Zbyt długie zdania, skomplikowana terminologia i używanie długich wyrazów – to tylko niektóre grzechy polskiej administracji. Wszystko to sprawia, że większość tekstów zamieszczanych na stronach internetowych urzędów jest zrozumiała, ale tylko dla osób z wyższym wykształceniem. A i to nie zawsze. Tak wynika z raportu „Przystępność tekstów urzędowych w internecie" przygotowanego w Pracowni Prostej Polszczyzny na Wydziale Filologicznym Uniwersytetu Wrocławskiego.

Gazety wzorem

– Język internetu powinien być prosty. Przedstawiciele nielicznych urzędów mają świadomość tego, że czym innym jest komunikat zamieszczany na stronie www urzędu, a czym innym jest tradycyjne pismo urzędowe. Wiadomości z sieci powinny być zrozumiałe nawet, gdy percepcja odbiorcy jest ograniczona, bo np. czyta komunikat na smartfonie, idąc przez miasto – mówi dr Grzegorz Zarzeczny, współautor raportu. I dodaje, że niestety większość wiadomości zamieszczanych na stronach internetowych administracji jest napisana trudnym, urzędowym językiem.

W badaniu brane były pod uwagę teksty wiadomości publikowane na stronach głównych, w działach „aktualności" lub analogicznych, czyli tzw. urzędowe newsy. Powinny być więc one napisane językiem, którym posługują się dzienniki i tygodniki opinii. Tylko nieliczne urzędy spełniają te wymogi. Za wzór – zdaniem autorów raportu – może służyć strona internetowa Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Zrozumienie zamieszczanych na niej tekstów nie powinno sprawić problemu maturzyście. Ministerstwo to również w poprzednich latach znajdowało się w pierwszej dziesiątce, konsekwentnie podnosząc swoją pozycję w rankingu (w roku 2015 – 8 miejsce, w 2016 – 6 miejsce).

Drugie miejsce przypadło Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Pomorskiego (w 2015 – 4 miejsce, w 2016 – spadek na 11). Trzecie miejsce – bez zmian w stosunku do poprzedniego roku – zajmuje lider z roku 2015, czyli Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Najwięcej długich czy trudnych wyrazów miały komunikaty na stronach Ministerstwa Cyfryzacji.

– Urzędnicy, którzy mają problem z tworzeniem zrozumiałych komunikatów mogą wejść na strony internetowe najlepszych urzędów i zapoznać się z tekstami, które są na nich zamieszczane, by wziąć z nich przykład – mówi Grzegorz Zarzeczny.

Pod lupą językoznawców

Doktorzy Tomasz Piekot i Grzegorz Zarzeczny oraz ich studenci z Pracowni Prostej Polszczyzny na Wydziale Filologicznym Uniwersytetu Wrocławskiego przeanalizowali informacje publikowane na stronach internetowych ponad 50 instytucji – ministerstw, urzędów wojewódzkich i urzędów marszałkowskich, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów i Prezydenta RP.

Autorzy raportu w swoich badaniach uwzględnili trzy właściwości tekstów, które decydują o ich przystępności:

- średnia długość zdania wyrażona średnią liczbą wyrazów – im dłuższe zdanie, tym wolniej będziemy je przetwarzać pod względem zawartości informacyjnej. Średnia długość zdania w internecie nie powinna przekraczać 15 słów. Tymczasem w urzędniczych komunikatach rekordowe zdania miały nawet 113 wyrazów;

- odsetek wyrazów długich w tekście – parametr ten wskazuje niezależną od autora trudność tematu, ale też sposób, w jaki autor swój specjalistyczny świat czyni dostępnym. Badacze uznali, że teksty urzędowe nie powinny zawierać więcej niż 15 proc. długich wyrazów;

- indeks mglistości FOG – to tzw. wskaźnik edukacyjny (ponieważ symuluje, jak dużo klas w szkole trzeba skończyć, by lektura tekstu okazała się łatwa) i jednocześnie superparametr, który łączy dwa wymienione wcześniej wskaźniki.

– Indeks mglistości to prosty wzór, wymyślony dla języka angielskiego, ale przystosowany do naszych realiów. Bierze pod uwagę to, czy w tekście występują wyrazy długie, liczące przynajmniej cztery sylaby. Zwykle to słowa specjalistyczne, abstrakcyjne lub rzadko używane – czyli potencjalnie trudne dla odbiorcy. Druga część wzoru uwzględnia długość zdań – tłumaczy Grzegorz Zarzeczny. I dodaje, że to obiektywny wskaźnik. Po wykonaniu obliczeń można stwierdzić, czy tekst jest przystępny dla odbiorcy.

Urzędnicy się szkolą

Nad swoimi kompetencjami językowymi urzędnicy pracują już od kilku lat. W 2015 roku Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju OECD przeprowadziła badania, z których wynika, że jedna piąta dorosłych Polaków ma problemy ze zrozumieniem tekstów pisanych adresowanych do nich przez instytucje publiczne.

– Polska administracja zdobyła już pierwsze, obiecujące doświadczenia w projektach, których celem było uproszczenie komunikacji urzędowej. Urzędy, które wdrożyły standardy prostej polszczyzny, nie tylko poprawiły swój wizerunek, ale przede wszystkim sprawniej obsługują klientów – mówi Wojciecha Federczyk, dyrektor Krajowej Szkoły Administracji Publicznej.

Dlatego szkolenia językowe są w administracji coraz częstsze. Są także w ofercie KSAP, np. "Poprawność języka w tekstach urzędowych" czy "Prosta polszczyzna w urzędzie".

– Celem naszych szkoleń jest umożliwienie zdobycia wiedzy na temat zasad prostego języka i umiejętności posługiwania się przystępną polszczyzną w komunikacji pisemnej, a także przygotowanie do kontroli jakości komunikacji w urzędzie. Uczestnicy szkoleń nabywają umiejętności analizowania i oceniania tekstów urzędowych pod względem językowym, a także prowadzenia audytów językowych – mówi Wojciech Federczyk.

Efektywna komunikacja w administracji publicznej była jednym z priorytetów zeszłorocznych szkoleń centralnych, organizowanych przez szefa służby cywilnej. Szef służby cywilnej rekomenduje, by kierownicy urzędów nie tracili z oczu przystępności językowej i w tym roku.

– Urzędnicy potrafią pisać prosto i przystępnie. Najczęściej nie robią tego, bo boją się, że ich przełożony nie zaakceptuje prostych komunikatów. Do budowania długich zdań skłania też tradycja i źle pojęty szacunek dla odbiorcy – mówi Grzegorz Zarzeczny. I dodaje, że wystarczy urzędnikom udzielić kilku prostych wskazówek, by mogli skutecznie komunikować się z obywatelem.   —Katarzyna Wójcik

Jak pisać zrozumiale? – zalecenia autorów raportu

1. Stosuj podmiot i orzeczenie jak najbliżej siebie i początku zdania. Unikaj wtrąceń.

2. Używaj jak najczęściej czasowników. Ożywiają tekst, a każdy z nich opowiada kompletną historię.

3. Pisz osobowo. Unikaj czasowników na -no, -to, się (np. ustalono, podjęto decyzję, uznaje się, że...) i słów typu można, trzeba, należy, warto .

4. Unikaj imiesłowów na -ąc, ponieważ odbiorca nie wie, kto wykonuje imiesłowową czynność.

5. Unikaj „rzeczowników zombie" na -anie, -enie, -cie. To ukryte czynności, które pozbawiają tekst życia; np. Niestawienie się skutkować będzie nałożeniem kary.

6. Unikaj zwrotów typu: w razie X, z powodu X, na skutek X, w celu X – zwłaszcza na początku akapitu. Zwroty te zapraszają do tekstu „rzeczowniki zombie".

7. Nie pisz o pisaniu (informuję, wobec powyższego, nadmieniam, wyjaśniam). Wyjątkiem są początki długich lub relacyjnie trudnych tekstów.

8. Pisz oryginalnie. Unikaj słownych natrętów i szablonowych powiedzeń; np. w trosce o coś, spełniać oczekiwania, wychodzić naprzeciw.

9. Unikaj patosu i podniosłego tonu. Efekt ten tworzą „słowa bufony", np. iż, dokonać, nadmienić, pragnąć, ufać, mniemać.

10. Unikaj wyrazów specjalistycznych. Jeśli wprowadzasz trudny termin, umieść go po prostym omówieniu (np. w nawiasie).

Tak pisać nie należy – przykłady trudnych zdań

- „W rezolucji zwrócono także uwagę, że w obowiązującej od 2012 roku Strategii Rozwoju Województwa Opolskiego wskazano Aglomerację Opolską, jako szansę na funkcjonalne i efektywne wykorzystanie potencjału lokalnego, a próby wytyczania nowych granic gmin, powiatów i województw – bez uzyskania zgody wszystkich zainteresowanych – mogą powodować chaos instytucjonalny i wiązać się z ogromnymi kosztami organizacyjnymi i społecznymi".

- „W nawiązaniu do ogłoszenia o konkursie na wybór strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność (LSR) z dnia 7 października 2015 r. dla którego termin składania wniosków obowiązywał od 9 listopada do 31 grudnia 2015 r., wypełniając zapisy Regulaminu konkursu na wybór LSR, w tym postanowienia załącznika nr 6 do tego regulaminu, informujemy o ustaleniu przez Instytucję Zarządzającą kwot dostępnych środków przeznaczonych na realizację LSR w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020".