Uczelnie cierpią na brak integracji IT i archaiczność rozwiązań

Rz: Rząd przyjął konstytucję dla nauki, czyli reformę szkolnictwa wyższego, która ma m.in. podwyższyć jakość studiów i zwiększyć konkurencyjność polskich uczelni, zapewniając im ponad 3-miliardowy zastrzyk finansowy na inwestycje. Na co uczelnie powinny postawić?

Daniel Lala, wiceprezes Asseco Data Systems: Obecny rok jest dla uczelni przełomowy. Z jednej strony pojawia się mnóstwo zmian związanych z ustawą uczelnia 2.0. W naszych bieżących kontaktach z uczelniami widzimy, że wywołuje ona wiele niepewności i obaw, chociaż była przez dwa lata konsultowana ze środowiskiem akademickim i spotkała się tam z pozytywnym odbiorem. Kolejnym przełomem są zmiany związane z RODO, które dotyczą wszystkich organizacji, w tym uczelni. Duże uczelnie są w stanie same sobie poradzić z tym tematem, gdyż mają silne działy IT, jednak dla mniejszych organizacji jest to gigantyczne wyzwanie. Bez wsparcia firm doradczych i integratorów sprostanie wymogom związanym z RODO będzie praktycznie niemożliwe.

Jednak uczelnie dostaną spore pieniądze, by radzić sobie z tymi wyzwaniami.

Rzeczywiście – dzięki NCBR od zeszłego roku na polskie uczelnie czekają duże środki związane z POWER 3.5 – kompleksowymi programami dla wyższych uczelni. To ogromna szansa na podniesienie jakości kształcenia w Polsce. Co więcej, znaczną część tego budżetu można wykorzystać na informatyzację uczelni, z którą dotychczas nie było najlepiej. Przekonaliśmy się o tym podczas spotkań z ponad setką szkół wyższych w ciągu ostatniego roku.

Co jest nie tak z informatyzacją?

Głównym problemem jest brak kompleksowych rozwiązań na poziomie uczelni, brak integracji systemów IT, a często także archaiczność rozwiązań pochodzących jeszcze z epoki DOS-a czy początków Windows. W rezultacie trudno jest im zapewnić wsparcie IT czy je rozwijać. Decyzje dotyczące informatyzacji dotychczas były często podejmowane przez poszczególne wydziały, więc realizowano mnóstwo oddzielnych projektów. W rezultacie co wydział, to często inne rozwiązanie. Na wielu uczelniach działają systemy od różnych dostawców, między którymi nie ma żadnego przepływu informacji. Zamiast kompleksowego, zintegrowanego rozwiązania istnieje mnóstwo samodzielnych systemów. Część z uczelni wiele lat temu podjęła decyzję o samodzielnym budowaniu rozwiązań, przez własne zespoły IT. Moim zdaniem to błąd. Oczywiste jest, że system rozwijany tylko dla jednego podmiotu z punktu widzenia ekonomicznego i technologicznego nie jest w stanie być alternatywą dla rozwiązań komercyjnych wdrażanych i rozwijanych dla kilkunastu czy kilkudziesięciu uczelni.

Uczelnie dostrzegają potrzebę zmian?

To już nie jest kwestia chęci, lecz konieczność. Rządowa konstytucja dla nauki, nowe przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych i wreszcie cyfrowa rewolucja ogarniająca wiele sfer życia wymuszają nowe rozwiązania. Potwierdził to ogłoszony w zeszłym roku konkurs „Zintegrowane programy uczelni" z budżetem w wysokości miliarda złotych. Ponad 100 polskich uczelni sięgnęło po te pieniądze – większość z powodzeniem. 7 maja Narodowe Centrum Badań i Rozwoju ogłosiło trzy nowe konkursy w ramach działania 3.5 „Kompleksowe programy szkół wyższych", gdzie łączna alokacja środków to również miliard złotych. Co ważne, będą mogły w nim startować także te uczelnie, które dostały dofinansowanie w ramach poprzedniego konkursu. To pozwoli kontynuować informatyzację.

Dzisiaj uczelnie mogą te zmiany współfinansować ze środków UE. W przypadku niewykorzystania tej szansy za dwa, trzy lata będą musiały zainwestować w rozwój i wymianę systemów informatycznych, z tą różnicą, że musiałyby sfinansować je ze środków własnych.

Czy na uczelniach jest podobnie jak w przedsiębiorstwach, gdzie prywatne firmy są często bardziej zaawansowane informatycznie niż publiczne?

Tutaj ten podział nie jest taki oczywisty, bardzo dużo zależy od władz uczelni. Niemniej jednak na uczelniach prywatnych szybciej podejmowana jest decyzja o rozpoczęciu projektu, wdrożeniu nowego rozwiązania. Uczelnie te, chcąc być konkurencyjne, wykorzystują efektywnie szanse związane z finansowaniem, o którym rozmawialiśmy.

A w przypadku uczelni publicznych?

Na dużych publicznych uczelniach proces podejmowania decyzji jest bardziej złożony, władze pracują w rygorze kadencyjności. Wdrożenie nowych technologii jest również blokowane przez silne zespoły IT uczelni, które preferują rozwój systemów informatycznych własnymi siłami.

Od czego powinny zacząć?

Na początek potrzebny jest precyzyjny audyt, by zdiagnozować sytuację, która często przypomina w żaden sposób niełączące się puzzle. Trzeba ocenić, które systemy IT są tak archaiczne, że warto je wymienić, zostawiając rozwiązania, z którymi uczelnie bardzo mocno się utożsamiają. Te z kolei trzeba będzie zintegrować z całością. Proponujemy jedno rozwiązanie, które obejmie wsparcie wszystkich istotnych procesów realizowanych przez uczelnie. Rozwiązanie to obejmuje platformę edukacyjną, narzędzia dla akademickich biur karier, dziekanat, rekrutację, obieg dokumentów, budżetowanie, skończywszy na systemach klasy ERP. Dostępne środki powodują, że stworzony zostanie pewien standard kompleksowego oprogramowania na uczelniach.

Kto go tworzy?

Tak naprawdę robią to same uczelnie, wybierając odpowiedniego dostawcę i wdrażając narzędzia. Nie ma jednego, gotowego rozwiązania, które byłoby instalowane „z półki". Asseco jest partnerem dla uczelni w tym procesie. My, współpracując z kilkunastoma uczelniami i korzystając z naszego doświadczenia i produktów, pomagamy uczelni zbudować kompleksowe, nowoczesne rozwiązanie, uwzględniając zarówno najlepsze praktyki wynikające ze współpracy z innymi uczelniami, jak i jej specyficzne potrzeby.

Co może zmienić cyfryzacja na uczelniach?

Na razie występuje duża dysproporcja między usługami, które uczelnie oferują studentom, a potrzebami młodych ludzi, którzy teraz zaczynają studia. Oni nie chcą stać w długich kolejkach, by zdobyć miejsce w domu studenckim, ani wyszukiwać potrzebnych informacji na stronie dziekanatu. Oczekują mobilnych aplikacji, które poinformują ich o opłatach, zajęciach, dostarczą wymagany materiał, ćwiczenia, egzaminy. Są też otwarci na wirtualną rzeczywistość, ten najbardziej widowiskowy element cyfryzacji. Na Wydziale Prawa Uniwersytetu Wrocławskiego wdrożyliśmy niedawno projekt edukacyjny „Wirtualna scena zbrodni" – dzięki technologii wirtualnej rzeczywistości studenci mogą niemalże dotknąć tego, o czym do tej pory mogli jedynie słuchać na wykładach. To naprawdę wprowadza nową jakość do procesu nauczania.