Etykieta w biznesie

Gdy Marcin Piróg, nowy prezes LOT, przyszedł na pierwsze spotkanie z pracownikami, zaproponował, by wszyscy w firmie zwracali się do niego po imieniu. Pracownicy byli zaskoczeni, przyznawali, że trudno będzie się im przełamać. W Polsce nie jest to częsta sytuacja.

– Nie widzę w tym nic niestosownego – mówi Pamela Eyring z The Protocol School of Washington, uznawana za protokolarnego guru w biznesie. – Miał prawo to zrobić. Pod warunkiem jednak, że będzie potrafił stworzyć dystans, jakiego wymaga zarządzanie tak dużą firmą – dodaje. W normalnych kontaktach między partnerami biznesowymi przejście na ty musi trochę potrwać.

Dziś w księgarniach na całym świecie najwięcej jest chyba podręczników dotyczących etykiety robienia biznesu w Chinach. Tam tych „pierwszych kontaktów” ,od których zależy przyszłość kontraktu, jest dziś najwięcej, a i biznesowe powiązania najbardziej skomplikowane.

W podręcznikach biznesowej etykiety dotyczących Polski specjaliści wskazują, że łatwiej jest zyskać czyjeś zaufanie, mając listy polecające. „I bądźcie przygotowani na to, że decyzje podejmuje się zespołowo, więc dojście do negocjacyjnego finału może potrwać – czytamy w „Business Etiquette Guide for Poland”.

[srodtytul]Kto jest kim[/srodtytul]

W Polsce wizytówki wymienia się, kiedy wszyscy są już obecni. W USA wówczas, kiedy siadamy przy stole rozmów i pojawiają się kolejni uczestnicy negocjacji.

W Azji, szczególnie w Korei Płd., Chinach i Japonii, w dobrym tonie jest podanie wizytówki obydwoma rękami i naturalnie na stojąco. W tym ostatnim kraju dobrze widziany jest przy tym chociaż lekki skłon. Nie do pomyślenie jest „szurnięcie” wizytówki przez stół albo poproszenie sąsiada, by ją przekazał. Ten kontakt, jak większość w biznesie, musi być jak najbardziej osobisty. Latynosi już nie są takimi formalistami, tak samo jak przedsiębiorcy z krajów obrzeży Europy.

Nie jest też niczym nadzwyczajnym, jeśli wizytówek zabraknie. Wtedy najprościej jest wziąć ją od rozmówcy i powiedzieć: przyślę moje namiary mailem. W Azji tłumaczenie „ mam tyle spotkań, że zabrakło mi wizytówek” jest uznawane za brak profesjonalizmu. Taka sytuacja po prostu nie ma prawa się zdarzyć. Jeśli wizytówek rzeczywiście zabraknie, można je dodrukować nawet w ulicznych automatach. W Chinach, Korei, Japonii warto mieć jedną stronę wizytówki wydrukowaną w miejscowym języku, jeśli to jest niewykonalne, angielski jest obowiązkowy.

[srodtytul]Sztuka poznania[/srodtytul]

Dobry początek znajomości w biznesie doskonale wróży przyszłym kontaktom – uważa Pamela Eyring. I mówi: Zawsze powiedz kim jesteś – imię nazwisko, stanowisko, firma. I to niezależnie od tego, czy jest to przypadkowa znajomość, czy też początek dłuższych kontaktów biznesowych.

– Przedstawiając się Anglosasom mówimy: Dzień dobry (dobry wieczór) Mr Kowalski, jestem John Smith z General Motors. Robimy to we własnym interesie, bo jeśli nie przedstawimy się sami, jest duża szansa, że nie będziemy wiedzieli z kim ostatecznie rozmawiamy.

Jeśli przedstawiamy sobie dwie osoby, zawsze zaczynamy od tej mniej ważnej, zaznaczając jednak, co dana osoba robi.

– Karygodnym błędem jest powiedzenie tylko nazywam się Jan Kowalski – ostrzega Eyring. – To tak, jakby ktoś publicznie wypił za swoje własne zdrowie – mówi. Jednocześnie przestrzega przed przedstawianiem kobiet jako pierwszych. Bo w biznesie wszyscy są sobie równi.

Jej zdaniem zwracanie się po imieniu jest możliwe dopiero wówczas, gdy w stosunkach między biznesowymi partnerami dochodzi do zażyłości. Chyba że partnerzy zwracają się do ciebie po imieniu – wtedy i ty masz prawo to zrobić.

[srodtytul]Czas ważniejszy niż pieniądz[/srodtytul]

Spóźnienie się na spotkanie w Polsce jakoś uchodzi, chociaż coraz trudniej. W Stanach Zjednoczonych kilka minut opóźnienia z rozsądnym wytłumaczeniem jeszcze ujdzie, w Ameryce Łacińskiej, zwłaszcza w Peru czy Brazylii kilkunastominutowe jest tolerowane.

W Azji jest to natomiast nie do przyjęcia. „Jeśli jesteś umówiony na 9 rano, bądź na miejscu o 8.57, a nawet o 8.45. Tylko po to, żeby udowodnić, jak poważnie podchodzisz do biznesu i szanujesz czas partnera” – czytamy na stronach poświęconych biznesowej etykiecie eHow Contributor.

[srodtytul]Prezenty[/srodtytul]

Amerykanin będzie zaskoczony, jeśli otrzyma prezent od biznesowego partnera, chyba że będzie to podkoszulek lub czapka, czy inny gadżet z firmowym logo.

W Azji podarunek jest wręcz oczekiwany i należy się również spodziewać, że się go otrzyma – i po pierwszym spotkaniu, i po zakończonych negocjacjach. I trzeba się podarunkiem odwdzięczyć, bo jest to tak, jak zwrócenie długu.

W niektórych krajach Azji – np. w Korei – podarunek jest dowodem szacunku dla przyszłych partnerów.

Zdarza się wręcz, że organizator spotkania pyta, czy jesteśmy przygotowania na „okazanie szacunku” naszym rozmówcom i wcale nie oznacza to solidnej znajomości przedmiotu negocjacji, ale właśnie prezent. Może to być butelka dobrego trunku (bardzo cenione są polskie wódki), ale i pudełko czekoladek czy rękodzieło artystyczne.

Fakt, że nasi gospodarze nie otworzą torby czy pudełka przy nas, co jest normalnym zachowaniem w Polsce, nie jest dowodem, że prezent nie jest dla nich ważny. Azjatycki zwyczaj nakazuje wstrzemięźliwość, nie mówiąc o tym, że nie chcą zobaczyć rozczarowania na twarzy obdarowanego w sytuacji, kiedy prezent mógłby się nie spodobać.

„Nie jest niczym nadzwyczajnym, kiedy Azjaci pytają, jakie są nasze zainteresowania, bo chcą kupić nam prezent. Nie wypada wtedy powiedzieć, że niczego się nie chce, a walizkę mamy już pełną. To dowód braku kultury. Warto powiedzieć, co nas interesuje, z tym że dobrze, gdyby były to herbata lub popularne atramentowe malunki” – czytamy w „Doing business in China – Giving gift etiqutte”.

„A kiedy idzie się z wizytą do domu polskiego biznesmena, bardzo pożądany jest bukiet kwiatów. Ich liczba musi być nieparzysta” – czytamy w Business Etiquette for Poland.

W rozdziale dotyczącym zachowania się przy stole okazuje się, że do podstaw dobrego wychowania należy również trzymanie podczas jedzenia obu nadgarstków nad stołem, ale łokci na stole już w żadnym wypadku. „Nie oczekuj jednak, że ktoś zaprosi cię do domu na kolację. W Polsce jest to posiłek rodzinny albo zarezerwowany dla romantycznych kontaktów”– czytamy. Jeśli już jednak ktoś nas zaprosi, to pod żadnym pozorem nie wolno rozmawiać o pieniądzach czy polityce.

[srodtytul]Między słowami[/srodtytul]

W każdym kraju przy powitaniu trzeba podać rękę i patrząc w oczy uśmiechnąć się. W Chinach zazwyczaj podaniu ręki, którą nie powinno się energicznie potrząsać, bo jest to uznawane jako dowód agresywanego charakteru, powinno jeszcze towarzyszyć skinienie głowy. W żadnym wypadku nie wolno biznesowego partnera poklepywać czy położyć mu ręki na plecach. Taka poufałość jest nie do przyjęcia.

W Polsce – czytamy w podręcznikach biznesowej etykiety – po skończonym spotkaniu jest mile widziane, jeśli jego uczestnicy jeszcze przysiądą na chwilę i już na luzie ze sobą porozmawiają. Jako niewybaczalne wpadki wymienia się trzymanie podczas rozmów nóg na stole albo rozsiadanie się, opierając kostkę na kolanie drugiej nogi. Nie do przyjęcia jest też trzymanie chociażby tylko jednej ręki w kieszeni.

Jeśli już decydujemy się na opowiedzenie dowcipu, co zazwyczaj jest dość ryzykowne, trzeba wcześniej sprawdzić, czy będzie on rzeczywiście zrozumiały. Bardzo często pointa gubi się „między słowami” i nagle zapanowuje cisza. –To jednak wcale nie znaczy, że nasi towarzysze są pozbawieni poczucia humoru czy dowcip był nietrafiony. Najczęściej jest po prostu niezrozumiały. W żadnym przypadku tej ciszy nie trzeba się starać, aby ją wypełnić – uważa Pamela Eyring.

[srodtytul]Etykieta e-mailowa[/srodtytul]

Choć poczta elektroniczna jest stosunkowo nowym narzędziem komunikacji, to już istnieją ostre zasady regulujące korzystanie z niej w biznesie.