Stawki najmu za najlepsze biura w centralnych lokalizacjach Warszawy to 21–25,5 euro za mkw. miesięcznie, poza centrum 13–15 euro – podaje firma doradcza Savills.

– Nie oznacza to, że nie znajdziemy biur klasy A w świetnych miejscach przy metrze za 17–19 euro za mkw. – zaznacza Monika Wakulska, dyrektor w dziale powierzchni biurowych (reprezentacja właściciela) w Savillsie. – Mimo zapowiadanej luki podażowej na rynku jest wciąż sporo powierzchni. Większy wybór mają mniejsi i średni najemcy – ocenia.

Indeksacja i podwyżki

Na rynkach regionalnych czynsze wahają się od 10 do 15 euro za mkw. biura. Monika Wakulska przewiduje, że rekordowa inflacja spowoduje znaczny wzrost czynszów w wyniku indeksacji. – Odczyt inflacji w strefie euro wyniósł w grudniu 9,2 proc. Wynajmujący i najemcy muszą sobie radzić także z coraz większymi kosztami adaptacji powierzchni, a coraz wyższe koszty mediów i energii przekładają się na wyższe opłaty eksploatacyjne – zauważa.

Adam Lis, doradca ds. elastycznych rozwiązań biurowych w JLL, podaje, że czynsze za najlepsze biura (prime) w Warszawie w grudniu wzrosły o 8,3 proc. r./r. Jego zdaniem w stolicy i w części rynków regionalnych mamy już lukę nowej podaży. – A to wywiera dodatkową presję na czynsze, szczególnie w nowych biurowcach – mówi.

Podkreśla, że o ile czynsze rosną stosunkowo wolno, o tyle wzrost opłat eksploatacyjnych (service charge) i mediów uderzy w najemców w tym roku bardzo dotkliwie. – Zaliczki na poczet tych pierwszych wzrosły od stycznia nawet o kilkadziesiąt proc., znacznie zwiększając ich udział w łącznych kosztach wynajmu biur – zaznacza.

Dodaje, że czynsze w Polsce – zwłaszcza za najlepsze biura – są denominowane w euro. Opłaty eksploatacyjne i media rozlicza się w złotych. – Wyjątkiem są biura elastyczne, których najemcy najczęściej rozliczają się również w złotych, ale biura te stanowią niespełna 3 proc. zasobów biur – mówi.

Tomasz Węglarz, dyrektor ds. rozwoju sieci sprzedaży w spółce Biuro Na Miarę, wyjaśnia, że umowy najmu dają wynajmującym przywilej waloryzacji czynszu raz do roku na poziomie wskaźnika inflacji – polskiego (GUS) lub europejskiego (HICP). – W podsumowaniu rocznym wyniosą odpowiednio ok. 14 i 8 proc. – wskazuje. – Jeszcze w pierwszym kwartale, a najpóźniej w drugim, najemcy biur mogą się spodziewać pism o planowanych podwyżkach czynszów. Z kolei do zmian opłat eksploatacyjnych przyczyniają się wzrosty cen energii elektrycznej, minimalnej płacy itd.

Część właścicieli podnosi opłaty eksploatacyjne o 1–5 zł za mkw., niektórzy o 10–15 zł. – Najemcy muszą się nastawić na 10–40-proc. podwyżki. Dotyczy to zarówno tych, którzy już są w budynkach, jak i tych, którzy dopiero wynajmują pierwsze biuro – mówi Tomasz Węglarz. – Bariery 50 zł za mkw. jeszcze chyba nikt nie przebił, ale rekordzista na stołecznej Woli wprowadził stawkę 45 zł za mkw.

Dyrektor zauważa jednocześnie, że na rynku nieruchomości komercyjnych fali podwyżek nie było od kilku lat (nie licząc nowoczesnych budynków). – Ale gdy zajrzymy do faktur najemców, to w trzy-, pięcioletniej perspektywie czynsze są wyższe niż w pierwszym roku najmu o 10–30 proc. – głównie za sprawą indeksacji – wyjaśnia Tomasz Węglarz. – Dla wynajmującego są to jedyne zapisy, które umożliwiają regulowanie stawek w długoterminowej perspektywie.

Ekspert podaje przykłady wzrostów kosztów najmu biur. – Zakładając, że dziś podpisujemy pięcioletnią umowę ze stawką 15 euro za mkw., przy średniorocznej inflacji na poziomie 7 proc. (cztery podwyżki) i wzroście kursu o kolejne 10-proc. w perspektywie całej umowy, lądujemy na koniec ze stawką 21,6 euro – szacuje.

Drugi przykład. – Jeśli umowę na wynajem biur w Krakowie podpisaliśmy w 2021 r. – ze stawką 17 euro, zakładając pierwszą waloryzację (zgodnie ze wskaźnikiem HICP) w 2023 r., to czynsz po tych dwóch latach zostanie podwyższony o 8 proc., do 18,36 euro.

Przykład trzeci. Podpisując umowę na biuro w Rzeszowie w 2022 r., ze stawką 40 zł, przy założeniu pierwszej waloryzacji zgodnie ze wskaźnikiem GUS, już w 2023 r. czynsz według prognozy wzrośnie o 14 proc. i wyniesie 45,6 zł.

I kolejny przykład. – Biorąc wartości z przykładu drugiego, w marcu 2023 r. jesteśmy dotknięci dodatkową podwyżką opłaty eksploatacyjnej z 15 do 20 zł. Wynajmując biuro o powierzchni 1 tys. mkw., miesięczne opłaty wzrosną o ok. 10 proc. – szacuje dyrektor Biura Na Miarę. – Dodając do tego rosnące koszty pracownika, utrzymania biura i jego wyposażenia, można powiedzieć, że jest drożej, ale czy na pewno drogo? Patrząc na wyniki finansowe firm zarówno z sektora dużych przedsiębiorstw, jak i MŚP, widać, że te, które zwiększyły przychody oraz stosują i sukcesywnie wdrażają politykę ESG, nie będą miały żadnych problemów, aby poradzić sobie ze wzrostami cen – ocenia. - Jedno jest pewne: właściciele budynków mają zadanie do odrobienia. Chodzi o optymalizowanie kosztów oraz dokładne planowanie fit-outów (aranżacja powierzchni- red.) u swoich obecnych i nowych najemców. Śmiem twierdzić, że tylko dobrze przygotowani zarządcy nieruchomości oraz doradcy będą w stanie zmierzyć się z tym problemem. Zdecydowanie większe możliwości mają firmy, których umowy skończą się w ciągu roku niż te, których pięcioletnie kontrakty rozpoczęły się dwa- trzy lata temu. Zawsze można kontrakt rozwiązać, ale kary są horrendalne. To np. płatność czynszu do końca trwania umowy, zwrot niezamortyzowanych kosztów wykończenia powierzchni czy kary umowne ( w wysokości kilkunastu miesięcznych czynszów oraz opłat eksploatacyjnych).

Szukanie oszczędności

Jak optymalizować koszty? – Można np. zmniejszyć powierzchnię biura, można relokować część zespołu, np. call center, z biura o wyższym czynszu do budynku niższej klasy, a front office zredukować metrażowo lub otworzyć dodatkowe działy, które zwiększą przychody firmy w perspektywie długoterminowej – wskazuje Węglarz. Można też próbować renegocjować umowę czy podnająć część biura. Przy pracy hybrydowej można wprowadzić system rotacyjnego korzystania z miejsc parkingowych, a z reszty zrezygnować.

Monika Wakulska przyznaje, że część firm rozważa zmniejszenie metrażu biura.

– Nie zawsze jest to optymalne rozwiązanie, zwłaszcza w czasach wymagającego rynku pracownika. Mimo że praca hybrydowa zadomowiła się u nas na dobre, firmy wciąż szukają atrakcyjnych, dobrze zlokalizowanych biur. Jednym ze sposobów optymalizacji kosztów przy zmianie siedziby jest wydłużenie umowy ponad standardowe pięć lat. Przy dłuższych umowach najemcy mogą liczyć na większy budżet na adaptację powierzchni.

Adam Lis dopowiada, że podobnie jak w przypadku budżetów domowych, trzeba się uważniej przyjrzeć opłatom eksploatacyjnym i zużyciu mediów. – Jeśli firma pracuje w trybie hybrydowym, oszczędność przyniesie być może podnajęcie części powierzchni, ale nie jest to łatwy proces. Dla wielu firm, którym niedługo kończy się umowa, pozostanie w budynku okaże się korzystniejsze niż relokacja – mówi. – W strukturze kosztów operacyjnych koszt najmu to przeciętnie ok. 8–13 proc., pracownicy – kilkadziesiąt procent – wylicza.

Dom dla biznesu

Czy biuro staje się luksusem? Zdaniem dyrektora Węglarza nie powinno być tak traktowane. – Zawsze trzeba mierzyć siły na zamiary. Firmy powinny dokładnie planować przeznaczane na biura wydatki oraz precyzyjnie określić, w jakim celu będzie wykorzystywane – mówi. - W moim odczuciu biuro to dom dla biznesu, centrum dowodzenia i zarządzania przedsiębiorstwem, gdzie poznają się ludzie, tworzą nowe pomysły, kształtuje się rzeczywistość gospodarcza.

O przyszłość biur jest też spokojna Monika Wakulska, bo, jak mówi, aktywność najemców jest duża. – Biura nieco zmienią swoje przeznaczenie, stając się miejscem spotkań i wymiany pomysłów, o co trudno, pracując z domu. Dowodem na to jest zmiana podejścia firm do adaptacji powierzchni. Duży nacisk kładzie się do powierzchnie do współpracy - zwraca uwagę.