ZUS stosuje nowe procedury przy ubieganiu się o emeryturę

Aż 13 lat trzeba było czekać na wydanie aktu wykonawczego do ustawy z 17 grudnia 1998 o emeryturach i rentach z FUS (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm., dalej ustawa emerytalna), regulującego zasady postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe.

Przez cały ten czas pozostawało w mocy rozporządzenie do starych przepisów emerytalnych obowiązujących przed 1 stycznia 1999. Z każdym jednak rokiem stawało się coraz bardziej archaiczne (np. uwzględniało podział na uspołecznione i nieuspołecznione zakłady pracy) i nie przystawało do nowego ustroju Polski.

Nowe rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw nr 237, poz. 1412.

Na wniosek, a czasami z urzędu

Postępowanie o przyznanie świadczeń emerytalno-rentowych wszczyna się – co do zasady – na wniosek osoby ubezpieczonej. Warto jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą emerytalną od 1 stycznia 2006 ZUS z urzędu przyznaje emeryturę osobie pobierającej rentę z tytułu niezdolności do pracy, która ukończyła powszechny wiek emerytalny (60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn).

Nowe rozporządzenie dostosowało przepisy wykonawcze do tych regulacji. Przewiduje zatem, że postępowanie w sprawie świadczeń może też wszcząć urząd w przypadkach przewidzianych w ustawie emerytalnej.

Na takich samych zasadach uruchamia się postępowanie w sprawie przyznanego już świadczenia. Na ogół podejmowane jest ono na wniosek (np. przy żądaniu wznowienia postępowania lub przeliczenia emerytury bądź renty), ale niekiedy też z urzędu (np. w razie stwierdzenia, że nie są spełnione warunki uzasadniające prawo lub wypłatę świadczenia).

Komplet danych

Rozporządzenie precyzuje, co powinien zawierać wniosek o przyznanie świadczenia. Wnioskodawca bezwzględnie musi w nim podać własne imię i nazwisko oraz adres zamieszkania i adres do korespondencji, a jeśli nie ma adresu zamieszkania, to miejsce pobytu lub ostatnie miejsce zamieszkania.

Trzeba też wskazać datę urodzenia, numer PESEL (a gdy wnioskodawca go nie ma, to numer dowodu osobistego lub paszportu), a w razie zamieszkiwania za granicą – także ostatni adres zamieszkiwania w Polsce. Należy też określić, o jaki rodzaj świadczenia się wnioskuje, sposób jego wypłaty (przekazem lub na konto) i własnoręcznie podpisać wniosek. Ten o rentę rodzinną lub zasiłek pogrzebowy powinien dodatkowo wskazywać dane osoby zmarłej (imię i nazwisko, numer świadczenia).

Natomiast we wniosku dotyczącym przyznanego już świadczenia ubezpieczony podaje swoje dane osobowe i adresowe, określa żądanie, wskazuje numer świadczenia i nazwę organu, który je przyznał lub aktualnie wypłaca, a na koniec składa swój podpis.

Nowe rozporządzenie w odróżnieniu od niedawna obowiązującego przewiduje skutki, gdy wniosek ma braki formalne. Jeśli nie ma w nim danych osobowych lub adresowych wnioskodawcy, ZUS go nie rozpozna. Gdy brakuje innych danych, organ rentowy wezwie zainteresowanego, aby je uzupełnił w terminie przez niego wyznaczonym. Nie może być on krótszy niż 14 dni, ale jego przekroczenie kończy się wydaniem decyzji odmawiającej wszczęcia postępowania.

Na papierze lub Internetem

Nowe rozporządzenie, podobnie jak  stare, przewiduje przede wszystkim tradycyjną pisemną formę zgłoszenia wniosku oraz ustną - do protokołu w organie rentowym. Pisemny można przesłać pocztą, złożyć za pośrednictwem płatnika składek w polskim urzędzie konsularnym lub w innej polskiej placówce dyplomatycznej, a osoba odbywająca karę więzienia lub aresztu – za pośrednictwem administracji tych ośrodków.

Ponieważ Polskę łączą z innymi krajami umowy międzynarodowe dotyczące ubezpieczeń społecznych, to rozporządzenie przewiduje, że pisemny wniosek o świadczenia można także zgłosić w zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej tych państw.

Zupełnym novum jest natomiast możliwość elektronicznego zgłoszenia wniosku o świadczenie przez elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS. Wniosek ten musi być jednak uwierzytelniony płatnym podpisem elektronicznym lub bezpłatnie przy wykorzystaniu tzw. profilu zaufanego ePUAP nadawanego po zarejestrowaniu się na portalu elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Jakie dokumenty dołączyć

Nowe rozporządzenie uporządkowało i dostosowało do ustawy emerytalnej także wykaz dokumentów, które trzeba dołączyć do wniosku o świadczenie.

Do tego o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy mają to być dokumenty stwierdzające: datę urodzenia (np. odpis skrócony aktu urodzenia), okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość zarobków (np. świadectwa pracy, zaświadczenia zakładów). Jeśli świadczenie zależy od stwierdzenia niezdolności do pracy, dodaje się też dokumenty potwierdzające stan zdrowia oraz wywiad zawodowy sporządzony przez płatnika składek.

Rozporządzenie wyraźnie potwierdziło również niepisaną dotychczas zasadę, że dokumenty stwierdzające datę urodzenia, staż i zarobki nie są wymagane, gdy wcześniej już zostały dostarczone do ZUS (np. po to, aby ustalić kapitał początkowy). Zwolniło też ubezpieczonych z dostarczenia do ZUS dokumentów potwierdzających dane zewidencjonowane na koncie ubezpieczonego (np. wysokość składek emerytalnych czy okresy podlegania ubezpieczeniom po 31 grudnia 1998).

Dodatkowe dokumenty wnioskodawca musi dołączyć do wniosku wtedy, gdy ubiega się o rentę rodzinną. Mają one potwierdzić okoliczności, których spełnienia wymaga ustawa emerytalna do przyznania tego świadczenia (np. student ubiegający się o rentę rodzinną dołącza zaświadczenie uczelni potwierdzające naukę).

Rozporządzenie wymienia również dokumenty, które powinien dołączyć ubiegający się o zasiłek pogrzebowy. Chodzi m.in. o odpis skrócony aktu zgonu, rachunki poniesionych kosztów pogrzebu, papiery potwierdzające pokrewieństwo lub powinowactwo z osobą zmarłą.

Gdy wnioskodawca nie doda wszystkich dokumentów wymaganych do przyznania i obliczenia świadczenia, rozporządzenie przewiduje taki sam tryb postępowania jak wtedy, gdy wniosek zawiera braki formalne. ZUS wzywa zainteresowanego, aby je uzupełnił w ciągu  14 dni, a jeśli przekroczy ten termin, odmawia wszczęcia postępowania.

Czasami oświadczenie lub zeznania świadków

Nie wszystkie jednak okoliczności wymagane do przyznania świadczenia trzeba potwierdzić dokumentami. Rozporządzenie określa przypadki, w których wystarczającym dowodem jest złożenie oświadczenia.

Najczęściej dotyczy to ubiegania się o rentę rodzinną, ale czasami o inne świadczenia z ustawy emerytalnej. Przykładowo oświadczenie wystarczy wnioskującemu o rentę rodzinną małżonkowi, aby udowodnił, że pozostawał ze zmarłym (do dnia zgonu) we wspólności małżeńskiej. Podobnie będzie u rodziców zmarłego, którzy potwierdzają, że przyczyniał się on do ich utrzymania.

Za pomocą oświadczenia można też wykazać np. pokrycie kosztów pogrzebu oraz to, że nie pobrało się zasiłku pogrzebowego z innego tytułu. I jeszcze jedna ważna nowość: oświadczenie, podobnie jak wniosek, można złożyć do ZUS w formie elektronicznej.

Rozporządzenie z 11 października 2011 dopuszcza też zeznania świadków przy ubieganiu się o emeryturę lub rentę. Potwierdza przy tym dotychczasową praktykę, zgodnie z którą taki dowód może dotyczyć przede wszystkim okresów prowadzenia gospodarstwa rolnego oraz pracy w nim przed objęciem obowiązkiem ubezpieczenia społecznego rolników. W pozostałych przypadkach, w których można posłużyć się zeznaniami świadków, rozporządzenie odsyła do ustawy emerytalnej.

Tylko oryginały, kopie wyjątkowo

Nowy akt wykonawczy podtrzymuje stosowaną dotychczas zasadę, że dokumenty do przyznania i obliczenia świadczenia dołącza się do wniosku w oryginale. Odnosi się to też do pisemnych zeznań świadków oraz oświadczeń zainteresowanego.

Są jednak wyjątki. ZUS przyjmie także poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających staż lub zarobki znajdujące się w archiwach lub u prywatnych przechowawców dokumenta-cji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Wprawdzie poprzednie rozporządzenie nie przewidywało takiej regulacji, ale wprowadzenie jej do nowego aktu tylko potwierdza stosowaną od dawna praktykę ZUS.

Według rozporządzenia przy ustalaniu prawa i wysokości świadczenia wystarczą kopie dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem przez właściwe instytucje ubezpieczeniowe państw, z którymi Polskę łączą umowy międzynarodowe w dziedzinie ubezpieczeń społecznych, lub przekazane przez tę instytucję w formie elektronicznej.

Krótkie resumé

Co nowego w rozporządzeniu z 11 października 2011?

• elektroniczne zgłoszenie wniosku lub złożenie oświadczenia

• obowiązek uzupełnienia dokumentacji emerytalnej w terminie wskazanym przez ZUS

• zwolnienie z wymogu dostarczenia dokumentów potwierdzających dane z konta ubezpieczonego

• wskazanie trybu postępowania o świadczenia przyznawane w drodze wyjątku