Pozycja obywatela w państwie zawsze znajduje odbicie w języku urzędowym. Jeżeli obywatel jest dla urzędu wyłącznie petentem, zatem stroną o pozycji słabej, zależnej, to używa się w stosunku do niego języka hermetycznego i niedbałego. Język taki, wbrew pozorom, nie jest korzystny także dla władzy, gdyż przyczynia się do tworzenia jej negatywnego wizerunku. Pismo urzędowe, decyzja to najczęstsze, podstawowe formy komunikacji urzędu ze społeczeństwem. Pismo obcesowe, niezrozumiałe, nieporadne rodzi postawy wrogie, pieniacze. Poważny procent skarg na działalność urzędów w Polsce ma źródło w niezrozumieniu źle napisanych pism urzędowych. Interesariusz, nie rozumiejąc pisemnej decyzji urzędu, nie korzysta często z należnych mu uprawnień, co przyczynia się do jego szkody, buntu i poczucia krzywdy.
Pismo obcesowe, niezrozumiałe, nieporadne rodzi postawy wrogie, pieniacze
Jednym z najczęściej podnoszonych postulatów i warunków pomyślnego, społecznego odbioru jest uproszczenie języka urzędowego. W Szwecji już kilkadziesiąt lat temu zrodził się ruch Plain languige. Niedawno prostotę języka urzędowego obiecał Amerykanom prezydent Obama.
Odnosząc się pozytywnie do tych trendów, prof. Jerzy Bralczyk – podczas dyskusji panelowej na Kongresie Gmin pt. „Skuteczna komunikacja czy udane porozumienie", której partnerem merytorycznym był PWN – wskazał jednak pewne pułapki nadmiernej infantylizacji języka. Zbytnie upraszczanie języka niekoniecznie oddaje istotę spraw, które nie zawsze są proste. Znalezienie złotego środka między precyzją a zrozumiałością stanowi właśnie największą trudność. Szczególnym wyzwaniem jest posługiwanie się językiem prawa, które bywa formułowane w sposób zawiły, co często stwarza niebezpieczeństwo błędnego zrozumienia i nadinterpretacji.
Na wizerunek władzy ujemnie wpływa nie tylko mniej lub bardziej celowa hermetyczność języka, ale także nadużywanie schematów językowych, wytartych fraz i wyrażeń tautologicznych. Bywa, że obniżają one znacznie powagę pism urzędowych i świadczą o niskiej sprawności językowej autorów. Sprawiają wrażenie niekompetencji urzędu. Wypracowanie dobrych wzorów polskich pism urzędowych jest zadaniem, które należy podjąć.
