Biura: hybryda, elastyczność, wolność

Cała prawda o biurach” – w tak zatytułowanym panelu wzięli udział Monika Szelenberger, członek zespołu zarządzającego Adgar Polska, i szefowa zespołu Leasing & Asset Dorota Fabisiak, associate director w BNP Paribas Real Estate, Agnieszka Giermakowska, dyrektor działu badań rynkowych i doradztwa, lider ds. ESG w Newmark Polska, oraz Tomasz Olszewski, członek zarządu REDD Group.

Eksperci zastanawiali się, co się stało z naszym biurem? Czy wywołane pandemią zmiany są nieodwracalne? Czy stuprocentowe powroty do biur są w ogóle możliwe? Czy hybrydowy model pracy już się ostatecznie ukształtował?

Nowe reguły

Dorota Fabisiak nie ma wątpliwości, że praca hybrydowa na stałe zagości na rynku biur. – Przed pandemią praca zdalna była wprowadzana w firmach i organizacjach tylko w niewielkim stopniu. Teraz ten model się upowszechnił, co powoduje odejście od przypisanych biurek i korzystanie z hot-desków, co w wielu przypadkach oznacza, że dotychczasowa powierzchnia jest za duża – zauważa. – Dostajemy pytania od najemców, którzy zatrudniając np. 150 osób, potrzebują 30 stałych stanowisk.

Dorota Fabisiak zwraca też uwagę na podnajmy, które mogą być uzupełnieniem przewidywanej luki podażowej. – Optymalnym rozwiązaniem dla najemców jest łączenie pracy w tradycyjnych biurach z elastycznymi formami najmu – uważa ekspertka.

Monika Szelenberger przywołuje badania: ok. 89 proc. firm w Polsce pracuje hybrydowo, 5 proc. – tylko zdalnie, a 6 proc. deklaruje, że tylko i wyłącznie w biurze. – Ta hybryda jest różnie rozumiana – zaznacza Monika Szelenberger. – Może być ustrukturyzowana albo nadal jeszcze „dynamiczna”. Nasi klienci często zastanawiają się, co tak naprawdę ta hybryda oznacza w ich przypadku – podkreśla. – I nie mówię tu o takim podziale, że w biurze pracujemy dwa czy trzy dni, ale o narzuconych zasadach, regułach, które określą, kiedy pracownicy będą do biur przychodzić. Jeśli nie wprowadzimy takich zasad, to oni przyjdą być może nie wtedy, kiedy przychodzą osoby, z którymi chcieliby albo powinni się spotkać.

Ekspertka Adgar Polska podziela opinię, że hybryda na pewno z nami zostanie. Świadczą o tym nie tylko wspomniane „udziały procentowe”, ale i nowe uregulowania kodeksowe. O wyborze pracy zdalnej w niektórych przypadkach zadecyduje pracownik, a nie pracodawca. – Zobaczymy, jak pracodawcy do tego podejdą. Na pewno już wiemy, że wielu pracowników chciałoby pracować zdalnie, a wielu pracodawców chciałoby widzieć pracownika w biurze – zaznacza. Przyznaje, że nie wiemy jeszcze, jaką formę hybryda ostatecznie przyjmie.

Na silny trend optymalizacji – i samej pracy, i powierzchni biurowej – zwraca uwagę Agnieszka Giermakowska. – Możliwość pracy hybrydowej z benefitu stała się standardem, czymś, czego pracownik oczekuje – mówi. – Może się zdarzyć, że pracownik odrzuci ofertę pracy, bo nie zapewnia ona takiej możliwości. Z drugiej strony mamy optymalizację powierzchni biurowej. Czasem się ona zmniejsza, czasem pozostaje taka sama, a czasem się zwiększa, bo firma potrzebuje innych funkcji. Odchodzimy od przypisanych biurek, wprowadzamy więcej powierzchni do pracy wspólnej, do integracji, wymiany poglądów, do pracy zespołowej, projektowej – wyjaśnia.

Także Tomasz Olszewski uważa, że hybryda zagościła na rynku na dobre, choć jeszcze się kształtuje. – Wielu najemców nie wie, czy będzie potrzebowało 1 tys. metrów, 1,5 tys. czy 2 tys. – tłumaczy ekspert REDD. – Widać to w danych. Liczba umów najmu jakoś gwałtownie nie rośnie, co z jednej strony wynika z sytuacji makroekonomicznej, a z drugiej – z oczekiwań najemców – zauważa. Najemcy chcieliby jak najwięcej elastyczności. – A deweloperzy czy wynajmujący chcieliby mieć dobrego, stabilnego najemcę związanego umową najmu na dziesięć albo 12 lat – mówi Tomasz Olszewski. I te oczekiwania „się rozjeżdżają”. – Przy takich rewolucjach po stronie popytowej coś się musi zmienić. Potrzeba elastyczności przełoży się na wynajmujących, na produkt, jaki będą musieli dostarczyć – zaznacza ekspert REDD. Dodaje, że 12–16 miesięcy temu moduł biurowy o powierzchni 1–1,2 tys. mkw. czekał na najemcę ok. roku, dziś dochodzimy do ok. 14–15 miesięcy. – Najemcy szukają tymczasowych rozwiązań, szukają podpórek, coworków, podnajmów, bo sami jeszcze nie wiedzą, ile powierzchni będą potrzebować – wyjaśnia.

Wiatr we flexy

Na szerokie wody wypłynęły biura elastyczne i coworkingowe. – Model bardzo się rozwinął, jest bardzo na czasie, bo firmom jest trudno określić długoterminowe potrzeby – mówi Dorota Fabisiak. – Takie rozwiązanie daje możliwość podpisania umowy na krótszy okres: na pół roku, rok, dwa lata. Dodatkowym atutem jest możliwość powiększania powierzchni w czasie trwania umowy. Firmy mogą zaplanować ekspansję w danej powierzchni.

A Tomasz Olszewski dopowiada: od elastyczności nie ma ucieczki. – Każde biuro prędzej czy później będzie musiało być elastyczne, co nie znaczy, że każde będzie coworkiem, gdzie będzie można wynająć ileś biurek – zastrzega. – Rośnie presja na wynajmujących, żeby dawali możliwość dynamicznego zwiększania i zmniejszania powierzchni.

Monika Szelenberger podkreśla, że istotna jest struktura popytu. – Najemcy, którzy potrzebują biura na już, są bardziej elastyczni, jeśli chodzi o aranżację, wykończenie, układ biura. I nie mówię tu o najemcach, którzy decydują się na typowe powierzchnie coworkingowe czy powierzchnie elastyczne – zaznacza ekspertka. – Jako właściciele budynków mamy klientów, którzy w zamian za elastyczność dotyczącą okresu najmu czy wielkości biura są w stanie zaakceptować istniejący fit-out. A jeszcze kilka lat temu każdy najemca oczekiwał, że wszystko przygotujemy od nowa, co wiązało się z ogromnymi nakładami inwestycyjnymi. Można tu też porozmawiać o ekologii. Często były to biura w bardzo dobrym standardzie, które i tak należało przerobić. Teraz widać większą skłonność do zaakceptowania istniejącego układu – zauważa.

Dziś firma jest w stanie podjąć decyzję inwestycyjną o urządzeniu biura w uniwersalnym stylu. Znajdą się klienci, którzy je wynajmą, może przy drobnych modyfikacjach. – Mamy tu pewną elastyczność co do okresu najmu, ale najemca ma klasyczne biuro, a nie biuro współdzielone – podkreśla.

Certyfikaty i dobrostan

Rynek biur nie ucieknie nie tylko od elastyczności, ale też od wdrażania idei ESG, co oznacza: Environmental, Social and Corporate Governance. – Dziś duży nacisk kładzie się na literę „E”, czyli środowisko, ale to nie wszystko – mówi Agnieszka Giermakowska. – Liczy się też „S”, czyli odpowiedzialność społeczna, czyli ludzie, „G” – czyli ład korporacyjny. Staramy się zoptymalizować funkcjonowania biurowca, żeby koszty jego działania w przyszłości były niższe, ale musimy też dbać o pracujących w nim ludzi, o ich dobrostan – podkreśla.

Ekspertka Newmark Polska zauważa też, że realizację strategii ESG ułatwia posiadanie certyfikatu. – Certyfikaty LEED, BREEAM mocno fokusują się na optymalizacji działania biurowca, ale pamiętajmy też o „S” i „G”, które nie zawsze muszą być ujęte w tych certyfikatach – mówi Agnieszka Giermakowska. – Jeśli mówimy o literce „S”, dochodzi nam certyfikat WELL, który mierzy dobrostan pracowników. Biurowce mają po dwa, trzy albo i więcej certyfikatów. Pytają o nie najemcy, pytają inwestorzy.

Czy w epoce dbania o ekologię, wdrażania zasad ESG, unijnych dyrektyw mówiących o zeromisyjności budynków, dekarbonizacji, jest szansa dla starszych biurowców? Czy także one mogą być zielone i ekologiczne?

– Mogą – podkreśla Monika Szelenberger. – My wszystkie nasze nieruchomości, i to te istniejące, certyfikujemy na poziomie LEED Gold. Ekologiczne rozwiązania, które pomagają oszczędzać energię, można wprowadzać także w starszych biurowcach. Oczywiście, łatwiej wdrażać takie rozwiązania, budując biurowiec od zera, niemniej jednak da się to zrobić i w gotowych nieruchomościach. Adgar jest znany z tego, że kupuje, modernizuje budynki, dając im nowe życie – dodaje.

Firma kładzie też nacisk na edukację najemców, wspomagając ich w procesach wdrażania rozwiązań np. oszczędzających energię.

Rewitalizacje i benefity

O tym, że starsze budynki mają szansę, jest przekonana także Dorota Fabisiak. – Wielu właścicieli decyduje się na rewitalizację budynków z większym stażem – mówi dyrektor BNP Paribas Real Estate. – Pamiętajmy, że na naszym rynku ponad połowa podaży to biura ze stażem dziesięcioletnim i dłuższym. Część właścicieli podejmuje decyzje o wyburzeniu nieruchomości – zauważa. Próby dostosowania ich do wymagań ESG i taksonomii unijnej mijałyby się z celem finansowym.

– I tak np. w centrum Warszawy wyburzony zostanie budynek Atrium International, a na jego miejscu powstanie wieżowiec biurowy wraz z hotelem. To inwestycja otwarta na przestrzeń miejską – wskazuje Dorota Fabisiak.

Eksperci zastanawiali się też, co jest benefitem dla pracownika w erze postcovidowej. Zdaniem Agnieszki Giermakowskiej to wolność i możliwość wyboru, gdzie się chce pracować: w domu, czy w biurze.

Tomasz Olszewski zwraca uwagę na elastyczność powierzchni, dopasowanie jej do potrzeb pracownika.

– Wygodnie jest pracować z domu, ale ważny jest czynnik ludzki – ocenia Dorota Fabisiak. – Ludzie potrzebują kontaktu, wymiany informacji. A więc: połączenie pracy zdalnej z pracą w biurze, które jest odpowiednio zaaranżowane.