Papierowa wysyłka dokumentów – co generuje największe koszty?
Na pierwszy rzut oka kilka stron papieru nie wydaje się problemem. Jednak jeśli firma regularnie generuje umowy, faktury, rejestry czy dokumenty kadrowe, koszty zaczynają się kumulować. Papierowa wysyłka dokumentów to nie tylko druk i koperta – to również czas pracownika, organizacja doręczenia, oczekiwanie na podpis, ponowne skanowanie i archiwizacja.
Dochodzi do tego ryzyko błędów: dokument może trafić do niewłaściwej osoby, zostać niepoprawnie podpisany albo po prostu zaginąć. W firmach, które nie korzystają z automatyzacji, nawet pojedynczy błąd może oznaczać opóźnienie całego procesu i niepotrzebne zaangażowanie wielu osób.
Cyfrowa wysyłka dokumentów – od czego zacząć digitalizację?
Wbrew pozorom, nie trzeba wdrażać rozbudowanych systemów. Dobrym punktem wyjścia jest uporządkowanie dokumentów, które są powtarzalne i najbardziej czasochłonne:
- umowy z klientami i partnerami,
- dokumenty HR (np. umowy o pracę, aneksy),
- faktury kosztowe i zestawienia,
- zgody, pełnomocnictwa, rejestry.
W ich przypadku można wdrożyć proste rozwiązania umożliwiające elektroniczne doręczenie, podpis i archiwizację – bez drukowania i bez angażowania dodatkowych zasobów. Ważne jest to, by system zapewniał dostępność, kontrolę nad wersją dokumentu oraz zgodność z regulacjami, np. RODO.
e-SmartCourier jako narzędzie do bezpiecznej wysyłki i podpisu dokumentów
Jednym z przykładów gotowych rozwiązań dla firm jest e-SmartCourier – usługa InPost zaprojektowana z myślą o wysyłce dokumentów z potwierdzeniem odbioru i podpisem. Proces wygląda następująco:
- odbiorca zostaje zweryfikowany, otrzymuje kod SMS
- podpisuje dokument biometrycznie lub cyfrowo,
- po podpisaniu dokument wraca do firmy jako zabezpieczony plik PDF.
Całość odbywa się bez użycia papieru i bez konieczności fizycznej obecności w biurze. Dla firmy oznacza to większą przejrzystość, oszczędność czasu oraz ograniczenie ryzyka operacyjnego. Szczegóły znajdziesz na https://inpost.pl/e-smartcourier.
Co zyskuje firma po wdrożeniu cyfrowej wysyłki dokumentów?
Efekty są widoczne już po kilku tygodniach. Pracownicy nie muszą dopytywać o podpisy, sprawdzać statusu doręczenia ani wykonywać rutynowych czynności ręcznie. Dokument trafia do właściwej osoby, zostaje podpisany, zarchiwizowany i może być natychmiast wykorzystany.
Korzyści z cyfrowej wysyłki dokumentów to:
- oszczędność czasu w działach operacyjnych,
- ograniczenie błędów dzięki automatyzacji,
- pełna kontrola nad historią dokumentu (kto, kiedy i co podpisał),
- możliwość pracy zdalnej – bez spotkań i przesyłek papierowych,
- zgodność z przepisami, w tym RODO i obowiązkiem archiwizacji.
Czy to rozwiązanie tylko dla dużych firm?
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że cyfrowe systemy obiegu dokumentów są przeznaczone wyłącznie dla dużych korporacji. Tymczasem rozwiązania takie jak e-SmartCourier są dostępne również dla mniejszych firm, które nie mają własnego zespołu IT ani działu prawnego. Już firmy jedno- lub kilkuosobowe, które regularnie zawierają umowy lub obsługują klientów zdalnie, mogą realnie zyskać na cyfryzacji tego obszaru.
Wystarczy, że firma regularnie przetwarza określony typ dokumentów – np. umowy najmu, zgody RODO, formularze rekrutacyjne – by już odczuć korzyści z automatyzacji. System działa natychmiast, bez konieczności długotrwałego wdrożenia, i łatwo wpisuje się w codzienny rytm pracy.
Wysyłka dokumentów to dobry start dla cyfryzacji procesów
Cyfrowa wysyłka dokumentów to jeden z najprostszych i najbardziej efektywnych obszarów do usprawnienia w firmie. Eliminuje papier, skraca czas realizacji, porządkuje procesy i daje pełną kontrolę. Co istotne – nie wymaga dużych inwestycji ani reorganizacji.
Jeśli w Twojej firmie nadal funkcjonuje papierowy obieg, warto zacząć właśnie od wysyłki. Cyfrowe doręczenie z potwierdzeniem, podpisem i automatyczną archiwizacją może odbywać się szybciej, bezpieczniej i bez ryzyka pomyłek. A jeśli potrzebujesz tradycyjnego doręczenia fizycznych dokumentów – zawsze możesz skorzystać z dobrze znanego rozwiązania, jakim jest Paczkomat®. Sprawdź teraz!
Materiał Promocyjny
