Nie można z góry przesądzić, która forma obsługi prawnej jest najlepsza dla przedsiębiorstwa. Uzależnione jest to od kilku czynników, m.in. kultury prawnej przedsiębiorstwa, oczekiwań wobec prawników, organizacji i struktury wewnętrznej firmy, umiejscowienia działu prawnego czy budżetu na kwestie prawne.

Przede wszystkim jednak środowisko prawników przedsiębiorstw coraz bardziej różni się od środowiska kancelarii prawnych, a obie formy wsparcia przynoszą inne korzyści dla szukających pomocy prawnej.

Model mieszany

Prawnicy przedsiębiorstw pracują bliżej biznesu, świetnie rozumieją język swoich firm i służą codziennym wsparciem zarówno w prostych, jak i skomplikowanych sprawach danej organizacji, znakomicie wykorzystując wiedzę i doświadczenie płynące z bliskości tej współpracy. Stanowi to o ich ogromnej roli i znaczeniu dla bieżącego bezpieczeństwa prawnego danej firmy oraz codziennego, wysokiego komfortu prawnego przedsiębiorstwa.Z kolei kancelarie, w których obserwujemy coraz większą liczbę doświadczonych ekspertów z poszczególnych dziedzin, mają zespoły mogące świadczyć wielopłaszczyznową i interdyscyplinarną pomoc prawną w niemal każdej dziedzinie prawa.

Można zaryzykować stwierdzenie, że najbardziej właściwym rozwiązaniem, zwłaszcza dla dużych jednostek, jest utworzenie niezależnego działu prawnego, który podlega szefowi takiej komórki prawnej. Jednocześnie wewnętrzny zespół prawny może, a nawet powinien, korzystać z zasobów kancelarii prawnych w każdej sytuacji, gdy jego własne doświadczenie czy liczebność nie pozwalają na zajęcie się określonymi zagadnieniami.

Opowiadam się za modelem mieszanym, jednak z wiodącą rolą wewnętrznego działu.

W przypadku przedsiębiorstw małych i średnich zazwyczaj wystarczy obsługa prawna przez jedną lub kilka współpracujących z firmą kancelarii, przy braku własnego prawnika lub zatrudnieniu tylko jednej osoby. Gdy firma zatrudnia prawnika, z powodzeniem może stosować model mieszany.

W obu przypadkach wewnętrzny prawnik czy też cały dział prawny, reprezentowany przez szefa, powinien zachować rolę koordynatora pracy kancelarii prawnych i ich przewodnika po strukturze, zadaniach, języku i potrzebach firmy. Niemniej ważne, zarówno dla prawników zewnętrznych, jak i klienta, jest to, by świadczenie obsługi przez kancelarie było inicjowane oraz oceniane z udziałem prawników danego przedsiębiorstwa.

Aby dział prawny sprawnie funkcjonował i rzeczywiście był niezależny, należy wyodrębnić go w strukturze wewnętrznej firmy w danym kraju i równocześnie podporządkować go wyższej instancji pionu prawnego w regionie czy centrali, o ile oczywiście działa na rynku międzynarodowym. Pozwoli to na skuteczne wyrażanie opinii i udzielanie porad bez ryzyka nacisku czy wpływu na stanowisko firmy przez lokalne struktury.

Specjalizacje lub wiedza ogólna

Kolejna kwestia, która budzi zainteresowanie osób decydujących o istnieniu działu prawnego, to pytanie, jaka powinna być optymalna liczba prawników wewnętrznych danej organizacji. Odpowiedź zależy przede wszystkim od potrzeb danej firmy, jej wielkości, ilości zadań i poziomu świadomości prawnej. Nie ma jednego, najlepszego rozwiązania. Wydaje się jednak, że optymalną propozycją jest zatrudnienie przynajmniej jednego prawnika przypadającego na jedną spółkę czy też jeden zakład/przedsiębiorstwo w danym kraju albo też jednego prawnika przypadającego na około 200 pracowników biurowych. To jednak założenie wstępne, oparte raczej na moim wieloletnim doświadczeniu niż dogłębnej analizie konkretnego przypadku.

Innym ważnym zagadnieniem przy tworzeniu działu prawnego jest podział zadań między ogół prawników. W obszarze tym współistnieją obok siebie przynajmniej dwa główne modele. W pierwszym uważa się, że wszyscy prawnicy danego przedsiębiorstwa powinni być tak zwanymi generalistami, czyli prawnikami zajmującymi się ogółem zagadnień prawnych w firmie. W modelu tym nie występuje podział prawników na specjalistów różnych dziedzin. Zaletą takiego systemu jest to, że w zasadzie każdy z prawników jest w stanie zająć się każdą sprawą i każdym projektem.

Drugim modelem jest taka struktura działu prawnego, w której prawnicy są ekspertami w najważniejszych dziedzinach prawa, będących przedmiotem działalności obsługiwanego podmiotu. Pozwala to na wysoką specjalizację prawników i tym samym daje możliwość ograniczenia konieczności poszukiwania pomocy prawnej na zewnątrz.

Na szczególną uwagę zasługuje w końcu umiejscowienie szefa działu prawnego w strukturze firmy. Spotykamy się obecnie z bardzo różnorodnymi rozwiązaniami. Osoby kierujące obsługą prawną firm zajmują zarówno stanowiska kierowników ds. prawnych, głównych specjalistów, szefów biura prawnego czy dyrektorów ds. prawnych.

Nową, raczej pozytywną tendencją jest powoływanie głównego prawnika do grona ścisłego kierownictwa organizacji, w tym do zarządu osoby prawnej. Rozwiązanie takie należy ocenić bardzo pozytywnie ze względu na wzmocnienie roli szefa prawników, jego znacznie większe uniezależnienie merytoryczne od kadry menedżerskiej i możliwość rzeczywistej samodzielności w podejmowaniu zadań i wyznaczaniu kierunków obsługi prawnej dla dobra i bezpieczeństwa przedsiębiorstwa.

Autor jest wiceprezesem PSPP (Polskiego Stowarzyszenia Prawników Przedsiębiorstw) i dyrektorem ds. prawnych, Europa Centralna, Colgate-Palmolive (Poland) Sp. z o.o.