Podstawowe zasady prowadzenia ewidencji księgowej, zostały zawarte w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=182586]rozporządzeniu ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. (Dz.U. z 2006 r. nr 142 poz. 1020 z póź.zm.)[/link].

Z zasad tych wynika, że wszelkie operacje dotyczące przyjmowania i zwrotu środków pieniężnych stanowiących sumy depozytowe ( kaucje, wadia, zabezpieczenia należytego wykonania umów) winny podlegać ewidencji na koncie 139 – „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem rozrachunkowym 240 – „Pozostałe rozrachunki”. Natomiast odsetki naliczane od środków z powyższego tytułu mogą być traktowane jako przychody finansowe lub powiększają stan konta danego kontrahenta.

Przesądzają o tym odpowiednie przepisy stanowiące podstawę wnoszonych wpłat, tj.:

1) odsetki naliczone jako oprocentowanie środków wpłaconych jako zabezpieczenie należytego wykonania umów, podlegają ewidencji na koncie 240 – Pozostałe rozrachunki, gdyż odsetki te stanowią własność kontrahenta. Powyższe wynika z art. 148 ust. 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=247401]ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych[/link], zgodnie z którym, zabezpieczenie należytego wykonania umowy podlega zwrotowi łącznie z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, po pomniejszeniu o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.

2) odsetki naliczone jako oprocentowanie środków wpłaconych jako wadium, podlegają ewidencji na koncie 240 – Pozostałe rozrachunki. Naliczone odsetki stanowią również własność kontrahenta, gdyż zgodnie z art. 46 ust. 4 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=247401]ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych[/link], wadium podlega zwrotowi łącznie z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, po pomniejszeniu o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.

3) odsetki naliczone jako oprocentowanie środków wpłaconych jako kaucja z tytułu najmu podlegają ewidencji na koncie 240 – Pozostałe rozrachunki – w przypadku gdy umowa najmu przewiduje jej zwrot na rzecz najemcy wraz z odsetkami. Natomiast w przypadku gdy umowa najmu przewiduje zwrot kaucji w kwocie nominalnej (bez odsetek) – odsetki te zaliczamy do przychodów jednostki, co oznacza, że podlegają one zaewidencjonowaniu na koncie 750 – Przychody i koszty finansowe.

Z uwagi na różne rodzaje sum depozytowych, oraz w celu zachowania przejrzystości, prawidłowości i rzetelności prowadzonych rozliczeń z powyższego tytułu, do wyżej wymienionych kont winna być prowadzona ewidencja analityczna, której szczegółowe zasady winny wynikać z uregulowań wewnętrznych do opracowania których zobowiązany jest kierownik jednostki zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 1 i 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166037]ustawy z 29 września 1994 ustawy o rachunkowości (Dz.U z 2002 r. nr 76, poz. 694 z póż.zm.[/link]), a na które składają się:

1) zakładowy plan kont,

2) dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości,

3) instrukcja obiegu dokumentów Przepisy te oprócz regulacji ustawowych są podstawowym źródłem uregulowań w tym zakresie, zapewniającym prawidłowość oraz rzetelność prowadzonej ewidencji księgowej.

Podstawowe zasady ewidencji na kontach 139 i 240 przedstawiają się następująco:

[b]Konto 139 – Inne rachunki bankowe[/b]

[b]Po stronie Wn - Zwiększenia:[/b]

1) Wpłata przez kontrahenta środków z tytułu wadium,

2) Wpłata przez kontrahenta środków z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

3) Wpłata przez kontrahenta środków z tytułu kaucji mieszkaniowej,

4) Wpływ środków z tytułu odsetek naliczonych przez bank od środków stanowiących sumy depozytowe (wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy).

[b]Po stronie Ma[/b] – zmniejszenie

1) zwrot środków na rachunek kontrahenta z tytułu wadium, po zaistnieniu okoliczności stanowiących podstawę jego zwrotu,

2) zwrot środków na rachunek kontrahenta z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy , po zaistnieniu okoliczności stanowiących podstawę jego zwrotu,

3) zwrot środków na rachunek kontrahenta z tytułu kaucji, po zaistnieniu okoliczności stanowiących podstawę jego zwrotu,

4) zwrot środków na rachunek kontrahenta z tytułu odsetek naliczonych przez bank od środków stanowiących sumy depozytowe (wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy, kaucje mieszkaniowe), łącznie ze zwrotem środków określonych w pkt. 1 i 2 i 3 o ile przepisy ustaw lub postanowień umownych tak stanowią,

5) przekazanie odsetek stanowiących dochody, pozostałe po wyłączeniu z łącznej sumy odsetek, odsetek naliczonych od wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy czy kaucji mieszkaniowych, podlegających zwrotowi na rzecz kontrahentów.

[b]Konto 240 – Pozostałe rozrachunki[/b]

[b]Po stronie Wn - Zwiększenia:[/b]

1) zwrot środków na rachunek kontrahenta z tytułu wadium, po zaistnieniu okoliczności stanowiących podstawę jego zwrotu,

2) zwrot środków na rachunek kontrahenta z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, po zaistnieniu okoliczności stanowiących podstawę jego zwrotu,

3) zwrot środków na rachunek kontrahenta z tytułu kaucji, po zaistnieniu okoliczności stanowiących podstawę jego zwrotu,

4) zwrot środków na rachunek kontrahenta z tytułu odsetek naliczonych przez bank od środków stanowiących sumy depozytowe (wadium, zabezpieczenie należytego wykonania umowy, kaucji), łącznie ze zwrotem środków określonych w pkt. 1, 2 i 3 o ile przepisy ustaw lub postanowień umownych tak stanowią

[b]Po stronie Ma – zmniejszenie[/b]

1) wpłata przez kontrahenta środków z tytułu wadium,

2) wpłata przez kontrahenta środków tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

3) wpłata przez kontrahenta środków z tytułu kaucji mieszkaniowej,

4) wpływ środków z tytułu odsetek naliczonych przez bank od środków stanowiących sumy depozytowe, w tym min. wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy czy kaucji mieszkaniowej.

[i][b]Podstawa prawna: [/b]

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=182586]- rozporządzenie ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.).[/link]

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=247401]- ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2007 r., nr 223, poz. 1655 z późn. zm.)[/link][/i]

[i]Autorka jest główną księgową samorządowej jednostki budżetowej[/i]

[ramka][b]Czytaj więcej o rachunkowości samorządów w dziale [link=http://www.rp.pl/temat/406042_Rachunkowosc_jednostek_samorzadu_terytorialnego.html]Samorząd » Finanse » Rachunkowość jednostek samorządu terytorialnego[/link] [/b][/ramka]