W systemie informacji oświatowej od 2005 r. gromadzone są dane dotyczące wszystkich szkół i placówek w kraju oraz uczniów i nauczycieli. Od 2007 r. dane te są wykorzystywane do podziału części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostek samorządu terytorialnego.
Kontrole NIK wykazywały już wcześniej, że dane gromadzone w bazie danych starego SIO nie zapewniają wiarygodności i kompletności informacji. Sytuację miał uzdrowić nowy system, który zaczął funkcjonować w 2012 r. i w którym inaczej zbierane są dane o uczniach i nauczycielach. Odstąpiono w nim od zasady gromadzenia danych zbiorczych na temat szkół i placówek oświatowych na rzecz danych jednostkowych.
System niedopracowany
Minister edukacji narodowej nie zapewnił użytkownikom nowego SIO - szkołom i placówkom oświatowym oraz innym jednostkom wykonującym zadania z zakresu oświaty - pełnej możliwości przekazania wymaganych danych dziedzinowych w obowiązującym terminie (do 9 kwietnia 2013 r.) i późniejszej ich aktualizacji. W udostępnionym wówczas oprogramowaniu do prowadzenia lokalnych baz danych nie było możliwości przekazania 48 rodzajów danych dziedzinowych m.in.: danych o kwalifikacjach nauczyciela, o objęciu ucznia pomocą psychologiczno-pedagogiczną, czy danych o korzystaniu przez ucznia z pomocy materialnej. W oprogramowaniu udostępnianym w tym celu w okresie październik-grudzień 2015 r. nadal brakowało możliwości przekazania sześciu rodzajów danych dziedzinowych np. o wpisaniu nauczyciela na listę egzaminatorów. W konsekwencji (a także wskutek niepełnego wywiązywania się z obowiązków sprawozdawczych przez podmioty zobowiązane do prowadzenia lokalnych baz danych) baza danych nowego SIO za lata szkolne 2012/2013-2015/2016 (do 11 grudnia 2015 r.) nie była kompletna oraz wiarygodna. Zgromadzone w niej dane obejmowały m.in. tylko od 28 do 78 proc. ogółu dzieci faktycznie objętych wychowaniem przedszkolnym w tych latach oraz od 33 do 85 proc. ogółu zatrudnionych nauczycieli.
Niekompletność danych w bazie danych nowego SIO sprawiała, że wykorzystanie Sytemu do wspierania zadań oświatowych, zarówno na poziomie krajowym, regionalnym jak i lokalnym, było możliwe tylko w ograniczonym zakresie. W tej sytuacji nadal wykorzystywany jest głównie stary system informacji oświatowej, którego funkcjonowanie zostało przedłużone do 1 marca 2017 r. Z bazy nowego Systemu wykorzystywano głównie Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych (obejmujący dane identyfikacyjne szkół i placówek oświatowych, takie jak: dane teleadresowe, specyfika organizacyjna, informacje o organie prowadzącym) udostępniany publicznie na portalu internetowym nowego SIO i będący źródłem danych o strukturze jednostek oświatowych w układzie terytorialnym kraju (gmin, powiatów, województw).
NIK zauważa, że niekompletna baza danych nowego SIO sprawiła, że pogorszyła się dostępność do danych oświatowych dot. warunków materialnych funkcjonowania szkół i placówek oświatowych. Dane te nie mogą być pozyskiwane za pomocą starego SIO, bowiem od 2013 r. zaprzestano ich gromadzenia w starej bazie.
