Czego można dowiedzieć się ze specyfikacji

W przetargu nieograniczonym specyfikacja istotnych warunków zamówienia (siwz) musi być zawsze opublikowana na stronie internetowej. Adres tej strony jest ujawniany w ogłoszeniu o zamówieniu. W dniu ukazania się ogłoszenia musi się także pojawić w sieci siwz. Chodzi przy tym o całą specyfikację. Tymczasem w przetargach na roboty budowlane niektórzy zamawiający wciąż publikują jedynie jej część, a dokumentację projektową udostępniają jedynie w swojej siedzibie. To niezgodne z prawem, co niejednokrotnie podkreślano w orzecznictwie (np. [b]postanowienie z 25 stycznia 2007 r., UZP/ZO/0-61/07[/b]).

[srodtytul]Można wziąć na piśmie[/srodtytul]

Przedsiębiorcy mogą ściągnąć siwz z Internetu całkowicie za darmo. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby zażądali jej od zamawiającego na piśmie. Tyle że wtedy muszą się liczyć z kosztami.

[b]Uwaga! Opłata może obejmować jedynie koszty druku specyfikacji i jej przekazania (np. przesłania).[/b]

Specyfikację na piśmie przekazuje się w terminie pięciu dni od otrzymania wniosku wykonawcy. W małych przetargach na dostawy i usługi, w których termin składania ofert może wynosić zaledwie siedem dni od ukazania się ogłoszenia, firmy mogą zwyczajnie nie zdążyć przygotować oferty. Dlatego dużo lepiej pobrać siwz z Internetu.

W innych niż przetarg nieograniczony trybach specyfikacja może, ale nie musi być publikowana w sieci. Najczęściej nie jest – zamawiający przekazuje ją na piśmie wykonawcom wraz z zaproszeniem do składania ofert. Przy czym jest pewna różnica w stosunku do przetargu nieograniczonego – nie mogą pobierać za to żadnych opłat.

[srodtytul]Wątpliwości lepiej wyjaśniać[/srodtytul]

Niestety, nie każda specyfikacja jest napisana w sposób precyzyjny i czasem jej postanowienia mogą być odmiennie interpretowane przez różnych przedsiębiorców. Wątpliwości te lepiej wyjaśniać od razu, bo po złożeniu oferty może już być za późno. Pomijając niektóre omyłki (o czym dalej), treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji. Celowo podkreślamy tu „treść”, gdyż niezgodność co do formy nie może być podstawą do odrzucenia oferty.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający wymagał w specyfikacji, aby strony oferty były ponumerowane. Wykonawca pomylił się w numeracji – w pewnym momencie strony oferty zaczęły iść nie po kolei.

Nie jest to powód do odrzucenia oferty. Mamy bowiem do czynienia z niezgodnością co do formy, a nie co do treści.[/ramka]

Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość wyjaśniania wątpliwości. Zgodnie z art. 38 zamawiający jest zobowiązany udzielić odpowiedzi na pytania przedsiębiorców, o ile wpłyną do niego nie później niż na sześć dni przed terminem składania ofert (w przetargu nieograniczonym).

[srodtytul]Wykonawcy powinni mieć więcej czasu[/srodtytul]

Wątpliwości zgłaszane przez przedsiębiorców czasem uświadamiają zamawiającym potrzebę wprowadzenia zmian do siwz. Mają do tego prawo. Informacje o modyfikacji muszą być przesłane wszystkim wykonawcom, którzy pobrali specyfikację, a jeśli widniała ona na stronie WWW, to zamieszczone również na tej stronie.

Niektóre modyfikacje są na tyle poważne, że wymagają czasu na uwzględnienie niezbędnych zmian w ofertach. Zamawiający powinien wtedy wydłużyć termin składania ofert. Przepisy nie precyzują, jak wyznaczyć nowy termin. Decyzję podejmuje tu sam zamawiający, ustalając, ile czasu trzeba dać wykonawcom na uwzględnienie zmian w ofertach. Informacje o przedłużeniu terminu składania ofert przesyła wszystkim wykonawcom, którzy pobrali od niego specyfikację, a jeśli była ona opublikowana na stronie internetowej, to zamieszczone również na tej stronie.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający na dwa dni przed terminem składania ofert informuje przedsiębiorców, że wprowadził zmiany do specyfikacji.

Nie przedłużył jednak terminu składania ofert. Tymczasem modyfikacji uległo wiele postanowień i w zasadzie trzeba skalkulować na nowo oferty. Firmy mogą więc złożyć protest i domagać się przedłużenia terminu składania ofert.[/ramka]

[srodtytul]Niektóre błędy da się poprawić[/srodtytul]

Chociaż treść oferty powinna się zgadzać z treścią specyfikacji, niektóre niedociągnięcia można poprawić. Oczywiste omyłki pisarskie (np. literówki) i rachunkowe (np. błąd w sumowaniu) zamawiający poprawia sam z siebie. Może również poprawić błędy merytoryczne, ale tylko gdy nie spowoduje to istotnych zmian w ofercie. Ostateczna decyzja należy tu do wykonawcy. Ma on trzy dni na wyrażenie zgody na te poprawki. Jej brak będzie oznaczać konieczność odrzucenia oferty.

O tym, co powoduje istotne zmiany w ofercie, a co nie, decydują okoliczności konkretnej sprawy. Trudno tu mówić o jakichś generalnych zasadach. Pewne wskazówki daje orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. Niektóre z jej wyroków opisaliśmy w artykule: „[link=http://www.rp.pl/artykul/286932.html]Jaką omyłkę można skorygować[/link]” (GPP z 6 kwietnia).

[srodtytul]W e-licytacji decyduje ogłoszenie[/srodtytul]

W związku z uruchomieniem przez Urząd Zamówień Publicznych bezpłatnego serwisu do przeprowadzania licytacji elektronicznej można się spodziewać, że z czasem coraz więcej zamówień będzie udzielanych właśnie w tym trybie. Warto pamiętać, że jest on wyjątkowy pod tym względem, iż nie ma w nim w ogóle specyfikacji. Wszystkie informacje niezbędne do złożenia oferty są przekazywane przedsiębiorcom w ogłoszeniu o zamówieniu.

[ramka][b]Jakie informacje znajdzie firma[/b]

Specyfikacja w przetargu nieograniczonym zawiera m.in.:

- nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego,

- tryb udzielenia zamówienia,

- opis przedmiotu zamówienia,

- termin wykonania zamówienia,

- opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków,

- wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu,

- informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami,