Dezorganizacja pracy zmniejsza wydajność i uderza w budżet firmy, dlatego najczęściej jedynym wyjściem jest pociągnięcie do odpowiedzialności zatrudnionego, a jednocześnie wysłanie mu ostatecznego sygnału ostrzegawczego. Niepodważalna wina pracownika i bezprawność jego zachowania jest podstawą do wyegzekwowania zobowiązań.
Trzy kary do wyboru
W katalogu biznesowych sankcji można znaleźć tylko trzy rodzaje kar: upomnienie, naganę i karę finansową. Pracodawca nie ma prawa stosowania innych, wymyślonych przez siebie środków. Upomnieniem i naganą można ukarać za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku, łamanie przepisów przeciwpożarowych, bezpieczeństwa i higieny pracy, niestosowanie się do przyjętego sposobu potwierdzenia przybycia i obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności. Karę pieniężną można z kolei nałożyć w trzech przypadkach: za nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych, łamanie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz spożywanie alkoholu w czasie pracy. Środki pozyskane z tego tytułu muszą być przeznaczone na poprawę warunków pracowniczych. Kara pieniężna może być potrącona bezpośrednio z wynagrodzenia. Pracodawca musi przeprowadzić rozmowę z oskarżonym o naruszenie zasad w firmie, co wynika z prawa do informacji. Pracownik powinien mieć świadomość, za jakie zachowanie będzie ukarany. Czyn, za który poniesie konsekwencje, nie może się przedawnić.
Pracodawca nie ma też obowiązku stopniowania kar, tzn. upomnienie nie musi być pierwszą formą sankcji. – Na przykład jeśli pracownik nie stawił się w pracy, to raczej potrącimy mu dniówkę. Jeśli się spóźnił, to prawdopodobnie poprzestaniemy na upomnieniu. W niektórych kulturach organizacyjnych przyjmuje się zasadę „dwóch ostrzeżeń", czyli po drugim upomnieniu pracownik jest informowany, że brak poprawy będzie skutkował eskalacją kar. Dobrą praktyką jest opisanie w regulaminie zasad i katalogu zdarzeń skutkujących karami. Ułatwia to pracownikom zrozumienie, czego się od nich oczekuje, a kierownikom daje pomocne wskazówki w sytuacji, gdy mają zareagować na problemy – mówi doradca biznesowy Bernard Fruga.
Prawo do sprzeciwu
Nałożenie kary porządkowej wiąże się często z utratą prawa do premii. Wybranie najlżejszej kary – upomnienia – uzasadnione jest nawet w przypadku udowodnienia niewielkiego stopnia winy. Bezprawność czynu musi być oceniona w oparciu o przepisy. Na przykład jeśli pracodawca wydaje polecenia, których wykonanie nie jest związane z obowiązkami zawodowymi lub byłoby niezgodne z prawem, pracownik nie może odpowiadać za ich niewykonanie. Odpis zawiadomienia o zastosowanej karze porządkowej składa się do akt osobowych, a po roku nienagannej pracy usuwa się te informacje – pracownik z czystą kartą kontynuuje współpracę. Zatrudnionemu, który uważa, że zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu. Takie pracownicze weto może dotyczyć niezachowania przez pracodawcę wymogów formalnych (np. nałożenie kary nastąpiło po upływie terminów ustawowych lub bez wysłuchania pracownika albo kara nie figuruje w ustawie), jak również istnienia podstaw do jej niezastosowania (np. w sytuacji, gdy pracownik jest przekonany, że czynu nie popełnił). Powszechnym błędem pracodawców jest podpisanie zawiadomienia o ukaraniu jeszcze przed wysłuchaniem podwładnego. Sprzeciw pracownik musi zgłosić w ciągu 7 dni od zawiadomienia o karze.
Decyzja co do uwzględnienia lub odrzucenia sprzeciwu należy do pracodawcy i musi zapaść w ciągu 14 dni od jego wniesienia. Jednak jeśli w firmie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca powinien pamiętać o konieczności dokonania konsultacji z reprezentującą pracownika jednostką. Szef musi niezwłocznie zwrócić się do związku zawodowego, aby zdążyć z rozpatrzeniem sprzeciwu, szczególnie że przepisy Kodeksu pracy nie przewidują terminu, w jakim związek zawodowy powinien odpowiedzieć pracodawcy. Gdy przełożony odrzuci weto pracownika w ciągu 14 dni, zatrudniony może próbować udowodnić swoją niewinność, występując do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary.
Do ilu razy sztuka
Reprymenda może podciąć skrzydła i wywołać demotywację. Celem upomnienia jest wysłanie sygnału o potrzebie wdrożenia zmian, tak by współpraca układała się lepiej. Jak dyplomatycznie dawać dowody niezadowolenia, by nie zniechęcić do dalszego działania i zmusić do poprawienia tego, co szwankuje? – Warto trzymać się trzech zasad. Pierwsza to oddzielenie osoby od problemu. Powiemy zatem „proszę cię o większą dokładność w opisywaniu rachunków", a nie „widzę, że nie potrafisz ani liczyć ani pisać." Druga zasada to mówienie językiem udoskonalania – wskazujemy co i jak można poprawić, a nie skupiamy się na wytykaniu problemów. Powiemy raczej „Ta prezentacja jest dobra, ale potrzebujemy czegoś bardzo dobrego. Popraw czcionkę, zastosuj ilustracje z branżowego katalogu i rozbij tekst na więcej slajdów" zamiast mówić „To nie jest dobra prezentacja. Jesteś w tym kiepski."
Jak cyfrowa rewolucja wpływa na biznes i życie codzienne
Trzecia zasada to zwracanie uwagi za zamkniętymi drzwiami. Przyjęcie krytyki od przełożonego jest dla pracowników trudnym doświadczeniem, więc nie trzeba dokładać do tego publicznego zawstydzania – zauważa Bernard Fruga.
Szefowie nie raz stają przed dylematem: która nagana z kolei ma być dyskwalifikująca? Ile szans warto dać? Odpowiedzi warto poszukać w postawie pracownika. Każdy przypadek jest indywidualny. Reprymenda to w pewnym sensie narzędzie wychowawcze. Mądry pracodawca nie tylko ukarze, ale wskaże też propozycje rozwiązań. – Na przykład jeśli pracownik ma problem z punktualnością, szef może zasugerować przesunięcie czasu pracy o pół godziny albo zmianę środka transportu. Osoba o pozytywnym nastawieniu podejmie starania, by problem wyeliminować – dodaje ekspert. W zarządzaniu zakłada się, że kompetencji można kogoś nauczyć, ale wpływ na kształtowanie postaw jest ograniczony. Jeśli więc mimo dobrej woli przełożonego pracownik bagatelizuje wskazówki i wciąż wpada w takie same tarapaty, sam wypisuje sobie wypowiedzenie.
Jeden czyn, jedna kara - Katarzyna Kałuża, radca prawny
Rz: Za jakie wykroczenia można ukarać pracownika?
Katarzyna Kałuża: Kary porządkowe dla pracowników, tj. kara upomnienia, kara nagany i kara pieniężna uregulowane są w Kodeksie pracy. W praktyce można je zastosować za spóźnianie się, wykonywanie czynności niezwiązanych z obowiązkami, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w miejscu pracy, niewłaściwe zachowanie w stosunku do współpracowników, brak dbałości o dobro zakładu pracy, łamanie zasad współżycia społecznego i nieprzestrzeganie wewnętrznych aktów prawnych.
Pracodawca nie może wprowadzać dodatkowych kar?
Katalog kar porządkowych jest zamknięty – pracodawca nie może zastosować innej kary poza wymienionymi. Warto zaznaczyć, że kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od 1-dniowego wynagrodzenia, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia.
Czym kierować się przy wyborze sankcji?
Trzeba pamiętać o zasadzie „jedna kara za jeden czyn", co jednakże nie wyklucza możliwości zastosowania wobec pracownika innej sankcji, np. nieusprawiedliwiona nieobecność poza karą nagany może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Przy upomnieniu czy naganie bierze się pod uwagę rodzaj naruszenia obowiązków, stopień winy pracownika i jego stosunek do pracy. Pracodawca nie jest związany gradacją kar, co oznacza, że nie ma obowiązku w pierwszej kolejności stosować upomnienia jako kary lżejszej.
Ile czasu pracodawca ma na decyzję?
Kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia. Zarówno termin dwutygodniowy, jak i trzymiesięczny są ostateczne i po ich upływie nie podlegają przywróceniu. Upomnienie lub nagana mogą być zastosowane tylko po wysłuchaniu pracownika lub przedstawieniu stanowiska na piśmie, chyba że zrezygnował ze stworzonych mu w określonym miejscu i czasie możliwości złożenia wyjaśnień.
W jakiej formie informować o nałożeniu kary?
O karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj i datę naruszenia obowiązków oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Ustne powiadomienie należy traktować jedynie jako zamiar ukarania. —rozmawiała Anna Czyżewska
