Zaprosić i pouczyć
Dochodzimy więc do kwestii najciekawszej: jak zorganizować rozprawę online. Z jakich narzędzi może skorzystać sąd, jak zawiadomić strony i pełnomocników o terminie rozprawy, jak wezwać świadków, zorganizować przebieg rozprawy, a w szczególności jak określić zasady zachowania uczestników posiedzenia.
Sądy w Polsce dysponują platformą do przeprowadzania wideokonferencji wykorzystującą aplikację Avaya Scopia. Za pośrednictwem Centralnej Platformy Wideokonferencyjnej – Ministerstwa Sprawiedliwości Polska, zarządzanej przez Centrum Kompetencji i Informatyzacji Sądownictwa, można przeprowadzić zdalnie zarówno posiedzenie przygotowawcze, jak i rozprawę. Trzeba jednak pamiętać, że organizując rozprawę z możliwością udziału uczestników online, niezbędne jest ustalenie adresów poczty elektronicznej osób, które mają być wezwane lub zawiadomione. Niezbędne dane nie zawsze są w aktach sprawy, jednak można skorzystać z dostępnych w internecie informacji lub z pomocy stron lub pełnomocników. W ostateczności dane niezbędne do udziału w rozprawie online można przesłać pocztą, nie zapominając o niezbędnych instrukcjach i wskazaniu telefonu do kontaktu w razie pytań i trudności z instalacją aplikacji. Następnie przy użyciu programu pocztowego (np. programu Outlook) należy zaplanować termin i czas rozprawy, generując „zaproszenie" – wiadomość e-mail rozsyłaną pod wskazane adresy. Osoby, które mają uczestniczyć w rozprawie, należy pouczyć, że powinny pobrać aplikację AVAYA SCOPIA na smartfona (dostępną bezpłatnie zarówno na Androida, jak i Iphone'a) lub zainstalować i uruchomić aplikację (tzw. klienta) na komputerze z kamerą lub laptopie. Wiadomość z „zaproszeniem" należy rozesłać uczestnikom postępowania, którzy będą mogli dołączyć do posiedzenia poprzez kliknięcie ikonki „Dołącz do spotkania". W „zaproszeniu" jest większość niezbędnych do połączenia informacji, w tym numer telefonu do połączenia się z wirtualną salą rozpraw w rozmowie telefonicznej.
Łatwiej o porządek
Prowadzący rozprawę/posiedzenie ma uprawnienia do zamknięcia dostępu do wideokonferencji innym uczestnikom. Gdy prowadzona będzie narada członków składu lub wyłączona jawność, funkcja ta ma zasadnicze znaczenie. Przewodniczący ma też uprawnienie do „wyproszenia" uczestnika z wideokonferencji, co może być przydatne przy przesłuchiwaniu więcej niż jednego świadka lub naruszeniu powagi sądu. Aplikacja pozwala też odebrać głos uczestnikowi wideokonferencji poprzez wyłączenie mikrofonu jednego lub wszystkich uczestników. Można zgłosić chęć ponownego zabrania głosu przez wciśnięcie ikonki z podniesioną dłonią lub wpisanie prośby na czacie tekstowym. Dotychczasowe doświadczenia z prowadzenia posiedzeń przygotowawczych przy użyciu tej aplikacji wskazują, że funkcjonalność ta pozwala znakomicie uporządkować burzliwą i emocjonującą niekiedy dyskusję. Użycie kamery dokumentowej pozwala na okazywanie uczestnikom akt sprawy. Można też przez funkcję prezentacji ekranu udostępniać dokumenty – np. plan posiedzenia przygotowawczego, celem wspólnej analizy i śledzenia nanoszonych zmian. Aplikacja pozwala na sprawne prowadzenie postępowania online, niestety, dość ograniczone są możliwości techniczne jej wykorzystania.
Niech nie wstają
Należy się zastanowić, które z wymogów sali rozprawy powinniśmy utrzymać, a od których odstąpić z powodu używania środków komunikowania się na odległość. Czy świadek, zeznając „do swojego telefonu komórkowego", ma stać lub czy pełnomocnicy wstają, zwracając się do sądu. Wydaje się wskazane odstąpienie od tych obowiązków, choćby dlatego, że kamera w chwili powstania np. pełnomocnika może wręcz nie obejmować jego głowy. Nakazywanie świadkowi zeznawania do telefonu komórkowego na stojąco też nie sprzyja powadze sądu.
Inaczej jest z przyjęciem przez uczestników postępowania na odległość pozycji stojącej w trakcie odczytywania wyroku. Podobnie trzeba pozostać przy obowiązku noszenia strojów urzędowych na rozprawie przez wszystkich członków składu sędziowskiego i pełnomocników zawodowych. Z kolei obowiązek noszenia strojów urzędowych na posiedzeniu przygotowawczym czy to prowadzonym online, czy też w pokoju posiedzeń z udziałem stron i ich pełnomocników nie wydaje się zasadny. Cytowany już art. 2055 § 2 zd. 2. k.p.c. pozwala zrezygnować z wszelkich wymogów formalnych, jeżeli przyczyni się to do osiągnięcia celu postępowania. Bez wątpienia charakter tego posiedzenia, znacznie mniej formalny niż rozprawy, jak też jego główny cel – zakończenie postępowania polubownie – uzasadnia odstąpienie od używania stroju urzędowego na posiedzeniu z udziałem stron przewidzianego w art. 84 ust. 1 prawa o ustroju sądów powszechnych.