W ciągu ostatnich kilku miesięcy słowo „elektronizacja" w kontekście zamówień publicznych było odmieniane przez wszystkie przypadki. Nic dziwnego, w końcu nieubłaganie zbliżają się przewidziane w przepisach przejściowych ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej ustawy Pzp) daty graniczne: 18 kwietnia i 18 października 2018 r., oznaczające stopniowe zerwanie z mnożeniem papierów w przetargach. Elektronizacja obejmie wszystkich bez wyjątku od 18 października 2018 r. (liczy się data wszczęcia postępowania), a od tego też dnia wszystkie przetargi mają być organizowane i prowadzone za pomocą platformy eZamówienia. Wraz z nieuchronnym upływem czasu pojawia się też coraz więcej pytań praktycznych: co będzie, jak coś się zawiesi? Kwalifikowany podpis elektroniczny nie zadziała? Nie uda się właściwie zaszyfrować dokumentów? Kod szyfrujący nie wpisze się do oferty? Zamawiającemu nie uda się go odszyfrować? To tylko podstawowe problemy, które jesteśmy sobie w stanie wyobrazić już teraz. A co z tymi, których jeszcze nie przewidzieliśmy? Porzucając jednak na chwilę czarnowidztwo, skupmy się na tym, co wiemy i postarajmy się wszyscy jak najlepiej przygotować do tego, co nieuniknione.
Kogo dotyczy „mała elektronizacja"?
Warto zasygnalizować, że problematyka elektronizacji zamówień w okresie przejściowym do 18 października 2018 r. obejmuje właściwie wyłącznie postępowania tzw. unijne (ponadprogowe), ponieważ art. 15 ust. 2 ustawy nowelizującej odnosi się wyłącznie do elektronizacji w zakresie formularza JEDZ, która musi się dokonać już od 18 kwietnia. Jak wiadomo, do wypełnienia formularza JEDZ zobowiązani są wyłącznie wykonawcy biorący udział w postępowaniach powyżej progów, ponieważ w przetargach krajowych wystarczy złożyć odpowiednie oświadczenie o określonej treści. W związku z tym wykonawcy, którzy najczęściej biorą udział w postępowaniach o mniejszych wartościach, mogą jeszcze przez kilka miesięcy spać (względnie) spokojnie. Warto się jednak jak najszybciej przyzwyczaić do nowych okoliczności, ponieważ elektronizacja od października (liczy się data wszczęcia postępowania) nie ominie już nikogo.
Założenia elektronizacji, jak zostało to przewidziane w ramach dyrektywy unijnej 2014/24/UE obejmują przede wszystkim ułatwienie przepływu informacji i komunikacji, ale też poprawę skuteczności i przejrzystości procesu udzielania zamówień. Ustawodawca unijny uznał, że elektroniczne składanie ofert powinno być standardem również dlatego, że zwiększa możliwość udziału wykonawców w przetargach na całym rynku wewnętrznym oraz przyczynia się do osiągnięcia lepszych wyników prowadzonych postępowań, to znaczy przede wszystkim lepszej jakości przy zachowaniu niższych cen. Niezależnie od szlachetnych pobudek, elektronizacja oznacza określone obowiązki tak po stronie wykonawców, jak i zamawiających, z którymi już teraz powinni się oswajać.
Obowiązki zamawiającego
Obowiązek wprowadzenia elektronizacji został ujęty w ustawie Pzp przede wszystkim w dodanym Rozdziale 2a ustawy Pzp, a szczególnie w kluczowym art. 10a ust. 1, który w zakresie JEDZ wchodzi w życie właśnie 18 kwietnia. Z kolei pierwszy i podstawowy obowiązek zamawiającego został opisany w przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej i dotyczy konieczności wyboru odpowiedniego środka komunikacji w prowadzonym postępowaniu.
Razem z informacją o tej decyzji, zamawiający zobowiązany jest również podać szczegóły techniczne konkretnego rozwiązania, za pomocą którego będzie się chciał porozumiewać z wykonawcami, a także sposób, w jaki postanowi rozwiązać ewentualne kwestie organizacyjne związane ze swoim wyborem.