Jak załatwiać sprawy urzędowe w Polsce mieszkając za granicą

- Jedna ze stron postępowania dotyczącego pozwolenia na budowę mieszka obecnie w Norwegii. W toku postępowania wyraziła zgodę na doręczanie jej pism w drodze elektronicznej. Czy jeśli zrezygnuje z tej formy doręczeń, będzie musiała ustanowić pełnomocnika w Polsce?

Tak.

W przypadku, gdy strona postępowania mieszka za granicą, doręczanie jej pism przez organ może być utrudnione. Mechanizmem zabezpieczającym przed komplikacjami w tym zakresie jest przewidziany w art. 40 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) wymóg dotyczący ustanowienia przez stronę mieszkającą za granicą pełnomocnika w Polsce. Zgodnie z tym przepisem strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń, chyba że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zakres umocowania pełnomocnika do doręczeń jest ograniczony do czynności związanych z odbiorem i przekazywaniem korespondencji i nie obejmuje innych obowiązków strony (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 czerwca 2012 r., sygn. II FZ 460/12).

Przy pierwszym doręczeniu za granicę organ ma obowiązek powiadomić stronę o konieczności ustanowienia pełnomocnika do prowadzenia sprawy albo do doręczeń, wskazać, jaka osoba może być pełnomocnikiem (musi to być osoba fizyczna mająca zdolność do czynności prawnych i zamieszkała w Polsce) oraz wyznaczyć stronie termin na dokonanie tej czynności.

Organ musi także pouczyć stronę o skutkach działania bez pełnomocnika. Powinien wskazać, że jeżeli strona nie będzie posiadać pełnomocnika do prowadzenia sprawy albo do doręczeń i nie skorzysta z doręczeń w formie elektronicznej, to adresowane do niej pisma będą pozostawiane w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Datą doręczenia pisma będzie wówczas dzień włączenia go do akt. Doręczenie pisma skierowanego do strony zamieszkałej za granicą przez złożenie go do akt może nastąpić jednak tylko w przypadku dalszych pism. Organ musi bowiem najpierw pouczyć o tym stronę przy pierwszym doręczeniu za granicę (por. postanowienie Sądu Najwyższego z 24 października 1980 r., sygn. I CZ 130/80, OSNC 1981/5/89). Wymóg ustanowienia pełnomocnika nie obciąża strony w sytuacji, gdy doręczenia są dokonywane przez organ za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z art. 39

1

§ 1 k.p.a. doręczenie pism następuje w tej formie, jeżeli strona spełni jeden z następujących warunków:

- złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu,

- wystąpi do organu o takie doręczenie i wskaże mu adres elektroniczny albo

- wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi adres elektroniczny.

Gdyby jednak strona skorzystała z tego rozwiązania, a następnie cofnęła zgodę na doręczanie jej pism w formie elektronicznej, będzie musiała wskazać w kraju pełnomocnika do prowadzenia sprawy albo co najmniej do doręczeń.

podstawa prawna: Art. 32–33, art. 39