Różnice w cenie prądu dla gospodarstw domowych i dla biznesu są dziś bardzo duże. Firmom może się opłacać wysyłać pracowników na home office, nawet jeśli miałyby pokrywać koszty domowego prądu. Biura przeniosą się do mieszkań?

Tomasz Węglarz, dyrektor ds. rozwoju sieci sprzedaży w spółce Biuro Na Miarę, uważa, że będzie wręcz odwrotnie. – Pracownicy będą chętniej wracać do biur, aby ograniczyć wydatki. Tu kawa, tu obiad, tu klimatyzacja i komputer – to są realne koszty ponoszone przez użytkowników mieszkań – wyjaśnia. – Nowe biurowce są budowane w myśl zasady sustainability (zrównoważony rozwój – red.). Potwierdzają to certyfikacje – WELL, LEED, BREEAM i inne. Najemcy już korzystają z „tańszej” energii elektrycznej. Zużycie jest optymalizowane przez systemy budynkowe. To np. zarządzanie oświetleniem, wyłączanie klimatyzacji po osiągnięciu odpowiedniej temperatury, przechodzenie części instalacji w stan spoczynku, np. wieczorem.

Biurowa mobilizacja

Monika Sułdecka-Karaś, partner i dyrektor regionalna w firmie doradczej Knight Frank, przyznaje, że rosnące koszty energii i innych opłat to wyzwanie nie tylko dla sektora biurowego. – Firmy coraz bardziej doceniają energooszczędne budynki – potwierdza.

A Tomasz Węglarz dopowiada, że przedsiębiorstwa zajmujące powierzchnie w biurowcach korzystają z dobrych stawek za energię wynegocjowanych przez właścicieli budynków. – Przychodzący do biura pracownicy mają ją „w cenie” – tak jak internet, napoje, klimatyzowane pomieszczenia i co najważniejsze – kontakt z kolegami i koleżankami – podkreśla dyrektor.

Zaznacza, że wśród firm, z którymi współpracuje Biuro Na Miarę, panuje „biurowa” mobilizacja. – Zachęcanie pracowników do powrotu należy do priorytetowych zadań działów HR i samych zarządzających. W niektórych przypadkach prośby przybierają nawet formę żądania: „Praca hybrydowa tak, ale z przewagą dni spędzonych w biurze” – mówi Tomasz Węglarz. – W biurowcach widać już zdecydowanie większy ruch. To cieszy, bo można wreszcie poczuć biznesowego ducha.

Na pełne powroty nie ma co liczyć. Dorota Osiecka, partner w Colliers i dyrektor Colliers Define, zauważa, że praca zdalna, którą przed pandemią postrzegano jako benefit, dziś jest już standardem. Pracownicy nie chcą z niej rezygnować. Z badań Colliersa wynika, że przed pandemią chcieli pracować zdalnie średnio ok. 25–30 proc. czasu. Dziś – niemal 60 proc. – Prawie jedna piąta polskich pracowników jest zainteresowana pracą wyłącznie w domu, z okazyjnymi wizytami w biurze – wskazuje Dorota Osiecka.

Zaznacza, że większość firm przyjęła model hybrydowy z pracą zdalną dwa lub trzy dni w tygodniu – średnio 40–60 proc. czasu.– Można się spodziewać, że realny zakres pracy zdalnej utrzyma się na poziomie wyższym niż przed pandemią, a domowych biur będzie przybywać – ocenia.

A Monika Sułdecka-Karaś zaznacza, że za łączeniem pracy w domu z pracą w biurze stoją zupełnie inne powody niż wzrost kosztów energii.

Dobre praktyki

Czy do mieszkań mogłyby się przenosić całe firmy albo ich oddziały? – Gdyby tylko było gdzie. Na rynku mieszkań brakuje lokali dla użytkowników prywatnych, a co dopiero dla sektora biznesowego, abstrahując, że większe firmy nie będą w stanie „skondensować” np. 100-osobowych zespołów do np. 20, aby się zmieścić w 150–200-metrowych mieszkaniach – a tyle mają większe lokale. To karkołomny zabieg. Z biznesowego puntku widzenia znacznie bardziej problematyczny, chociażby ze względu na konieczność zmian administracyjnych, wewnątrzfirmowych, dostaw towarów – podkreśla Tomasz Węglarz. Dodaje, że niepewna sytuacja na rynku najmu nie napawa optymizmem inwestorów. – Tempo dostarczania nowych lokali na rynek najmu znacząco spadło. Bloki o przeznaczeniu mieszkaniowym powinny pełnić tę właśnie funkcję – ocenia.

Zdaniem dyr. Węglarza biuro w domu oznacza więcej zagrożeń niż korzyści. – Trzeba się upewnić, że lokal może być wynajmowany na cele biurowe, a wynajmujący odprowadza podatki w odpowiedniej dla lokali biurowych wysokości. Żadna firma nie chciałaby ponosić solidarnie z wynajmującym konsekwencji finansowych – mówi. – Kolejna ważna sprawa to ubezpieczenie lokalu. Jeżeli nie wynajmujący, to najemca powinien mieć ubezpieczenie w zakresie pokrywającym wszelkie negatywne zdarzenia, do jakich może dojść w lokalu albo w budynku. Bez takiego ubezpieczenia pracownicy nie mogą się czuć bezpiecznie w miejscu pracy. Dochodzenie odszkodowania od swojego ubezpieczyciela może być utrudnione. Umowy najmu mieszkań są poza tym mniej rygorystyczne, mogą narażać najemców na konsekwencje prawne związane z chociażby przedwczesnym wypowiedzeniem umowy najmu i pozostaniem bez „dachu nad głową”. Są jeszcze regulacje dotyczące BHP oraz prawa pracy. Przepisy są bezwzględne, jeśli chodzi np. o odległości między biurkami czy szerokość korytarzy ewakuacyjnych – tłumaczy.

Według Moniki Sułdeckiej-Karaś chęć przenoszenia biur do mieszkań w celu szukania oszczędności może się pojawić w przypadku niektórych jednoosobowych działalności lub bardzo małych firm. – Biuro to coś więcej niż przestrzeń z biurkami i komputerami. To miejsce budowania tożsamości organizacji, integracji pracowników, przestrzeń reprezentacyjna. Na efekt zmian opłat za energię elektryczną i ich wpływ warto poczekać – uważa ekspertka.

A Agnieszka Milczarek, dyrektor w dziale zarządzania nieruchomościami w firmie Colliers, mówi o dobrych praktykach w biurach.

– To gaszenie świateł, wyłączanie sprzętów z gniazdek po zakończeniu pracy – wskazuje. – Sprzęty biurowe odpowiadają jednak tylko za niewielką część miesięcznego zużycia energii w biurowcach. Nie przełoży się to więc na oszczędności. Największe zużycie prądu generują urządzenia odpowiedzialne za wentylację i klimatyzację, z których nie da się zrezygnować ani nawet znacząco ograniczyć ich działania nawet przy mniejszym zasiedleniu budynku, a to ze względu na przepisy określające minimalną ilość świeżego powietrza, która musi być dostarczona na powierzchnię. Można, oczywiście, obniżyć parametry temperaturowe nawiewanego powietrza (w zależności od pory roku podniesienie lub obniżenie temperatury choćby o 1 stopień), co przełoży się na realne oszczędności, a jednocześnie wpłynie na komfort pracujących. Ważne jest odpowiednie ustawienie urządzeń budynkowych i znalezienie kompromisu między oszczędnością a komfortem. Drugim największym pochłaniaczem energii są serwerownie i ich chłodzenie, których wyłączenie nie jest możliwe ze względów organizacyjnych. Dotyczy to większych firm z mocno rozbudowaną infrastrukturą IT – zaznacza.