Urzędy bardziej otwarte dla mieszkańców podczas epidemii koronawirusa

Rząd chce, by większość urzędów pracowała na pełnych obrotach. 19 kwietnia wprowadził więc przepisy w tej sprawie. Dla samorządów zmieni się tylko jedno. Więcej petentów będzie kontaktowało się z nimi bezpośrednio.

Nic nowego

Nowe przepisy zawiera par. 13 rozporządzenia Rady Ministrów z 19 kwietnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (DzU poz. 697). Wskazano w nim listę zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom, którymi muszą zająć się urzędnicy nawet w czasie epidemii >patrz ramka.

Większość samorządów realizuje te zadania, choć zajmuje im to więcej czasu niż przed epidemią. Tak jest m.in.: w Krakowie, Warszawie, Gdyni, Łodzi, Lublinie czy Olsztynie.

– W Olsztynie urząd jest czynny przez cały czas, choć pracujemy w ograniczonym zakresie. Ale wydawaliśmy i wydajemy dowody osobiste, akty zgonu, zaświadczenia o urodzeniu dziecka, udzielamy ślubów (na ceremonii mogą być obecni jedynie państwo młodzi i świadkowie). W kwietniu mieliśmy dwie soboty, na które zaplanowane było udzielanie ślubów. W obu przypadkach - na 9 zaplanowanych uroczystości odbyło się 6. Ceremonie odwoływane są tylko na wniosek pary młodej. Aby załatwić sprawę w wydziale komunikacji należy zapisać się do elektronicznej kolejki. Przyjmujemy po kilkanaście osób dziennie. Staramy się zachować maksymalne środki ostrożności, ale nie zaprzestaliśmy pracy – tłumaczy Marta Bartoszewicz z Urzędu Miasta w Olsztynie.

Czytaj także:

Koronawirus: urzędnicy na odległość z interesantem

Podobnie jest w Gdyni, Warszawie czy Lublinie.

– Zadbaliśmy o sprawne funkcjonowanie urzędu podczas kryzysu jeszcze przed rządowym rozporządzeniem. Położyliśmy nacisk na bezpieczeństwo mieszkańców i urzędników, stąd nasza wcześniejsza decyzja o zamknięciu magistratu przy jednoczesnej obsłudze wszystkich spraw w innej formie. Dziś wiemy, że postąpiliśmy słusznie i zareagowaliśmy z odpowiednim wyprzedzeniem – mówi Rafał Klajnert, dyrektor Urzędu Miasta Gdyni.

– 13 marca prezydent m.st. Warszawy wprowadził ograniczenia w pracy urzędu, jednak nie spowodowały one zaprzestania realizacji tych usług. Pewnym ograniczeniom uległy zadania związane z ewidencją ludności, wydawaniem dowodów osobistych i praw jazdy, oraz z rejestracją pojazdów, niemniej są one nadal realizowane (po umówieniu wizyty). Takie ograniczenia są jednak zgodne z rozporządzeniem – tłumaczy Karolina Gałecka z warszawskiego ratusza.

– Urząd Miasta Lublin oraz miejskie jednostki organizacyjne, od samego początku, tj. od ogłoszenia stanu epidemicznego a potem stanu epidemii, realizują wszystkie niezbędne zadania związane z zapewnieniem funkcjonowania miasta. Klienci urzędu są obsługiwani w sposób bezpośredni w sprawach dotyczących sporządzenia aktu zgonu, zgłoszenia urodzenia dziecka oraz wydania dowodu osobistego. Pozostałe usługi realizowane są w sposób pośredni - poprzez złożenie dokumentów przez platformy elektroniczne ePUAP, PWPW, Geoportal lub tradycyjnie, za pośrednictwem operatora pocztowego lub urn znajdujących się w dziewięciu wyznaczonych miejscach urzędu. Katalog usług realizowanych przez urząd praktycznie nie uległ zawężeniu, wszystkie wydziały realizują swoje zadania. W przypadku obsługi pośredniej realizowane są wszystkie usługi, w tym z zakresu architektoniczno-budowlanego, ochrony środowiska, gospodarki komunalnej, pomocy społecznej, urzędów pracy, praw jazdy, o ile w przepisach nie jest obowiązkowe stawiennictwo klienta – wyjaśnia Monika Głazik z Urzędu Miasta w Lublinie.

Umawianie wizyt

Dla samorządów jest jedna istotna zmiana. Więcej usług będziemy świadczyć mając kontakt osobisty z mieszkańcami – tłumaczy Marcin Masłowski, z Urzędu Miasta w Łodzi. Tak będzie m.in. w wypadku odbióru praw jazdy, dowodów rejestracyjnych i innych dokumentów komunikacyjnych oraz dowodu osobistego. Wcześniej jednak trzeba będzie wizytę umówić za pośrednictwem poczty elektronicznej czy telefonu.

– Dowody osobiste są wydawane, a w sytuacjach wyjątkowych przyjmowane są wnioski o nowe dowody, czynności te odbywają się tylko w siedzibie wydziału. W związku z rozporządzeniem Rady Ministrów z 19 kwietnia 2020 r., w tych przypadkach, gdy klienci nie będą mieć możliwości złożenia dokumentów drogą elektroniczną (nie mogą potwierdzić profilu zaufanego w administracji państwowej), może zaistnieć konieczność uruchomienia w większym zakresie obsługi bezpośredniej w Biurach Obsługi Mieszkańców – przyznaje Monika Głazik.

Zadania niezbędne

Do zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom zalicza się w szczególności sprawy z zakresu:

- rejestracji stanu cywilnego;

- ewidencji ludności i dowodów osobistych;

- pomocy społecznej;

- świadczenia usług komunalnych;

- działania urzędów pracy, w tym wsparcia przedsiębiorców w związku z epidemią wywołaną zakażeniami wirusem SARS-CoV-2;

- wydawania praw jazdy, dowodów rejestracyjnych i innych dokumentów komunikacyjnych;

- administracji architektoniczno-budowlanej;

- ochrony środowiska, w tym dotyczące;