Minister jest zobowiązany do odmowy wydania pozwolenia, jeżeli zabytek objęty wnioskiem jest m.in. wpisany do rejestru zabytków lub na Listę Skarbów Dziedzictwa czy też do inwentarza muzeum. Okoliczności te są badane przez organ z urzędu, aby uniemożliwić wywóz najcenniejszych zabytków z kraju. Jeśli zabytek nie figuruje w żadnym z tych rejestrów, minister nie ma obowiązku wydania decyzji odmownej.
Nie oznacza to jednak, że w pozostałych przypadkach automatycznie wydawane są pozwolenia na wywóz stały. Minister może bowiem odmówić wydania pozwolenia, jeśli zabytek posiada szczególną wartość dla dziedzictwa kulturowego. Warto zwrócić uwagę, że nawet uznanie przez ministra, że zabytek posiada taką wartość, kreuje jedynie jego uprawnienie, a nie obowiązek, do wydania odmowy. Problematyczne jest jednak określenie, czym faktycznie jest „szczególna wartość dla dziedzictwa kulturowego" konkretnego zabytku, ponieważ żaden przepis prawa nie definiuje tego pojęcia. Kwestia ta decyduje jednak w praktyce o możliwości uzyskania pozwolenia na wywóz, a w konsekwencji – sprzedaży dzieła sztuki o niebagatelnej wartości. Dowolna interpretacja tej przesłanki może prowadzić do arbitralnej odmowy wydania pozwolenia, co w sposób drastyczny ogranicza prawo własności dzieła sztuki. Nierozłącznym elementem prawa własności jest bowiem możliwość swobodnego dysponowania jego przedmiotem przez właściciela.
W konsekwencji, aby uchronić właściciela zabytku przed dowolną oceną kwestii jego „szczególnej wartości dla dziedzictwa kulturowego", należy odnosić ją głównie do dzieł powszechnie rozpoznawalnych oraz posiadających największą i bezdyskusyjną wartość historyczną. W praktyce rozpatrywania spraw o wydanie pozwolenia na wywóz stały urzędnicy Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego wiążą jednak „szczególną wartość dla dziedzictwa kulturowego" z szeregiem innych okoliczności. Po pierwsze, podstawą wydawanych decyzji są bowiem nie tylko związki zabytku z dziedzictwem narodowym (jak np. „Bitwa pod Grunwaldem"), ale również powiązania samego twórcy, a nawet właściciela, z historią kraju i życia obywateli. W związku z tym sam życiorys i doświadczenia życiowe twórcy dzieła mogą mieć kluczowe znaczenie dla motywów wydanej decyzji. Po drugie, pod uwagę brane są zarówno wyjątkowe cechy artystyczne dzieła, jak i jego szczególne znaczenie dla określonej dziedziny sztuki wraz z jego reprezentatywnością w skali światowej lub krajowej dla danego okresu. Stwarza to w praktyce możliwość wydania odmowy, jeśli zabytek cechuje się właśnie wyjątkowym charakterem na tle innych dzieł z danego okresu. Po trzecie, istotne znaczenie w procedurze rozpatrywania wniosku ma możliwość uszczuplenia polskich zbiorów wskutek wywozu zabytku na stałe za granicę. Tym samym minister może powołać się na przesłankę uszczuplenia polskich zbiorów jako podstawę wydania odmowy, mimo że paradoksalnie sam zabytek objęty wnioskiem stanowi własność prywatną.
Wątpliwa praktyka
Powyższa praktyka Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego budzi wątpliwości prawne, ponieważ stosowane kryteria nie wynikają z żadnego przepisu prawa. Innymi słowy, ustawodawca nie uzależnił możliwości wydania odmowy od spełnienia trzech szczegółowych kryteriów, które mimo to są stosowane w praktyce przez urzędników. W świetle zasady działania organów władzy publicznej na podstawie i w granicach prawa należałoby skłaniać się ku wąskiemu rozumieniu „szczególnej wartości dla dziedzictwa kulturowego", aby prawa własności dzieł sztuki nie ograniczać bez wyraźnej podstawy prawnej. Samo Ministerstwo nie wskazuje jednak, czy do możliwości wydania odmowy wystarczy spełnienie przez zabytek jednej, dwóch albo dopiero wszystkich trzech stosowanych kryteriów.
Poza zakresem oceny sprawy pozostają jednak elementy, takie jak udział właściciela zabytku w promocji twórczości artysty czy też szansa na promocję polskiej kultury w świecie. Należy mieć bowiem na uwadze, że składane wnioski o uzyskanie pozwolenia na wywóz zmierzają często do umieszczenia danego zabytku w prestiżowych zagranicznych muzeach, co stworzyłoby możliwość rozpowszechnienia polskiej kultury wśród zagranicznych odbiorców.
W sprawach o wydanie pozwolenia na wywóz stały zabytku istotną rolę odgrywają biegli rzeczoznawcy. W toku każdej ze spraw Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego powołuje przeważnie od dwóch do czterech rzeczoznawców, których zadaniem jest wydanie opinii w przedmiocie posiadania przez zabytek „szczególnej wartości dla dziedzictwa kulturowego". Rzeczoznawcy analizują zabytek pod kątem kryteriów stosowanych przez Ministerstwo, a opinie są nacechowane terminologią specyficzną dla środowiska krytyków sztuki. Warto samodzielnie przygotować się zatem do ewentualnej polemiki z wnioskami rzeczoznawców, które są często podstawą wydawanych decyzji, aby móc skutecznie ubiegać się o pozwolenie. W miarę możliwości istotne może być pozyskanie we własnym zakresie opinii prywatnej, czyli wydanej przez innego rzeczoznawcę niż powołanego w sprawie.
