Stanie się to jednak tylko w przypadku, gdy wnioskodawcą w sprawie o zasiłek pogrzebowy jest członek rodziny osoby zmarłej. Aby ZUS mógł uzyskać potrzebny odpis aktu zgonu, musi otrzymać od osoby wnioskującej o zasiłek dane zmarłego, które umożliwią urzędowi stanu cywilnego identyfikację osoby, której odpis dotyczy tj. imię i nazwisko, numer PESEL,  datę zgonu. Jeśli numer PESEL nie został nadany osobie zmarłej, należy wpisać miejscowość zgonu.

-  Bywa jednak, że potrzebne są dokumenty potwierdzające pokrewieństwo z osobą zmarłą. Tak jest np. wtedy, gdy o zasiłek występuje rodzeństwo  – mówi Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Rzeczniczka zapewnia, że gdy ZUS może ustalić pokrewieństwo we własnym zakresie, wtedy nie angażuje się wnioskodawcy.

- Tylko w przypadku, gdy dostępne nam dane nie pozwalają potwierdzić pokrewieństwa ze zmarłym, zdarza się, że prosimy o udokumentowanie tego przez wnioskodawcę – wyjaśnia rzeczniczka.

Zasiłek pogrzebowy należy się nie tylko rodzinie, ale każdej osobie i instytucji, która udokumentuje poniesienie kosztów pogrzebu. Może to być zatem np. dom pomocy społecznej, gmina, pracodawca czy sąsiad.

W każdym przypadku pokrycia kosztów pogrzebu przez inną osobę niż członek rodziny, zasiłek przysługuje w wysokości udokumentowanych kosztów pogrzebu, nie wyższych jednak niż 4 tys. zł. Jeśli koszty pochówku pokryje kilka osób lub podmiotów, zasiłek pogrzebowy jest dzielony proporcjonalnie między nie.

Jakie koszty można uwzględnić we wniosku o zasiłek?

- Niestety nie określa tego żadna ustawa. Przyjmuje się więc, że sam pogrzeb to czynności, które trwają od chwili zgonu do pochowania zwłok osoby zmarłej – wyjaśnia Kowalska-Matis.

Pojawiają się niekiedy wątpliwości czy np. zakup samej trumny wystarczy do udowodnienia kosztów pogrzebu? Czy wydatki poniesione na ceremonię pogrzebową zostaną uwzględnione w wysokości wypłacanego przez ZUS świadczenia? Wreszcie - czy do kosztów pogrzebu można zaliczyć wydatki związane z postawieniem nagrobka?

- Przedstawienie rachunku za samą trumnę nie stanowi dowodu pokrycia kosztów pogrzebu. Dzieje się tak, dlatego, że istnieje domniemanie, iż pozostałe koszty poniósł ktoś inny, kto również będzie ubiegał się o zasiłek pogrzebowy. Ten zaś wypłacany jest w takim przypadku, proporcjonalnie i w związku z tym Zakład musi ustalić wszystkie okoliczności - wyjaśnia rzeczniczka.

Jak dodaje, kosztu pogrzebu nie stanowi również sam zakup kwiatów -  gdyby tak było, to każdy żałobnik nabywałby prawo do zasiłku pogrzebowego w wysokości proporcjonalnej do poniesionych wydatków.

Z kolei wydatki związane z ceremonią pogrzebową i potwierdzone przez instytucję kościelną są uwzględniane w wypłacanym przez ZUS świadczeniu. Natomiast koszty wystawienia nagrobka, z uwagi na fakt, iż jego zakup nie jest bezpośrednio związany z pochówkiem osoby zmarłej, nie są brane pod uwagę przy ustalaniu wysokości zasiłku pogrzebowego.

- Brak nagrobka nie oznacza przecież, że pogrzeb się nie odbył. A może on być wystawiony nawet kilka lat po pochówku - zauważa Iwona Kowalska-Matis.

Po zasiłek pogrzebowy należy się zgłosić w czasie 12 miesięcy od dnia śmierci osoby, po której zasiłek przysługuje. Potem prawo do tego świadczenia wygasa. Chyba że zgłoszenie wniosku o zasiłek pogrzebowy w tym terminie nie było możliwe z powodu np. późniejszego odnalezienia zwłok lub zidentyfikowania osoby zmarłej albo z innych przyczyn całkowicie niezależnych od osoby uprawnionej. Wówczas prawo do zasiłku wygasa po upływie 12 miesięcy od dnia pogrzebu. Dokumentem potwierdzającym te okoliczności jest zaświadczenie policji lub prokuratury, odpis zupełny aktu zgonu lub inny dokument urzędowy potwierdzający przyczyny uniemożliwiające zgłoszenie wniosku.