Delegowanie pracowników do Holandii: zmiana przepisów już obowiązuje

Artykuł opracowany przez Ambasadę Królestwa Niderlandów w Warszawie.

Nowe przepisy wprowadzone na podstawie znowelizowanej unijnej Dyrektywy o delegowaniu pracowników obowiązują od dn. 30 lipca br. Zawierają one szereg dodatkowych regulacji związanych z delegowaniem pracowników do pracy w Holandii. Celem wprowadzonych zmian jest zapewnienie równych szans pracownikom na unijnym rynku pracy, a także ochrona praw pracowników delegowanych. Niniejsza nowelizacja zagwarantuje każdemu pracownikowi jednakowe wynagrodzenie za tę samą pracę na tym samym stanowisku.

Różni pracodawcy – różne warunki pracy

Delegowania, o którym mowa, dokonują pracodawcy zagraniczni, a zatem firmy zatrudniające pracowników lub agencje pracy tymczasowej. Znowelizowana ustawa przewiduje istotne zmiany w zakresie katalogu gwarantowanych warunków zatrudnienia. Zakres tego katalogu zależy jednak od rodzaju działalności prowadzonej przez delegującego pracodawcę.

Jak wspomniano wcześniej, istotne jest, jaką działalność prowadzi pracodawca zagraniczny. Pracodawca prowadzący firmę zobowiązany jest zapewnić swoim pracownikom czasowo oddelegowanym do Holandii „podstawowe" warunki zatrudnienia przewidziane w holenderskim prawie pracy oraz w powszechnie wiążących postanowieniach układów zbiorowych pracy (CAO) podczas pierwszych 12 miesięcy oddelegowania pracownika. Obejmują one prawo do płacy minimalnej, uregulowań w zakresie pracy oraz dostatecznej liczby godzin wypoczynku, urlopu, bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz równego traktowania. Okres zapewnienia wyłącznie „podstawowego" katalogu warunków zatrudnienia może być przedłużony do 18 miesięcy, jeśli decyzją pracodawcy zagranicznego delegowanie na okres 12 miesięcy przedłużono do 18 miesięcy.

Po tym czasie pracodawca zagraniczny musi zapewnić pracownikowi pracę na warunkach „rozszerzonych". Pracodawca prowadzący agencję pracy tymczasowej katalog ten musi zapewnić pracownikom znacznie wcześniej, od pierwszego dnia ich pracy.

„Rozszerzony" katalog warunków zatrudnienia w praktyce obejmuje nabycie przez pracownika delegowanego prawa niemal do wszystkich warunków zatrudnienia przewidzianych przez holenderskie prawo pracy oraz powszechnie wiążące postanowienia układów zbiorowych pracy. Na przykład, odnosi się to do holenderskiego „Zbiorowego układu pracy dla pracowników agencji pracy tymczasowej", który musi być stosowany w przypadku zatrudnienia w Holandii tymczasowych pracowników agencyjnych. Jednakże nie odnosi się to do warunków dotyczących dodatkowych planów emerytalnych czy warunków zawierania i rozwiązywania umów o pracę.

Dodatkowe „podstawowe" warunki zatrudnienia

„Podstawowe” warunki zatrudnienia, do których uprawnieni są delegowani pracownicy w trakcie 12 lub 18 miesięcy ich delegowania, jak wspomniano wyżej, uległy rozszerzeniu.

Po pierwsze, spełnione muszą być warunki dotyczące zakwaterowania pracowników, o ile pracodawca udostępnia zakwaterowanie pracownikom delegowanym, którzy przebywają poza swoim zwyczajowym miejscem pracy w Holandii.

Po drugie, pracodawca zobowiązany jest do dokonania zwrotu wydatków za podróż, wyżywienie i zakwaterowanie pracownikom, którzy w celu wykonywania pracy przebywają poza swoim zwyczajowym miejscem pracy w Holandii. Dotyczy to wyłącznie kosztów ponoszonych przez pracowników delegowanych, gdy muszą dojeżdżać do swojego zwyczajowego miejsca pracy w Holandii lub gdy pracodawca wysyła ich tymczasowo z owego zwyczajowego miejsca pracy do innego miejsca pracy.

Zwrot faktycznie poniesionych kosztów

Pracodawca zagraniczny musi dokonać zwrotu kosztów faktycznie związanych z delegowaniem, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania, zgodnie z prawem krajowym i/lub praktyką w kraju pochodzenia mających zastosowanie do umowy o pracę zawartą między pracodawcą a jego pracownikami delegowanymi. Na przykład, zgodnie z polskim prawem.

Ponadto, nowelizacja wprowadzona latem zobowiązuje pracodawców / agencje do prowadzenia przejrzystych rozliczeń. Dlaczego? Pracodawca /agencja musi jasno rozróżnić i zapisać, która część wypłaty to wynagrodzenie, a która część odnosi się do poniesionych wydatków.

W przypadku kontroli musi być bowiem jasne, że pracownik otrzymuje minimalną płacę zgodnie z holenderskim prawem lub układem zbiorowym pracy, a także, że pokrycie kosztów stanowi dodatek do tego wynagrodzenia. Jeśli nie jest jasne, czy zwrot kosztów został wypłacony, a jeśli tak, to które jego części zostały wypłacone na pokrycie kosztów, wówczas cały zwrot będzie uważany za dodatek na pokrycie kosztów i tym samym nie będzie traktowany jako część ustawowej płacy minimalnej lub układu zbiorowego pracy.

Zastępstwo pracownika

Co ważne, w przypadku wysłania innego pracownika w zastępstwie pracownika delegowanego, czas delegowania, a tym samym moment nabycia praw do określonych wyżej warunków pracy, nie nalicza się od momentu, w którym drugi pracownik rozpoczyna pracę, lecz stanowi niejako kontynuację zatrudnienia pracownika delegowanego. Zastępstwo traktowane jest zatem jako pojedyncze delegowanie pracownika.

Zakres odpowiedzialności

W przypadku delegowania pracownika przez agencję faktem jest, że to usługobiorca w Holandii zobowiązany jest poinformować pracodawcę zagranicznego o warunkach zatrudnienia, jakie obowiązują w jego zakładzie pracy. Musi to zrobić przed rozpoczęciem delegowania pracownika. Niemniej, to pracodawca zagraniczny pozostaje odpowiedzialny za faktyczne zapewnienie pracownikowi odpowiednich warunków pracy nawet wtedy, gdy tymczasowy pracownik agencji odesłany jest przez usługobiorcę holenderskiego do strony trzeciej.

Delegowanie obywateli krajów trzecich

W tym miejscu warto przypomnieć, że delegowanie obywateli krajów trzecich także podlega notyfikacji. Jest ono możliwe pod pewnymi warunkami. Na przykład, pracownicy ci muszą być zatrudnieni przez pracodawcę polskiego, posiadać polskie zezwolenie na pracę i prawo pobytu oraz spełniać wymogi zabezpieczenia społecznego w Polsce. Jeśli okres delegowania przekracza 90 dni, wówczas niezbędne jest posiadanie także holenderskiego pozwolenia na pobyt. W tym czasie ci pracownicy mają prawo do tych samych warunków zatrudnienia, co polscy pracownicy delegowani (na początku prawo do katalogu „podstawowego" warunków zatrudnienia, jeśli są delegowani do Holandii przez ich pracodawcę zagranicznego, lub do katalogu „rozszerzonego" w przypadku delegowania przez agencję). Delegowanie obywateli krajów trzecich należy notyfikować w ten sam sposób, co delegowanie obywateli Unii Europejskiej.

Obowiązek notyfikacji pracowników – minął czas okresu przejściowego

Warto przypomnieć, że jednym z nowym obowiązków spoczywających na pracodawcach zagranicznych i agencjach pracy tymczasowej delegujących pracowników do Holandii, który wszedł w życie w tym roku, jest obowiązek notyfikacji usług świadczonych przez pracowników delegowanych. Od dnia 1 marca br. zgłoszenia należy dokonywać za pomocą internetowego portalu, dostępnego za pośrednictwem strony www.postedworkers.nl lub portalu prowadzonego przez Ambasadę Królestwa Niderlandów w Warszawie – www.wHolandii.pl (w j.polskim).

W tzw. okresie przejściowym holenderska inspekcja pracy nie wyciągała konsekwencji w stosunku do pracodawców czy usługobiorców w przypadku braku spełnienia tego obowiązku.

Natomiast od dnia 1 września br. za niedopełnienie obowiązku notyfikacji grożą surowe kary, np. za brak spełnienia obowiązku notyfikacji nie więcej niż 9 pracowników grozi pracodawcy zagranicznemu kara grzywny w wysokości 1500 EUR. Kwota ta wzrasta w przypadku większej liczby pracowników.

Pozostałe obowiązki

Oprócz wspomnianych obowiązków, pracodawca zagraniczny jest zobowiązany do wyznaczenia osoby jako punktu kontaktowego dla inspekcji SZW w Holandii. Osobą do kontaktu może być wyłącznie osoba fizyczna, np. pracownik biura administracyjnego. Funkcję tę może pełnić również sam pracownik delegowany, o ile jest on upoważniony do wysyłania i otrzymywania dokumentów związanych z jego delegowaniem i przebywa w Holandii przez cały okres swojego delegowania.

Ponadto, pracodawca ma obowiązek posiadania określonych dokumentów w Holandii – w miejscu pracy oddelegowanego pracownika dotyczących jego zatrudnienia (w tym np. umów o pracę, dowodów wypłaty wynagrodzenia, opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, dokumentów potwierdzających liczbę przepracowanych godzin, etc.). W przypadku braku spełnienia tego obowiązku, pracodawcy zagranicznemu grozi kara grzywny w wysokości 8000 EUR. Co więcej, holenderska inspekcja pracy (Inspectorate SZW) może zażądać do nich dostępu w trakcie delegowania, jak również po jego zakończeniu. Dlatego dokumenty te muszą pozostać dostępne w miejscu pracy przez okres pięciu lat po zakończeniu delegowania pracownika.

Warto też wspomnieć, że zagraniczna agencja pracy tymczasowej lub inne przedsiębiorstwo delegujące pracowników w Holandii zobowiązane jest zarejestrować się w holenderskim rejestrze przedsiębiorców (KVK), jeśli pracownicy ci pracują pod nadzorem i kierownictwem usługobiorcy w Holandii.

Więcej informacji na temat delegowania pracowników do Holandii znajdziesz na portalu www.wHolandii.pl (w j.polskim) oraz na www.postedworkers.nl.