Przedstawicielem ustawowym pacjenta może być jego rodzic, ale tylko do czasu, gdy sprawuje nad dzieckiem władzę rodzicielską, czyli do ukończenia 18 lat. W przypadku dorosłych pacjentów przedstawicielem ustawowym może być tylko opiekun prawny ustanowiony przez sąd. Sam pełnoletni pacjent nie może bowiem ustanowić pełnomocnika do wyrażania zgody na czynności i zabiegi medyczne.
Może natomiast upoważnić jakąkolwiek osobę (np. rodzica, małżonka, partnera życiowego, adwokata) do uzyskiwania informacji o jego stanie zdrowia i udzielonych świadczeniach zdrowotnych, a także do uzyskiwania dokumentacji medycznej za życia i po śmierci.
W ustawie nie określono formy upoważnienia. Przepis § 8 wspomnianego na początku rozporządzenia nakazuje odebrać od pacjenta oświadczenie o takim upoważnieniu i zamieścić je lub dołączyć w dokumentacji indywidualnej wewnętrznej, czyli przeznaczonej na potrzeby szpitala lub innego podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych. Wynika z tego, że zarówno pisemne jak i ustne upoważnienie jest ważne. W praktyce, dla celów dowodowych, pacjenci proszeni są o sformułowanie oświadczenia o upoważnieniu na piśmie. Musi ono wskazywać imię i nazwisko osoby upoważnionej oraz dane umożliwiające kontakt z tą osobą. Pacjent może także oświadczyć, że nikogo nie upoważnia.
Czasami jawne dla spadkobierców
Po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna może być udostępniona tylko osobie upoważnionej przez niego za życia. Co ciekawe ma ona tylko prawo wglądu w te dokumenty, nie może żądać wyciągów, odpisów lub kopii, a tym bardziej wydania oryginału.
Jeśli zatem pacjent upoważnił do dostępu do dokumentacji jedną osobę - swego przyjaciela, to dyrektor szpitala jest tym oświadczeniem woli związany. Nie ma prawa udostępnić dokumentacji rodzicowi pacjenta. Jeśliby to zrobił, naraziłby się na odpowiedzialność karną przewidzianą w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Zgodnie z art. 51 administrator zbioru danych lub obowiązany do ochrony danych osobowych, który udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli działa nieumyślnie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Jednak w pewnych okolicznościach najbliżsi krewni mogą żądać udostępnienia dokumentacji medycznej mimo braku upoważnienia od zmarłego. Tak będzie, jeśli podejrzewają, że śmierć pacjenta była następstwem błędu medycznego (zdarzenia medycznego). Spadkobierca zmarłego (zarówno ustawowy jak i testamentowy) może w takiej sytuacji złożyć wniosek o ustalenie zdarzenia medycznego do wojewódzkiej komisji do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych. On także jest uprawniony do otrzymania dokumentacji medycznej w zakresie prowadzonego przed tą komisją postępowania.
