Szczegółowe czynności, jakie powinny zostać przez gminy wykonane, określa postanowienie prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z 9 marca 2009 r. w sprawie zarządzenia wyborów posłów do Parlamentu Europejskiego, a dokładnie dołączona do niego tabela określająca dni, w których upływają terminy wykonania czynności wyborczych.
[srodtytul]Terminarz określił prezydent[/srodtytul]
Zgodnie z treścią kalendarza załączonego do wydanego przez prezydenta Lecha Kaczyńskiego postanowienia do zadań jednostek samorządu terytorialnego należy po pierwsze dokonanie zmian stałych obwodów głosowania, utworzenie obwodów głosowania w szpitalach i zakładach pomocy społecznej. Zmiany te powinny zostać zakończone najpóźniej 23 kwietnia. Do tego dnia utworzone być powinny również obwody głosowania w zakładach karnych i aresztach.
[wyimek]ok. 30,5 mln tyle wynosi liczba wyborców ujętych w rejestrach na terenie całego kraju według stanu na 31 grudnia 2008 r.[/wyimek]
Po drugie gminy mają obowiązek poinformować o granicach i numerach obwodów głosowania. Podanie tych informacji powinno nastąpić najpóźniej 8 maja. Do tej daty kończy się również zgłaszanie kandydatów do obwodowych komisji wyborczych przez pełnomocników wyborczych.