki. Jak wynika z treści § 24 ust. 2 rozporządzenia, dokument ten powinien w swej treści zawierać w szczególności:

wskazanie słabych punktów wewnętrznej kontroli w jednostce, zalecenia w sprawie ich wyeliminowania oraz opinię audytora w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w jednostce. Jeżeli badanie prowadziło kilku audytorów, to sprawozdanie podpisują wszyscy biorący w tym udział.

[srodtytul]Można zgłaszać zastrzeżenia[/srodtytul]

Kierownik komórki audytu wewnętrznego (audytor usługodawcy) przekazuje sprawozdanie kierownikom komórek audytowanych objętych zadaniem. W przypadku objęcia zakresem zadania kilku komórek audytowanych audytor może przekazać kierownikowi komórki audytowanej tylko tę część sprawozdania, która dotyczy działalności kierowanej przez niego komórki.

Po otrzymaniu sprawozdania kierownik może zgłosić na piśmie dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia do treści sprawozdania w terminie nie krótszym niż siedem dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania.

W przypadku otrzymania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie.

W przypadku stwierdzenia w części albo w całości ich zasadności zmienia lub uzupełnia treść sprawozdania.

[ramka][b]Postępowania wszczęte i niezakończone[/b]