Podstawowe zasady prowadzenia ewidencji księgowej, zostały zawarte w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=182586]rozporządzeniu ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. (Dz.U. z 2006 r. nr 142 poz. 1020 z póź.zm.)[/link].
Z zasad tych wynika, że wszelkie operacje dotyczące przyjmowania i zwrotu środków pieniężnych stanowiących sumy depozytowe ( kaucje, wadia, zabezpieczenia należytego wykonania umów) winny podlegać ewidencji na koncie 139 – „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem rozrachunkowym 240 – „Pozostałe rozrachunki”. Natomiast odsetki naliczane od środków z powyższego tytułu mogą być traktowane jako przychody finansowe lub powiększają stan konta danego kontrahenta.
Przesądzają o tym odpowiednie przepisy stanowiące podstawę wnoszonych wpłat, tj.:
1) odsetki naliczone jako oprocentowanie środków wpłaconych jako zabezpieczenie należytego wykonania umów, podlegają ewidencji na koncie 240 – Pozostałe rozrachunki, gdyż odsetki te stanowią własność kontrahenta. Powyższe wynika z art. 148 ust. 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=247401]ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych[/link], zgodnie z którym, zabezpieczenie należytego wykonania umowy podlega zwrotowi łącznie z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, po pomniejszeniu o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.
2) odsetki naliczone jako oprocentowanie środków wpłaconych jako wadium, podlegają ewidencji na koncie 240 – Pozostałe rozrachunki. Naliczone odsetki stanowią również własność kontrahenta, gdyż zgodnie z art. 46 ust. 4 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=247401]ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych[/link], wadium podlega zwrotowi łącznie z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, po pomniejszeniu o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.