Organizator przetargu ma prawo stawiać przedsiębiorcom określone warunki dotyczące m.in. zdolności finansowej (np. posiadanie zdolności kredytowej lub środków na konkretną kwotę) czy doświadczenia (np. wcześniejsza realizacja co najmniej jednego porównywalnego zlecenia). Nie zawsze jednak wymaga potwierdzenia ich stosownymi dokumentami.
Dokumenty te są niezbędne, gdy wartość zamówienia przekracza tzw. progi unijne (w zależności od rodzaju zamówienia i zamawiającego wynoszą one 133 tys., 206 tys., 412 tys. i 5,15 mln euro). Dlatego warto już wcześniej zadbać o nie, tym bardziej że pozostaną aktualne przez trzy lub sześć miesięcy. Chodzi np. o zaświadczenie o wpisie do działalności gospodarczej (czy odpis z właściwego rejestru), dokument z ZUS potwierdzający opłacanie składek i z urzędu skarbowego poświadczający, że przedsiębiorca nie zalega z podatkami. Pełny katalog dokumentów, których może wymagać zamawiający, jest wyliczony w [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=181805]rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2006 r. nr 87, poz. 605 ze zm.)[/link].
[srodtytul]3 Weź referencje od kontrahentów[/srodtytul]
Na potwierdzenie doświadczenia wykonawców zamawiający często wymagają referencji wskazujących, że porównywalne zlecenia zrealizował należycie w przeszłości. Niestety wciąż zdarza się, że niektórzy urzędnicy uwzględniają wyłącznie wykonane wcześniej zamówienia publiczne. Tymczasem powinni uznać także referencje (czy też inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zleceń) wystawione przez innych przedsiębiorców.Oznacza to, że nawet firma, która nigdy wcześniej nie sprzedała nic administracji, może wykazać się doświadczeniem. Przykładowo, gdy zamawiający domaga się potwierdzenia jednorazowej sprzedaży co najmniej 100 komputerów, wykonawca ma prawo przedstawić mu referencje wystawione przez prywatnego kontrahenta, któremu dostarczył taką lub większą liczbę swych produktów.
[srodtytul]4 Proś o wyjaśnienia[/srodtytul]
Informacje konieczne do przygotowania oferty znajdują się w tzw. specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W przetargu nieograniczonym musi być ona udostępniona na stronie internetowej (jej adres www jest podawany w ogłoszeniu). Wykonawcy mają jednak prawo zażądać jej na piśmie.Często zdarza się, że sformułowania użyte w specyfikacji są nie do końca zrozumiałe. Należy wówczas prosić o wyjaśnienia. Każdy wykonawca ma prawo zadawać pytania zamawiającemu. A ten musi na nie odpowiedzieć, chyba że prośba przedsiębiorcy wpłynęła na mniej niż sześć dni przed terminem składania ofert.
