Niedopuszczalna dyskryminacja przy zatrudnianiu w urzędzie

Wszystkie stanowiska w służbie cywilnej z wyjątkiem stanowisk kierowniczych (wyższe stanowiska w sc) powinny być obsadzane w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru. Jego organizacja należy do obowiązków dyrektora generalnego urzędu. Tylko nabór na stanowiska granicznego lekarza weterynarii i jego zastępcy organizuje główny lekarz weterynarii.

Kogo dotyczy obowiązek

Obowiązek udziału w takiej procedurze dotyczy zarówno osób, starających się o przyjęcie do korpusu członków sc po raz pierwszy jak i tych, które kiedyś były już w tej służbie zatrudnione. Co do zasady, nie są z niego zwolnieni nawet absolwenci Krajowej Szkoły Administracji Publiczne (KSAP). Chyba, że dotyczy to ich pierwszej pracy w sc, kiedy korzystają ze specjalnej ścieżki zatrudnienia określonej w art. 39 ustawy o służbie cywilnej (dalej usc). W drodze wyjątku obowiązek udziału w naborze nie dotyczy byłych żołnierzy zawodowych zwolnionych z zawodowej służby wojskowej (pełnionej na stanowisku służbowym w MON lub terenowym organie administracji rządowej podległym MON), wskutek wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej. Jednak tylko wtedy, gdy zatrudniani są w jednostce organizacyjnej, w której pełnili służbę na stanowisku pracy utworzonym w miejsce zlikwidowanego stanowiska służbowego lub stanowisku równorzędnym (art. 34 ust. 1 usc).

Wszyscy pozostali starający się o zatrudnienie w sc na stanowisku urzędniczym przejść muszą procedurę konkursową. I choć niektóre grupy (osoby niepełnosprawne, byli żołnierze spełniający warunki określone w ustawie) mogą liczyć na pewne preferencje przy zatrudnieniu, to są one brane pod uwagę dopiero na etapie rozstrzygania konkursu, a nie na jego początku.

Ważne!

Spory w zakresie prawidłowości przebiegu procesu naboru w służbie cywilnej należą do właściwości sądów pracy, a nie sądów administracyjnych.

Najpierw ogłoszenie

Zasadą, zapisaną wprost w ustawie o sc jest, że prawo do informacji o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej ma każdy obywatel, a nabór do służby cywilnej jest otwarty oraz konkurencyjny, z zastrzeżeniem przepisów określających obsadzanie wyższych stanowisk w tej służbie. Obowiązek upowszechniania informacji o wolnych stanowiskach pracy w danym urzędzie należy do dyrektora generalnego. Wyłączone są z niego tylko stanowiska „zarezerwowane" zgodnie z art. 39 usc, dla absolwentów KSAP. Obowiązek ten dyrektor spełni, jeśli:

- umieści ogłoszenie o naborze w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu (chodzi tu o miejsce, dostępne dla pracowników urzędu jak i osób z zewnątrz) oraz

- opublikuje ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

Treść anonsu wynika z ustawy

Ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy zamieszcza się w Biuletynie Kancelarii PRM drogą elektroniczną za pomocą formularzy umieszczonych na jego stronach internetowych. Umieszczenie takiego ogłoszenia jest bezpłatne.

Ogłoszenie o naborze powinno zawierać:

- nazwę i adres urzędu;

- określenie stanowiska pracy;

- wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe (wymagania, niezbędne to wymagania konieczne do podjęcia pracy na danym stanowisku pracy, natomiast wymagania dodatkowe to pozostałe wymagania, pozwalające na optymalne wykonywanie zadań na danym stanowisku pracy);

- zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy;

- informację o warunkach pracy na danym stanowisku pracy;

- informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi, co najmniej 6 proc. (jeżeli bowiem wskaźnik ten jest niższy niż 6 proc., pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie najlepszych kandydatów wyłonionych w wyniku naboru. A zatem, kandydat, który zamierza skorzystać z takiego ułatwienia obowiązany jest do złożenia wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność);

- wskazanie wymaganych dokumentów; ich lista w zależności od stanowiska może być różna, warto jednak pamiętać, że zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy, który ma tu zastosowanie na mocy art. 9 usc, urząd, jako przyszły pracodawca od ubiegającego się o zatrudnienia kandydata żądać może jedynie danych osobowych wymienionych w tym przepisie takich jak: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Innych tylko wówczas, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów;

- termin i miejsce składania dokumentów.

Czas na skompletowanie dokumentów

Termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej - 5 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Ponieważ przepisy ustawy o służbie cywilnej nie regulują zasad obliczania tych terminów i w związku z brakiem zastrzeżenia, że bieg terminu liczony jest w dniach roboczych, należy uznać, że wskazane terminy określone zostały w dniach kalendarzowych.

Do obliczanie tego terminu będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, a dokładnie art. 111 tego kodeksu, zgodnie, którym termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia. Przy czym jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Oznacza to, że obliczając bieg 10- lub 5-dniowego terminu na składanie aplikacji nie uwzględnia się dnia, w którym ogłoszenie o naborze zostało zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej. Bieg terminu rozpoczyna się dnia następnego po zamieszczeniu ogłoszenia i kończy się z upływem ostatniego dnia terminu.

Warto też pamiętać, że zgodnie z art. 115 Kodeksu cywilnego, jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego, tj. dnia, który jest pierwszym dniem po dniu ustawowo wolnym od pracy. Dni ustawowo wolne od pracy to dni wskazane w ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (tekst jedn. DzU z 2015 r. poz. 90) czyli niedzielę i wymienione w niej święta. Jeśli zatem ostatni dzień terminu na złożenie dokumentów wypadnie w sobotę (niebędącą świętem) nie dojdzie do przesunięcia terminu na mocy art. 115 k.c.

Ważne!

Określenie minimalnego terminu do składania dokumentów przy jednoczesnym zastrzeżeniu, że o uznaniu dokumentów za złożone w terminie decyduje data ich wpływu do urzędu, może być uznane za dyskryminację niektórych kandydatów do pracy i narazić urząd na proces.

Decyduje urząd

W swoich wyjaśnieniach zamieszczonych na stronie internetowej (dsc.kprm.gov.pl) Departament Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów zwraca jednak uwagę, że ustawodawca określił jedynie minimalny dopuszczalny termin składania dokumentów. Nie ma, więc przeszkód, aby termin wskazany w ogłoszeniu o naborze był dłuższy niż odpowiednio 10 lub 5 dni, tak, aby jego upływ przypadał na dzień roboczy, co niewątpliwie ułatwiłoby prawidłowe składanie ofert przez osoby ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej. Podkreśla również, że powinien on być tak określony, aby pozwolił kandydatom na skompletowanie wymaganych dokumentów oraz nie zawężał rekrutacji tylko do osób, które są w stanie dostarczyć dokumenty do urzędu osobiście (pochodzących z miejscowości, w której znajduje się urząd), co mogłoby być uznane za dyskryminacje w zatrudnieniu i być przyczyną podważania legalności przeprowadzonego naboru.

podstawa prawna: Art. 26-28, art. 34, art. 39 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1345 ze zm.)

Wyjaśnienia Departamentu Służby Cywilnej KPRM

Ważne jest, aby termin do składania dokumentów dostosowany był do realnych możliwości przygotowania oferty kandydata zgodnie z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu. Określenie minimalnego ustawowego terminu do składania dokumentów przy jednoczesnym zastrzeżeniu, że o uznaniu dokumentów za złożone w terminie decyduje data ich wpływu do urzędu, może prowadzić do nierównego traktowania kandydatów.

Wskazane jest, zatem aby przy ustalaniu czy dokumenty zostały złożone w terminie wskazanym w ogłoszeniu o naborze brać pod uwagę datę nadania dokumentów, a więc datę stempla pocztowego widniejącą na dokumentach (kopercie). Takie rozwiązanie stwarza możliwość złożenia dokumentów przez większą liczbę kandydatów i nie prowadzi do faktycznego skrócenia ustawowego terminu w odniesieniu do kandydatów, którzy nie mają możliwości osobistego złożenia dokumentów w siedzibie urzędu lub możliwość ta jest dla nich znacznie ograniczona. Dodatkowo nie jest narażone na zarzut niezgodności z zasadą równego dostępu do stanowisk w służbie cywilnej dla wszystkich zainteresowanych.

Czy można zorganizować nabór wewnętrzny

- W związku z planowanym odejściem urzędniczki służby cywilnej na emeryturę, jej stanowisko wkrótce się zwolni. Jego objęciem zainteresowany jest jej kolega pracujący w innym wydziale tego urzędu. Czy w takiej sytuacji konieczne jest przeprowadzenie normalnego naboru czy też można pracownika tego po prostu przesunąć na to stanowisko?

Choć przepisy ustawy o służbie cywilnej milczą na ten temat, do obsadzenia wolnego stanowiska w służbie cywilnej dojść może także w drodze naboru wewnętrznego, czyli procedury umożliwiająca znalezienie kandydata do objęcia danego stanowiska pracy spośród pracowników zatrudnionych w urzędzie. Potwierdzają to wyjaśnienia Departamentu SC KPRM. Wynika z nich, że otwarty i konkurencyjny nabór do służby cywilnej, o którym mowa w art. 6 ustawy o służbie cywilnej (usc), umocowany w art. 60 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, należy uznać za obowiązującą zasadę. Jednak dyrektor generalny urzędu, korzystając z uprawnień wynikających z art. 26 ust. 1 usc, może poprzedzić otwarty i konkurencyjny nabór naborem wewnętrznym. Takie rozwiązanie nie pozostaje w sprzeczności ze wspomnianym przepisem art. 6 usc, ponieważ osoby pozostające w stosunku pracy w służbie cywilnej przystępujące do naboru wewnętrznego, przeszły już procedurę naboru do służby cywilnej zgodnie z zasadą otwartości i konkurencyjności naboru.

W sytuacji opisanej w pytaniu pracownik zainteresowany objęciem zwalnianego stanowiska powinien wziąć, więc udział w wewnętrznym naborze na to stanowisko oczywiście, jeśli dyrektor generalny wyrazi zgodę na taką procedurę. Zatrudnieniem na danym stanowisku mogą być przecież zainteresowane również inne osoby i wszyscy zainteresowani powinni mieć stworzone równe szansę. Jeśli zatem dyrektor generalny wyrazi zgodę, aby na powstały wakat przeprowadzić nabór wewnętrzny informacja o jego uruchomieniu powinna zostać upowszechniona w urzędzie tak, aby mogli się z nią zapoznać wszyscy członkowie korpusu sc tam zatrudnieni. Takie ogłoszenie może znaleźć się np. na tablicy ogłoszeń lub intranetowej stronie urzędu. Również w takim wewnętrznym ogłoszeniu muszą być określone wymagania (niezbędne i dodatkowe) istotne dla prawidłowego wykonywania zadań na danym stanowisku (w zakresie wiedzy, stażu pracy, znajomości języka obcego itp.) oraz wskazane dokumenty, które należy złożyć oraz określenie terminu na dokonanie tej czynności.

Najlepiej, aby zasady przeprowadzania naboru wewnętrznego, jego etapy i kryteria były uregulowane w wewnętrznej procedurze obowiązującej w urzędzie, tak, aby wszyscy zatrudnieni wiedzieli, jakie w tym zakresie obowiązują reguły gry.

podstawa prawna: Art. 26-28, art. 34, art. 39 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1345 ze zm.)

Czy „zastępca" ominie konkurs

- Pracownica służby cywilnej złożyła wniosek o ośmiomiesięczny urlop wychowawczy. Jej obowiązków nie są w stanie przejąć osoby już zatrudnione w urzędzie, dlatego na czas jej nieobecności musi być zatrudniona osoba z zewnątrz (umowa na zastępstwo). Czy w takim przypadku koniecznie jest przeprowadzenie normalnego naboru czy też można zastosować inną procedurę?

Umowy na zastępstwo zawierane są, gdy zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej np. urlopem macierzyńskim, rodzicielskim czy wychowawczym albo długą niezdolnością do pracy z powodu choroby. Powrót do pracy zastępowanej osoby wyznacza koniec takiego zatrudnienia. Choć zatrudnienie pracownika na takiej umowie jest, co do zasady czasowe przy przyjmowaniu go do pracy nie można stosować odrębnej, uproszczonej, procedury. W przeciwieństwie do ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 902), która w art. 12 ust. 2 w razie konieczności zatrudnienia na stanowisku urzędniczym innego pracownika w zastępstwie, pozwala na rezygnacje z przeprowadzenia konkursu (naboru), ustawa o służbie cywilnej, takich ułatwień nie przewiduje. Zatem również w takiej sytuacji (zatrudnianie „zastępcy") musi być przeprowadzony otwarty i konkurencyjny nabór. Potwierdza to też art. 28 ust.3 usc, który wskazuje termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniu o naborze, m.in. w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej.