Zaliczenie okresów na zleceniu do stażu pracy od maja. Na co muszą uważać firmy?

Staż pracy odgrywa kluczową rolę w polskim prawie pracy. Od jego długości zależą bowiem nie tylko uprawnienia pracownika do urlopu wypoczynkowego, ale także szereg innych świadczeń i przywilejów związanych z zatrudnieniem, np. szybsze nabycie prawa do nagrody jubileuszowej.

Problem w tym, że na przestrzeni lat powszechne stały się umowy zlecenia, kontrakty B2B czy inne formy realizacji zadań służbowych, które nie mają wpływu na wspomniany staż. To się jednak zmieniło. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują przepisy nowelizacji kodeksu pracy, które definiują staż pracy na nowo w odniesieniu do sektora publicznego. Z kolei w przypadku firm prywatnych nowe przepisy zaczną obowiązywać już niedługo, bo 1 maja 2026 r. W efekcie do stażu wliczane będą okresy m.in. zarobkowania na zleceniu czy prowadzenia własnej działalności gospodarczej.

– To nie jest zmiana kosmetyczna. To modyfikacja, którą pracodawca zobaczy w kosztach zatrudnienia – mówi radca prawny Marcin Żytko, counsel, Hoogells.

Czytaj więcej:

Rada Legislacyjna Przepisy o równości płac do poprawy. Biznes obawia się kolejnych obowiązków

Wdrożenie unijnych regulacji może okazać się bardziej skomplikowane, niż się wydaje. W efekcie zasadne jest, aby polskie przepisy nie wykraczały po...

Pro

Co wlicza się do stażu pracy?

Zgodnie z nowymi przepisami do stażu wliczą się okresy:

– służby w policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej,

– prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy z osobą prowadzącą biznes,

Czytaj więcej

Materiał Promocyjny

Cyfrowa zmiana w nabywaniu samochodów

Czy nabycie samochodu może być tak proste, jak zamówienie sprzętu online? O tym, jak wygląda transformacja tego sektora oraz jak należy odpowiedzie...

– zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

– wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług,

– korzystania z ulgi na start,

– pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,

– pracy zarobkowej (innej niż zatrudnienie) wykonywanej za granicą.

– Centralnym przepisem jest § 8 nowego art. 302[1] kodeksu pracy. Okresy B2B, zlecenia czy ulgi na start wliczą się nie tylko do stażu ogólnego, od którego zależą wymiar urlopu i nagroda jubileuszowa, ale też do stażu u danego pracodawcy, jeśli w tym czasie osoba świadczyła pracę właśnie na jego rzecz. W praktyce każdy pracownik, który przeszedł ze współpracy B2B lub zlecenia na etat w tej samej firmie, będzie mógł żądać dłuższego wypowiedzenia i wyższej odprawy. W bliskiej mi branży infrastrukturalnej taka konwersja kadry to codzienność od lat – tam § 8 nie pozostanie teorią – wyjaśnia Marcin Żytko.

Ekspert zwraca uwagę, że ustawa dorzuca zasadę najkorzystniejszego okresu.

– Gdy podstawy się nakładają, wlicza się tę korzystniejszą dla pracownika. Pracodawcy nie będą tu mieli pola do opłacalnej dla siebie interpretacji – dodaje.

Czytaj więcej

Praca, Emerytury i renty

Wolne od pracy na profilaktykę. Pracodawcy nie mówią „nie”

Godziny na badania zamiast urlopu? To benefit, który może realnie zmienić podejście pracowników do profilaktyki.

Potencjalne problemy firm. Jak ich uniknąć? 

Mec. Marcin Żytko przypomina, że okresy krajowe potwierdzi elektroniczne zaświadczenie ZUS, które można uzyskać za pomocą PUE (Platformy Usług Elektronicznych ZUS).

– Prawdziwym testem reformy będą jednak okresy zagraniczne. ZUS ich nie pokryje, a pracodawca dostanie od pracownika zestaw umów, faktur i paragonów w różnych językach i z różnych systemów prawnych. Bez wewnętrznej procedury, wzorów i osoby decyzyjnej to droga do indywidualnych sporów, a potem do sądu – ocenia.

Mecenas zwraca też uwagę na dwa niuanse przepisów przejściowych, które są niedoceniane.

– Po pierwsze, pracownik ma 24 miesiące na udokumentowanie okresów. Po tym terminie pracodawca ich nie zaliczy. Po drugie, nowych okresów nie wlicza się do stażu, od którego zależy okres wypowiedzenia już trwający w dniu 1 maja – mówi.

W praktyce, jak wskazuje, wypowiedzenie wręczone do 30 kwietnia 2026 r. zachowuje starą kalkulację stażu, a wypowiedzenie złożone 1 maja lub później liczy się już po nowemu, z dłuższym okresem wypowiedzenia i wyższą odprawą.

Z kolei zdaniem Katarzyny Wilczyk, starszej prawniczki w kancelarii Raczkowski, firmy powinny przygotować procedurę zbierania od pracowników dodatkowych dokumentów, w szczególności zaświadczeń z ZUS potwierdzających wcześniejsze okresy aktywności zawodowej (np. umowy zlecenia czy działalność gospodarczą).

– Warto również wyznaczyć osoby odpowiedzialne za weryfikację tych dokumentów – zauważa.

Mecenas wskazuje, że konieczne będzie także dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do nowych zasad. 

Katarzyna Wilczyk zauważa, że równolegle pracodawcy powinni też zaktualizować regulaminy wewnętrzne (np. wynagradzania i pracy), aby były spójne z nowymi zasadami, a także przeszkolić działy HR i payroll, by uniknąć błędów w stosowaniu przepisów.

– Na koniec warto oszacować skutki finansowe zmian, w szczególności w zakresie wzrostu kosztów pracy wynikających z wyższych uprawnień pracowniczych (np. nagród jubileuszowych) – mówi ekspertka.

– Z perspektywy firmy, która nie przejrzała jeszcze swoich klauzul stażowych w regulaminach wynagradzania, politykach benefitowych i umowach o pracę, trzeba powiedzieć bez ogródek: czas ucieka, a każdy dzień zwłoki to potencjalny koszt – podsumowuje mec. Marcin Żytko.