Prosty język umożliwia szybszą komunikację

Rz: Na świecie od kilkunastu lat aktywny jest ruch społeczny Plain Language propagujący przystępny styl porozumiewania się w sferze publicznej. W wielu krajach prosty język wprowadzają rządy lub forsują organizacje pozarządowe. Co sprawiło, że zainteresował się pan standardem Plain Language i postanowił stworzyć zespół, który opracuje jego polską wersję?

Tomasz Piekot:

Wszystko zaczęło się w roku 2010 od badań na zlecenie. Dostaliśmy wtedy prośbę z ówczesnego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego o ocenę trudności tekstów o funduszach europejskich. Wtedy w Polsce nikt nie prowadził ilościowych badań tego typu. Na Politechnice Wrocławskiej znaleźliśmy inżynierów lingwistycznych i razem stworzyliśmy zespół badawczy Logios. Zaczęliśmy też obserwować to, co na świecie robi się z problemem nieprzystępnej komunikacji, i tak wpadliśmy na trop ruchu społecznego Plain Language, czyli ruchu prostego języka.

Jak standard prostego języka stosować w urzędzie?

Prosta polszczyzna to specyficzny sposób pisania. Nie jest to jednak twór sztuczny czy odmiana, którą nagle wymyślono w językoznawczym laboratorium. Ten styl pisania opracowano dość dawno w dużych organizacjach jako sposób radzenia sobie z natłokiem informacji. Kiedy menedżer czy szefowa nie mają czasu na czytanie 200 e-maili dziennie, trzeba pisać do nich klarownie i lapidarnie – to jest właśnie prosty język. Dziś, po wielu latach, wiemy, że przynosi on niezwykłe efekty i jest bardzo skuteczny. Co więcej, w ten sam sposób możemy pisać do przeciętnego obywatela, który ma słabsze kompetencje i niewiele czasu na przetwarzanie zalewających nas każdego dnia informacji.

W prostym języku bardzo ważne są budowa zdań i dobór słownictwa. Jeżeli chodzi o zdania, to powinny być dość krótkie. Możemy to zresztą dokładnie wyliczyć, oglądając teksty najchętniej czytane przez Polaków – tabloidy, dzienniki opinii, bestsellery czy wpisy popularnych blogerów. Na przykład u blogerów znajdziemy zdania długości około 8–10 wyrazów, ale w „Rzeczpospolitej" będzie to już średnio 15–18 wyrazów. I właśnie takiego rytmu polszczyzny z codziennej pracy urzędnicy powinni się trzymać. Chodzi zatem o to, aby tekst urzędowy przypominał przekazy, które czytamy na co dzień.

Drugi parametr to trudności słownictwa. Jeśli teksty urzędowe mają być przyjazne czytelnikom, powinno się w nich używać wyrazów najczęstszych. Dlatego tak ważne są badania ilościowe. Dzięki nim wiemy, jakich słów używa przeciętny Polak; wiemy nawet, że wyrazy te mają zwykle mniej niż dwie lub trzy sylaby. Część trudnego słownictwa urzędowego wystarczy zatem zastąpić lepiej znanymi lub krótszymi odpowiednikami. Trzecia sprawa to przyjazna czytelnikowi kompozycja pisma. Najlepiej przenieść podstawy prawne na koniec – do ostatniego akapitu, dodać jeszcze klarowne śródtytuły, proste streszczenie głównej myśli i słowniczek trudnych terminów. Niestety, dziś wyjmujemy pismo z koperty i tracimy sporo czasu na wyłowienie z tego prawno-urzędowego potoku głównej informacji. W niektórych pismach – np. w decyzjach odmownych – najważniejsza informacja ukryta jest zresztą dopiero na końcu – nawet po kilku akapitach.

Plain Language mógłby pomóc osobom słabiej radzącym sobie w życiu w rozumieniu dokumentów urzędowych. Może odegrać zatem dużą rolę w walce z wykluczeniem społecznym.

Ostatnio rzeczywiście często podnosi się problem wykluczenia tych, którzy za krótko uczyli się w szkole. Przyjmuje się nawet, że jeżeli ktoś zakończył edukację na gimnazjum, może mieć kłopoty z pełnym zrozumieniem dokumentów urzędowych czy prawniczych. Ruch prostego języka można wtedy nazwać „przeciwdziałaniem wykluczeniu". Ja jednak widzę go raczej jako konsekwencję rozwoju cywilizacyjnego. Dzisiejsze społeczeństwo konsumuje wiedzę, a jeśli wiedzy jest zbyt wiele, trzeba zmienić sposób jej podawania. Pamiętajmy, że polszczyzna pisana wywodzi się z języka literackiego i z czasów, kiedy informacji było znacznie mniej, korzystały z nich elity, a do tego każdy miał czas na spokojną, głęboką lekturę. Dziś trzeba się komunikować o wiele szybciej i trochę inaczej. Chyba potrzebujemy informacyjnej diety i tekstów-esencji. Prosty język nazwałbym zatem językiem odchudzonym lub językiem light.

A co z dokumentami, których nie da się uprościć?

Pod tym względem ruch prostego języka jest bardzo restrykcyjny. Do dokumentów, których uprościć się nie da, dodaje się streszczenia lub krótkie odpowiedniki w prostym języku. Można tak tworzyć uzasadnienia wyroków sądowych, a nawet umowy.

Na stronie internetowej Pracowni Prostej Polszczyzny można znaleźć odnośnik do aplikacji FOG-PL, która bada poziom mglistości tekstu. Jak ona działa?

Tekst pełen długich zdań i długich wyrazów będzie miał wysoki wskaźnik mglistości. Oznacza to, że z jego lekturą mogą nie radzić sobie osoby słabiej wykształcone. Ten program wymyśliliśmy głównie dla urzędników. Dziś może z niego korzystać każdy, kto chce sprawdzić przystępność swojego tekstu.

Możemy całkowicie się zdać na program?

Użytkownicy czasem robią z naszego programu superbohatera, który im mówi, czy tekst jest zrozumiały i dobry. Pamiętajmy jednak, że owa aplikacja mierzy tylko mglistość tekstu, czyli właściwie jego łatwość czytania. FOG-PL nie oceni sensowności wypowiedzi, nie znajdzie wyrazów, które są trudne, choć krótkie, nie skrytykuje kompozycji ani tego, czy nadawca grzecznie traktuje odbiorcę.

Jakie są pana doświadczenia z językiem polskich urzędników?

Z urzędnikami pracujemy od kilku lat. Z naszych doświadczeń wynika, że typowy urzędnik nie ma wielkich problemów z pisaniem, zwłaszcza na początku, kiedy przychodzi do pracy. Już na wstępie jednak spotyka go coś w rodzaju językowej fali (jak w wojsku). Pierwsze teksty młodego urzędnika są najczęściej odrzucane czy odsyłane do poprawy. Po kilku miesiącach takiej musztry urzędnik pisze już głównie do swoich zwierzchników, czyli „tak jak trzeba". I tak system tworzy językowe bariery. Ponadto urzędnicy bardzo często boją się, że naruszą sens przepisów, na które się powołują. Sumując – polscy urzędnicy potrzebują nowej atmosfery w pracy, językowej odwagi, a przede wszystkim otuchy i słów poparcia ze strony zwierzchników. Wtedy zaczną do nas pisać najlepiej, jak potrafią – zaczną pisać nie tylko do rzeczy, ale też do ludzi.