Tomasz Janik: Komputer nigdy nie zastąpi człowieka

Rz: Kto głównie przychodzi do kancelarii?

Tomasz Janik: Osoby, które chcą albo muszą dokonać czynności w formie szczególnej związanej z udziałem notariusza. W 2014 r. liczba sporządzonych aktów notarialnych w kraju przekroczyła 1,8 mln. Tylko nieco ponad 40 proc. czynności dotyczyło przeniesienia własności nieruchomości, użytkowania wieczystego czy praw spółdzielczych. Nasi klienci dokonują wielu prostych czynności, takich jak sporządzenie pełnomocnictwa lub testamentu.

Zdarzało się panu odmówić spisania aktu?

Oczywiście.

Kiedy najczęściej?

Podczas sporządzania testamentu. Notariusz, zanim przystąpi do czynności notarialnej, nie może mieć wątpliwości, że dana osoba ma zdolność do jej dokonania. W przeciwnym razie musi odmówić.

W jaki sposób się sprawdza, czy dana osoba może dokonać czynności notarialnych?

Trudno to jednoznacznie opisać czy zdefiniować. To kwestia doświadczenia i wyczucia, które trzeba zdobyć, aby ten zawód wykonywać. Zanim dokonałem pierwszej czynności, przez trzy lata byłem aplikantem w kancelarii. Uczyłem się i patrzyłem, jak postępuje mój patron. To, że osoba przychodząca do kancelarii nie jest zdolna świadomie podejmować decyzji, zazwyczaj widać. Jeśli ktoś w imieniu osoby trzeciej ustala termin, a później przychodzi z nią i nie dopuszcza jej do głosu, chce odpowiadać na wszystkie pytania, to w głowie notariusza powinna się zapalić czerwona lampka. Dlatego zawsze z taką osobą przed dokonaniem czynności, jak w powyższym przykładzie – sporządzeniem testamentu, rozmawiam w cztery oczy, by upewnić się, czy na pewno wie, jaka to ma być czynność. Rodzina czy powiernik nie mogą nią sterować. Bywa, że po takiej rozmowie odmawiam dokonania czynności.

Nie wszyscy notariusze myślą tak jak pan. Niedawno łódzkiej notariuszce zarzucono, że pomagała wyłudzać mieszkania od starszych, nieporadnych życiowo osób. Rok wcześniej zdarzyło się tak we Wrocławiu.

Trudno odnosić się do doniesień medialnych, gdyż te sytuacje i ja, i pozostali członkowie KRN znamy tylko z takich relacji. Rada nie jest bezpośrednio informowana o problemach w tym zakresie, nie ma również bezpośrednich kompetencji nadzorczych nad notariuszami. Nadzór nad nimi sprawuje minister sprawiedliwości osobiście albo za pośrednictwem sądów apelacyjnych lub okręgowych, a także rada izby notarialnej. Odpowiedzialnością dyscyplinarną zajmują się sądy dyscyplinarne poszczególnych izb, a nie KRN. Drugą instancją jest Wyższy Sąd Dyscyplinarny działający przy KRN.

W ubiegłym roku trafiło do niego około 40 spraw dyscyplinarnych. To jednak nie zmienia faktu, że członkowie KRN nie mają z urzędu wiedzy, jakiego typu przewinień one dotyczyły. Dlatego nie chcę się wypowiadać na temat konkretnych spraw analizowanych przez organy nadzorcze i organy wymiaru sprawiedliwości. Wierzę, że osoby odpowiedzialne wyjaśnią wszystkie okoliczności i w razie potrzeby wyciągną odpowiednie konsekwencje.

Na jesieni szykuje się kolejna rewolucja w postępowaniu wieczystoksięgowym. Notariusze zaczną przesyłać online projekty wniosków wpisu do ksiąg. Kancelarie są już gotowe na te zmiany?

Prawo do elektronicznego przesyłania wpisów będą mieli nie tylko notariusze, ale także komornicy i naczelnicy urzędów skarbowych. Na razie trudno powiedzieć, że jesteśmy gotowi. Nad niezbędnymi narzędziami informatycznymi, które mają umożliwić elektroniczne przesyłanie wniosków do sądu, pracuje Ministerstwo Sprawiedliwości. Mamy nadzieję, że prace te szybko się zakończą. Musimy bowiem bardzo dokładnie przetestować system, by nie było później kłopotów w trakcie użytkowania. Pamiętajmy, że diabeł tkwi w szczegółach. Wniosek wnioskowi nie jest równy – nie zawsze przesłanie go będzie proste, bo zwykle nie ogranicza się on do stwierdzenia, że dana osoba kupiła nieruchomość lub mieszkanie, i wnosi o wpisanie jej w dziale II księgi wieczystej. Często jest bardziej skomplikowany. Ostatnio np. z umowy zawieranej w mojej kancelarii w wykonaniu umowy deweloperskiej, jako pierwszej w odniesieniu do przedsięwzięcia deweloperskiego, wynikało 17 rozmaitych żądań we wniosku wieczystoksięgowym. Dlatego zawsze jest ryzyko, że system nie zadziała jak należy, i konieczne są testy, by nie zdarzyła się sytuacja podobna do tej z ostatnich wyborów samorządowych.

Trochę niefortunnie nowelizacja wchodzi w życie 17 listopada. To zły czas na tego rodzaju zmiany – kancelarie notarialne dokonują najwięcej czynności. Uzyskaliśmy natomiast zapewnienie MS, że system będzie działał 24 godziny na dobę przez siedem dni w tygodniu. Zdarzają się przecież akty sporządzane w niedziele i święta, i to także związane z koniecznością przesłania do sądu wniosku wieczystoksięgowego.

Zmiany nie do końca są po myśli notariuszy?

To prawda. Wiele naszych postulatów zostało przez rząd i ustawodawcę spełnionych, ale nie wszystkie. Ministerstwo nie zaakceptowało m.in. propozycji, by notariusz dokonywał wpisu do księgi wieczystej samodzielnie, a nie za pośrednictwem sądu. Szkoda. Taki system działa i świetnie się sprawdza np. na Litwie. Skoro notariusz ma projektować cały wpis do księgi wieczystej, to do czego potrzebna jest kontrola sądowa, jeżeli nie istnieje spór pomiędzy zainteresowanymi? Należy wyraźnie powiedzieć, że już po wdrożeniu obecnie przyjętego rozwiązania rola sądu ograniczy się do sprawdzenia wniosku notariusza i naciśnięcia klawisza „Enter", gdy przyjdzie zastosować bezpieczny podpis.

Czy uważa pan, że w przyszłości kancelarie przeniosą się do sieci, a klienci będą mogli zawierać akty notarialne, nie ruszając się od biurka?

To niemożliwe obecnie i na pewno nie będzie możliwe w przyszłości w odniesieniu do aktów notarialnych. To oznaczałoby likwidację notariatu.

Dlaczego?

Podpis elektroniczny, nawet najbardziej bezpieczny, z definicji nie może zastąpić odręcznego podpisu człowieka, a komputer lub inne narzędzie nie sprawdzi, kto naprawdę składa podpis. Zawsze jest ryzyko oszustwa. Zagrożenie istnieje np. w wypadku elektronicznej rejestracji spółki z o.o. , do czego wystarczy posiadanie konta w systemie z dostępem poprzez login i hasło. Obecnie przy okazji zmian w przepisach dotyczących rejestracji spółek jawnych i komandytowych podniesiono poprzeczkę i osoba, która chce elektronicznie założyć taką spółkę, musi posługiwać się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Uważam jednak, że to nie eliminuje zagrożeń związanych z brakiem identyfikacji osoby składającej podpis. System nie identyfikuje osoby, ale jedynie narzędzie służące do składania podpisu. A taki podpis może działać bez obecności właściciela.

Możemy natomiast zakładać, że w przyszłości będą wprowadzone rozwiązania funkcjonujące już w innych krajach, w których występuje notariat typu łacińskiego, pozwalające osobom, które chcą dokonać czynności notarialnej, na udanie się do dwóch lub więcej kancelarii i zawarcie aktu notarialnego na odległość. „Czynnik ludzki" zawsze był i będzie potrzebny do sporządzenia aktu autentycznego, będącego gwarancją prawidłowości dokonywanych czynności. Żaden komputer nie zastąpi notariusza – ani teraz, ani za 50 lat.

Istnieją już przecież na świecie cyfrowe akty notarialne. Funkcjonują one z powodzeniem m.in. w Hiszpanii, we Włoszech, w Czechach, a nawet w Gruzji.

To prawda. Ale nawet w wypadku cyfrowych aktów niezbędny jest własnoręczny podpis osoby dokonującej czynności.

Na czym więc taki akt polega?

Systemy prawne poszczególnych państw różnie te kwestie regulują. W systemie hiszpańskim utworzonym w pewnym pośpiechu i nie do końca przeze mnie dobrze ocenianym akt elektroniczny składa się z kilku plików obejmujących treść aktu, podpisy własnoręczne stron składane na czytniku elektronicznym oraz bezpiecznego podpisu złożonego przez notariusza. Następnie są one „pakowane" do wirtualnej koperty, w której się je przechowuje. Gdy chodzi zaś o wypis takiego aktu, może on mieć formę papierową lub elektroniczną – strony decydują, w jakiej postaci chcą otrzymać dokument. Akty elektroniczne są przechowywane w specjalnych centralnych archiwach, tzw. repozytoriach. Tym samym nie są już potrzebne indywidualne repozytoria w kancelariach. Dzięki temu niemożliwe staje się np. antydatowanie aktu, gdyby komuś przyszła taka myśl do głowy.

Sądzi pan, że i w Polsce pojawią się tego typu akty notarialne?

Z pewnością. To tylko kwestia czasu. Takie rozwiązania cieszą się coraz większą popularnością i wcześniej czy później do nas dotrą. Co nie jest takie złe. Mam tylko nadzieję, że zostaną dobrze przygotowane i wprowadzone w taki sposób, aby nie ucierpiało bezpieczeństwo osób, które będą stronami aktu sporządzanego w postaci elektronicznej.