Ustawa śmieciowa a dane osobowe

Do ustalania opłat za wywóz odpadów komunalnych trzeba wypełnić deklarację, w której należy zawrzeć wiele danych osobowych. Czy administrator lub zarządca może zbierać takie dane i być ich dysponentem?

Wojciech Rafał Wiewiórowski: Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych wymaga, aby każde przetwarzanie – w tym pozyskiwanie, przechowywanie czy udostępnianie – danych osobowych odbywało się na podstawie prawnej.

Podstawy te – jeśli chodzi o tzw. dane zwykłe, jak np. imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL – wymienione są w art. 23 ust. 1 ustawy. Jeśli zaś chodzi o dane tzw. szczególnie chronione, jak np. informacje o stanie zdrowia czy orzeczeniach sądowych, to co do zasady ich przetwarzanie jest zakazane, a wyjątki od tej reguły zostały wyliczone w art. 27 ust. 2.

Ustawa o ochronie danych osobowych za jedną z podstaw legalizujących przetwarzanie danych osobowych zwykłych uznaje istnienie przepisów szczególnych, regulujących działalność określonych podmiotów i instytucji, wskazujących, w jakich przypadkach i w jakim zakresie mogą one przetwarzać dane osobowe, aby obowiązki i uprawnienia nałożone na nie mocą tych przepisów mogły być realizowane.

Numer lokalu dłużnika należy uznać za dane osobowe, których ujawniać nie wolno

Przepisami szczególnymi uprawniającymi gminy do pozyskiwania danych niezbędnych na potrzeby gospodarki odpadami komunalnymi, są przepisy ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Właścicieli nieruchomości zobowiązują zaś one do składania deklaracji w sprawie wysokości opłat za odbiór odpadów do wójtów, burmistrzów i prezydentów miast.

W praktyce zdarza się jednak, że w zbieraniu deklaracji pośredniczą spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe, co – nie ukrywam – budzi wątpliwości GIODO i wymaga jeszcze dokładnego przeanalizowania. Jeżeli pozyskiwana przez spółdzielnię czy wspólnotę mieszkaniową informacja ogranicza się tylko do liczby osób zamieszkujących daną nieruchomość i informacji o właścicielu, to są dane, które podmioty te i tak przetwarzają. Można by więc przyjąć, że ich działanie jest uzasadnione interesem administratora danych, który zbiera dane dla wykonania pewnych działań w imieniu członków spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej i tym samym ułatwienia ich kontaktu z gminą. Jeśli jednak pozyskiwane są dodatkowe informacje, a wiemy już, że gminy są w tym bardzo kreatywne, to pojawia się problem. Jeśli bowiem zbierane są dane, których spółdzielnia czy wspólnota do tej pory nie posiadała, to nawet uzasadniony interes administratora danych nie wystarczy, by nie zaistniała konieczność zarejestrowania osobnego zbioru danych osobowych i dopełnienia wszystkich innych obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.

Jakie zarządca musi spełnić warunki, aby przechowywać takie dane?

Ze względu na to, że przechowywanie danych osobowych jest jedną z form ich przetwarzania, to zarządca – aby móc przechowywać dane gromadzone w deklaracjach na potrzeby obliczenia opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi – musi wykazać się podstawą prawną, o której mowa powyżej.

Czy wywieszanie na tablicy ogłoszeń umieszczonej na klatce schodowej, numerów lokali – a nie nazwisk właścicieli – które są zadłużone, wraz z ogólną sumą zadłużenia przypadającą na wszystkie, to już łamanie przepisów?

Co do numerów lokali wraz z kwotą zadłużenia, to zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych, za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Ustęp 2 tego przepisu stanowi, że „osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na jej numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne". Niemniej za dane osobowe nie uznaje się informacji, na podstawie których można byłoby co prawda ustalić czyjąś tożsamość, lecz wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

Zatem numer lokalu w określonych sytuacjach może stanowić dane osobowe, gdyż pośrednio na tej podstawie można określić tożsamość właściciela lokalu. Na przykład, jeśli numer lokalu wraz z kwotą zaległości czynszowych wywieszony zostanie na klatce schodowej budynku, wówczas każdy z jego mieszkańców na podstawie tych informacji będzie mógł ustalić tożsamość właściciela lokalu.

Czy były rozstrzygnięcia sądu w tej sprawie?

Można tu przytoczyć wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 stycznia 2010 r.(sygn. I OSK 491/2009), w którym sąd stwierdził, że „upublicznienie danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska łącznie z innymi informacjami wywieszonymi na drzwiach wejściowych do budynku, którego dana osoba jest mieszkańcem, pozwala na stwierdzenie bez nadmiernych kosztów, czasu lub działań, że dane te dotyczą jej osoby. Nawet gdyby w ogłoszeniu nie zamieszczono imienia i nazwiska, a np. tylko numer lokalu, w którym mieszka, to taka informacja – pomimo, iż nie określa tożsamości tej osoby w sposób bezpośredni oraz nie wskazuje na żadną oznaczoną osobę – również otwiera możliwość ustalenia tożsamości osoby, z którą ta informacja jest związana, chociażby poprzez dotarcie do odpowiedniego spisu lokatorów".

A jeśli statut spółdzielni pozwala na ujawnienie informacji o dłużnikach?

Jeśli chodzi spółdzielnie mieszkaniowe to należy zauważyć, że brak podstawy w przepisach prawa do zamieszczania informacji o zadłużeniach czynszowych członków spółdzielni mieszkaniowej w miejscach ogólnie dostępnych nie oznacza, że informacje o osobach, które nie wywiązują się ze swoich obowiązków wobec spółdzielni, nie mogą być udostępnione innym członkom spółdzielni. W myśl art. 30 ustawy Prawo spółdzielcze, rejestr członków spółdzielni, obok wyraźnie wskazanych w tym przepisie informacji, może zawierać także „inne dane przewidziane w statucie". Zgodnie natomiast z art. 5 § 2 Prawa spółdzielczego, w statucie spółdzielni oprócz postanowień obligatoryjnych wskazanych w § 1, mogą się znaleźć również „inne postanowienia". Informacje o zadłużeniach czynszowych członków spółdzielni mogłyby być ujawnione w rejestrze członków, gdyby statut spółdzielni na to zezwalał.

A w przypadku wspólnot mieszkaniowych będzie podobnie?

W przypadku wspólnot mieszkaniowych ustawa o własności lokali przyznaje każdemu właścicielowi lokalu prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną (art. 27). Z przepisów Księgi Drugiej Tytułu I Działu IV Kodeksu cywilnego wynika zaś, że współwłaściciele dla prawidłowego zarządzania współwłasnością muszą znać dane osobowe pozostałych współwłaścicieli. Każdy ze współwłaścicieli ma też prawo do kontroli działalności zarządu (art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali).

Z powołanych przepisów wynika zatem przysługujące każdemu współwłaścicielowi uprawnienie dostępu do dokumentacji związanej z zarządzaniem nieruchomością, także do informacji o zadłużeniu.

A zatem stwierdzić należy, że dopuszczalność udostępnienia współwłaścicielom lokali (członkom wspólnoty mieszkaniowej), ale wyłącznie im, informacji dotyczących zaległości we wnoszeniu opłat należnych wspólnocie przez innych jej członków (wraz z ich danymi osobowymi) wynika z przepisów prawa.

Tym samym spełniona zostaje przesłanka określona w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych stanowiąca, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne wówczas, gdy jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia wynikającego z przepisu prawa.