Do naszej kancelarii zgłosiła się klientka ze sprawą spadkową, wskazując że chciała uporządkować formalności po swoich dziadkach, ponieważ w jej rodzinie od wielu lat nikt się tym nie zajmował. Wskazała, że jej dziadek zmarł w 2011 roku, a babcia 10 lat później. Oboje mieli wspólnie troje dzieci, z czego jedno (ojciec klientki) również zmarł w 2021 roku. Dziadkowie nie pozostawili po sobie testamentu, zatem w grę wchodziło jedynie dziedziczenie ustawowe. Z racji tego, że nie pozostawili po sobie długów, zaś między potencjalnymi spadkobiercami nie było żadnych konfliktów rodzinnych, klientka wraz z członkami rodziny chciała wspólnie udać się do notariusza, celem sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia i przyjęcia spadku wprost.

Notariusz zawiadomił klientkę, że w tym celu potrzebny będzie z Urzędu Stanu Cywilnego skrócony akt małżeństwa dziadków oraz ich skrócone akty zgonu. W dniu planowanego sporządzenia aktu notarialnego klientka miała ze sobą te dokumenty, jednak nie zagłębiała się w ich treść, pozostając w przekonaniu, że będą wystarczające dla notariusza. Ku jej zaskoczeniu notariusz odmówił jednak czynności notarialnej w postaci sporządzenia aktów poświadczenia dziedziczenia po zmarłych dziadkach, powołując się na niezgodności występujące w aktach stanu cywilnego. Jak się okazało, w akcie małżeństwa dziadków klientki zostały błędnie wpisane nie tylko miejsca ich urodzenia (różniły się od tych wskazanych w skróconych aktach zgonu), lecz również data narodzin jej babci. Notariusz zaznaczył też, że do czasu wyjaśnienia tych nieścisłości nie można dokończyć procedury dziedziczenia zarówno przed notariuszem, jak i w drodze sądowego postępowania o stwierdzenie nabycia spadku.

Wobec fiaska sporządzenia aktu klientka zgłosiła się z problemem prawnym pytając, czy notariusz mógł odmówić sporządzenia aktu i co można zrobić żeby wyjść z zaistniałego impasu i odziedziczyć spadek po dziadkach.

W pierwszej kolejności należało stwierdzić, że notariusz postąpił słusznie i miał prawo odmówić dokonania czynności w oparciu o art. 81 ustawy Prawa o notariacie, który stanowi że: „Notariusz odmówi dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem”. Niezgodność z prawem jest pojęciem dość obszernym, jednak z pomocą przychodzi treść art. 95e § 1 w/w ustawy, zgodnie z którym: „Po spisaniu protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do istnienia jurysdykcji krajowej, treści właściwego prawa obcego, osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku”.

W sprawie klientki zaistniały zatem wątpliwości co do osoby spadkobiercy, gdyż z perspektywy notariusza istniała potencjalna możliwość, że akty między którymi istniały rozbieżności, mogły dotyczyć dwóch różnych osób o tych samych imionach i nazwiskach. Ze uwagi na fakt, że w skróconych aktach stanu cywilnego nie są podawane numery PESEL (które pozwoliłby na jednoznaczną identyfikację osoby), notariusz mógł odmówić dokonania czynności.

W tej sytuacji zarekomendowaliśmy sporządzenie przez kancelarię wniosku o sprostowanie aktów stanu cywilnego, przy czym odrębne wnioski należało skierować do tych kierowników Urzędu Stanu Cywilnego, którzy wydawali przedmiotowe akty. Podstawą sporządzenia wniosków pozostawał art. 35 ust. 1 ustawy o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym „akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził”.

Przy czym pamiętać należy, że sprostowania Urząd może dokonać sam (czego odmówił) lub na wniosek osób, których akty dotyczą (co było w tym przypadku niemożliwe) lub na wniosek osób posiadających interes prawny.

Przed wysłaniem wniosków, zaleciliśmy zatem klientce pozyskanie od notariusza protokołu, z którego będzie wynikać przyczyna odmowy dokonania czynności, jak również poproszono ją o zawnioskowanie do dowolnego Urzędu Stanu Cywilnego o wydanie aktów urodzenia dziadków, by porównać wskazane tam informacje dotyczące miejsc i dat ich narodzin z tymi obecnie posiadanymi. Zarówno zaświadczenie, jak i pozyskane akty urodzenia dziadków klientki uzasadniały jej interes prawny w złożeniu wniosków o sprostowanie. Wykazała ona bowiem, że jest potencjalnym spadkobiercą oraz, że niezgodności mogą być sprostowane na podstawie informacji widniejących w aktach sporządzonych chronologicznie najwcześniej, tj. w aktach urodzenia jej dziadków.

Po złożeniu wniosków, kierownicy Urzędów Stanu Cywilnego wyrazili zgodę na dokonanie sprostowań i po uiszczeniu opłat skarbowych wprowadzili do aktów stanu cywilnego stosowne adnotacje, co pozwoliło klientce i jej rodzinie na umówienie kolejnego terminu u notariusza, który wówczas już nie musiał obawiać się niezgodności danych dotyczących osób spadkodawców.

Radca prawny Monika Kulig z Kancelarii Prawnej Goldwin Wesołowski i Wspólnicy sp.k. Kancelaria jest zrzeszona w sieci Kancelarie RP działającej pod patronatem dziennika „Rzeczpospolita”.