Mediacja w urzędzie: można wypracować kompromis, zanim skarga trafi do sądu

Urzędnicy obawiają się kierować sprawy do mediacji, gdyż uważają, że nie mają do tego wyraźnej podstawy prawnej. Wszystko przez to, że kodeks postępowania administracyjnego milczy na jej temat. O ile procedura cywilna czy karna zawiera przepisy zachęcające sąd i strony do kierowania sporów do mediacji, o tyle w procedurze administracyjnej nie ma nawet wzmianki na ten temat.

Eksperci uważają jednak, że urzędnicy nie powinni się bać rozwiązywać spraw polubownie. Co więcej, nie potrzebują do tego wyraźnej podstawy prawnej.

– Urzędnik może zwyczajnie zapytać stronę, czy ze względu na trudności komunikacyjne, jakie wynikły w trakcie prowadzenia sprawy, może się z nim spotkać w gabinecie w obecności mediatora. Powinien wtedy wyjaśnić jej, że zaangażowanie specjalisty od rozwiązywania konfliktów ułatwi dojście do porozumienia. Jest to nieformalna procedura – tłumaczy Andrzej Szpor, prawnik i mediator z Centrum Rozwiązywania Sporów i Konfliktów przy Uniwersytecie Warszawskim.

Z tego wynika, że do mediacji może trafić każdy rodzaj sprawy administracyjnej. Wszystko zależy od dobrej woli urzędnika i strony. Najlepiej też, gdy do spotkania w obecności mediatora dojdzie, zanim urząd wyda decyzję administracyjną. Wcześniej bowiem urzędnik podczas mediacji może się dowiedzieć o oczekiwaniach strony co do rozstrzygnięcia, jakie będzie zawierała decyzja.

679 spraw rozpatrywanych przez sądy administracyjne trafiło w 2004 r. do mediacji

Andrzej Szpor dodaje, że wprawdzie w kodeksie postępowania administracyjnego nie ma wyraźnej podstawy prawnej do kierowania spraw do mediacji, ale te podstawy można wywodzić z zasad ogólnych procedury administracyjnej. – Chodzi o zasadę przekonywania, zasadę uwzględniania słusznego interesu strony oraz zasadę budowania zaufania do organów państwa – zaznacza mediator.

Urzędników do mediacji powinien zachęcać też fakt, że podczas takiego spotkania mógłby się dowiedzieć dzięki pomocy mediatora, jaki jest najlepszy możliwy sposób zaspokojenia potrzeb strony, jakie działania należy podjąć w konflikcie i jak wzbudzić zaufanie tej strony.

Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy sprawa trafi do drugiej instancji. Czyli do wojewódzkiego sądu administracyjnego, gdzie strona lub organ wnoszą skargę administracyjną. Tutaj o skierowaniu sprawy do mediacji decyduje sędzia sprawozdawca lub referendarz sądowy.

8 spraw rozpatrywanych przez sądy administracyjne trafiło w 2013 r. do mediacji

Wniosek o to sędzia powinien złożyć przed wyznaczeniem rozprawy. Zgodnie z ustawą o postępowaniu przed sądami administracyjnymi celem takiej mediacji jest ustalenie, jak sprawa ma być załatwiona.  Art. 115–118 ustawy wskazują, że podczas mediacji strony mają rozważyć okoliczności faktyczne i prawne sprawy. Powinny też ustalić, jak należy załatwić sprawę. Oczywiście w granicach obowiązującego prawa.  W efekcie tych negocjacji może dojść do uchylenia lub zmiany zaskarżonego aktu.

Ponadto to postępowanie mediacyjne w drugiej instancji jest nietypowe. Mediatorem jest bowiem sędzia. Nie zaprasza się do tego ekspertów z ośrodka mediacyjnego.