Jednostki organizacyjne i wydziały (referaty) sporządzają projekty swoich planów finansowych w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej, zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, załączając do nich szczegółowe kalkulacje. Przygotowane projekty należy szczegółowo uzasadnić.
Jeżeli chodzi o podmioty realizujące programy i projekty finansowane ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, to powinny one określić w przygotowywanych materiałach planistycznych po pierwsze nazwę programu (projektu), a po drugie – łączny koszt programu (projektu) ze wskazaniem źródeł finansowania (środki z budżetu krajowego, środki z budżetu UE).
Gminne jednostki organizacyjne, które składają wnioski o przyznanie dotacji z budżetu, powinny w przygotowywanych projektach planów finansowych wskazać przede wszystkim wielkość planowanych przychodów osiąganych z działalności usługowej, w tym podlegającej dotowaniu, a także wielkość kosztów takiej działalności. Wskazać mają również wysokość dotacji, jaką planują uzyskać z budżetu gminy w roku budżetowym, którego projekt planu dotyczy. W materiałach planistycznych zawrzeć ponadto powinny szczegółową kalkulację przyjętych tam wielkości wraz z uzasadnieniem. Pamiętać również należy, że przyjęte wyliczenia muszą zostać sporządzone m.in. w odniesieniu do przewidywanego wykonania planu finansowego w bieżącym roku budżetowym.
W każdym z powyższych wypadków jednostki podległe sporządzają plany dochodów własnych. Nie należy w nich jednak uwzględniać tych, które są pozyskiwane z mienia komunalnego. Przygotować również trzeba plany wydatków bieżących. Przy ich opracowywaniu należy się przede wszystkim oprzeć na założeniach do projektu budżetu państwa, które zawierają przewidywany średnioroczny wzrost cen towarów i usług konsumpcyjnych stanowiący podstawę planowania.
Stosowne materiały niezbędne do przygotowania projektu budżetu sporządzić i przekazać powinny również gminne spółki. Co należy w nich wykazać? Przede wszystkim sugerowaną (planowaną) wysokość dofinansowania z budżetu gminy wraz z uzasadnieniem dopłaty wspólnika. Na tym etapie projektowania budżetu nie jest wskazane natomiast planowanie pokrycia straty bilansowej spółki przez wspólnika, która jest obliczana już po zamknięciu roku obrotowego (w praktyce przeważnie pokrywającego się z rokiem kalendarzowym) na podstawie rachunku zysków i strat.
