Z przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych wynika, że postępowanie sprawdzające zwykłe przeprowadza się jedynie na pisemne polecenie kierownika jednostki organizacyjnej, a postępowanie poszerzone na jego pisemny wniosek skierowany do Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego albo do Służby Kontrwywiadu Wojskowego.
Postępowanie zwykłe przeprowadza pełnomocnik ochrony. Polecenie kierownika jednostki organizacyjnej musi być wyraźne, co oznacza, że musi w nim zostać wskazana konkretna osoba, której postępowanie ma dotyczyć. Może to być zarówno osoba już zatrudniona w jednostce, jak i kandydat ubiegający się o przyjęcie do pracy.
Celem postępowania jest weryfikacja, czy osoba ta daje rękojmię zachowania tajemnicy. Takiej rękojmi z pewnością nie dają osoby podatne na rozmaite formy szantażu (np. uzależnione, nałogowi hazardziści czy nadmiernie zadłużone).
Sprawdzany musi ujawnić kontakty z obywatelami innych państw z ostatnich 20 lat
Postępowanie sprowadza się do weryfikacji informacji podanych przez osobę w wypełnionej przez nią ankiecie bezpieczeństwa osobowego. Jej wzór określa załącznik do ustawy. Podać w nim trzeba swoje dane osobowe, w tym wszystkie posiadane nazwiska (jeżeli ktoś je zmieniał), a także informacje o małżonku (partnerze życiowym), rodzicach, rodzeństwie, dzieciach. Ankieta pyta także o przebieg dotychczasowej kariery zawodowej (miejsca pracy), ukończone kursy i szkolenia zagraniczne, członkostwo w fundacjach, stowarzyszeniach i innych organizacjach. Są w niej też pytania o karalność i kontakty służbowe oraz prywatne utrzymywane z obywatelami państw obcych w ciągu ostatnich 20 lat.
