Aż 94 proc. przedsiębiorców otrzymuje od swoich kontrahentów faktury w postaci papierowej – wynika z danych GUS. To sprzyja opóźnieniom w płatnościach i wpływa na koszty obsługi. W Skandynawii odsetek firm wymieniających się dokumentami w formie elektronicznej sięga 79 proc., a w niektórych krajach, na przykład we Włoszech, wystawianie faktur w cyfrowej formie jest wręcz obligatoryjne.
– To pokazuje, że rzeczywistość w Polsce jest analogowa, a nie cyfrowa, i trudno w takiej sytuacji mówić o wdrażaniu takich technologii jak big data, chmura czy sztuczna inteligencja. To tak jakby do starego samochodu włożyć nowy silnik: auto pojedzie z pewnością szybciej, ale tylko do czasu – mówi Tomasz Kuciel, prezes firmy Edison. Dodaje, że korzyści wynikających z cyfryzacji jest wiele i co ważne, wcale nie trzeba wdrażać bardzo zaawansowanych rozwiązań technologicznych, by uzyskać widoczne korzyści.
Dokumenty pod lupą
Ważnym aspektem cyfryzacji jest ograniczenie kosztów pracy i przyspieszenie procesów. Dobrze obrazują to konkretne dane. Szacuje się, że wprowadzenie w Castoramie nowej technologii i automatycznych e-faktur skróciło obieg papierowych dokumentów z 12 dni do 45 minut. Tyle czasu potrzeba obecnie na ich zaksięgowanie w systemie archiwizacji faktur elektronicznych.
– To oznacza, że cały proces został przyspieszony aż 384 razy. Przed wdrożeniem technologii błędy formalne, np. omyłkowe adresowanie dokumentów, i żmudne czynności, takie jak otwieranie kopert, potwierdzanie odbioru, ręczne segregowanie i archiwizacja, zajmowały około 90 proc. czasu pracy księgowych – wylicza Kuciel. Automatyzacja pozwala także znacząco ograniczyć koszty związane z drukowaniem dokumentów i ich wysyłaniem tradycyjnymi metodami. Szacuje się, że firma wystawiająca oraz otrzymująca tysiąc faktur miesięcznie jest w stanie zachować w budżecie blisko 12 tys zł.
