Najtrudniej jest rozliczać letni i sezonowy wypoczynek załogi

Nawet wtedy nie wpadaj w panikę, bo stosunkowo łatwo można sobie z nimi poradzić. Wystarczy po prostu zastanowić się i przeanalizować przepisy. Większość nadzwyczajnych okoliczności wymaga intensywniejszych działań matematycznych, bo trzeba obliczyć wymiar urlopu przysługującego pracownikowi, ale i z tym pracodawcy dadzą sobie radę. A po kilku takich problemowych przypadkach osiągną nawet dużą biegłość.

Pamiętaj jednak o tym, że ci, których chcesz przyjąć w okresie wzmożonego ruchu turystycznego, mogą nie mieć tych samych uprawnień co wcześniej zatrudnieni. Dotyczy to np. urlopu wypoczynkowego.

Udzielenie urlopu wypoczynkowego komplikuje pracodawcom zmiana wymiaru etatu, zatrudnienie w trakcie miesiąca czy to, że zatrudniony nabędzie prawo do urlopu uzupełniającego lub dodatkowego. Czasem w firmach pojawiają się także pracownicy tymczasowi, którzy korzystają z wypoczynku na całkiem innych zasadach niż przy umowie o pracę.

Dziś podpowiemy pracodawcom, jak mają sobie poradzić z takimi przypadkami. Odpowiemy także na pytania dotyczące konkretnych problemów urlopowych z podwładnymi.

Jeśli na sezon przyjmiemy tego, kto w 2008 r. podejmuje pierwszą w życiu pracę, to urlop nabędzie dopiero po przepracowanym miesiącu, czyli z dołu. Gdy do firmy przyjdzie ten, kto ma już kilkuletni staż zawodowy, wypoczywać może od razu, od pierwszego dnia pracy. Co więcej dla niego niepełny miesiąc kalendarzowy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, a niepełny dzień urlopu do pełnego dnia (art. 1552a, 1553 k.p.).

Pracodawca przyjął 15 lipca dwóch pracowników na miesiąc (umowy o pracę do 14 sierpnia). Jeden z nich ma ponad dziesięć lat ogólnego stażu, a drugi podejmuje pierwsze zatrudnienie, bo w czerwcu 2008 r. skończył studia. Pierwszy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2/12 z 26 dni, czyli 4,33 dnia, a po zaokrągleniu pięć dni, bo pracował w dwóch miesiącach kalendarzowych. Drugi ma prawo do urlopu w wymiarze 1/12 z 20 dni, czyli 1,66 dnia. Tu nie trzeba zaokrąglać do pełnych dni, a laby można udzielić w godzinach, przeliczając otrzymany ułamek na godziny.

Przyjmując zatem do sezonowego zajęcia osoby, które mają już staż pracy, najkorzystniej zrobić to w jednym miesiącu kalendarzowym, a nie na przełomie miesięcy. Natomiast przy pierwszej pracy nie ma to znaczenia, bo miesiąc stażu liczy się od dnia zatrudnienia.

Pracownikom tymczasowym urlopu udziela agencja pracy tymczasowej (APT), a korzystający z pracy takiej osoby ma tylko umożliwić jego wykorzystanie. Co jednak ważne, przy krótkich zatrudnieniach urlopu można w ogóle nie udzielać w naturze, a wypłacić ekwiwalent po zakończeniu zadania.

Takie ustalenia należy jednak przyjąć przed zatrudnieniem pracownika i trzeba go o tym poinformować przed podjęciem zajęcia. Pod względem urlopu czasownik ma więc korzystniejszą sytuację od tego, kto podejmuje pierwszą pracę. W agencji nabywa bowiem po dwa dni urlopu za każdy przepracowany miesiąc (art. 17 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych), niezależnie od tego, u ilu pracodawców świadczy pracę. Niewykluczone, że po tygodniu czy wręcz kilku dniach zatrudnienia taki pracownik zyska prawo do dwóch dni laby.

Firma przyjęła dwóch pracowników tymczasowych na trzy tygodnie, bo chciała uniknąć dawania im urlopu wypoczynkowego i zapewnić sobie pracę przez wszystkie dni, gdy jej pracownik korzystał z planowanego urlopu. Jeden z czasowników w poprzednim miesiącu pracował trzy tygodnie w tej samej agencji.

Oznacza to, że w dniu, gdy minie mu w sumie miesiąc zatrudnienia, nabywa dwa dni urlopu. Dla drugiego jest to pierwsza praca w tej APT. Nie nabędzie on podczas tej umowy urlopu. Jemu z kolei te trzy tygodnie pracy zostaną doliczone do stażu, gdy podpisze kolejną umowę o pracę z tą samą APT.

W sezonie często zdarza się, że pracownicy podejmują dodatkowe zatrudnienie u innych pracodawców. Pozwala im to nabyć urlop oddzielnie u każdego z nich. Wtedy do ich stażu dolicza się okres niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego stosunku pracy (art. 1541 § 2 k.p.).

Pracownik, który obronił pracę magisterską w czerwcu 2006 r., pracuje w firmie Alfa od zakończenia nauki, czyli już dwa lata. W lipcu 2008 r. podpisał ze spółką Beta umowę o pracę od 20 lipca do 10 września. Z tej umowy ma prawo do 3/12 z 26 dni urlopu, czyli 6,5 dnia, co po zaokrągleniu daje siedem dni urlopu. Jego staż urlopowy wynosi bowiem ponad dziesięć lat – osiem lat z racji ukończonych studiów i dwa lata pracy w Alfie, przypadające przed zatrudnieniem w Becie, a w drugiej firmie będzie pracował przez trzy różne miesiące kalendarzowe.

Osoba podejmująca pracę w pierwszym roku zatrudnienia nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, tj. z 20 dni (art. 153 § 1 k.p.). W praktyce oznacza to, że taka osoba musi przepracować pełny miesiąc obliczeniowy (a nie kalendarzowy), aby móc wypoczywać. Nie stosuje się przy tym zaokrąglania niepełnego miesiąca pracy w górę.

Wątpliwości pojawiają się wtedy, gdy pracownik w pierwszym roku zatrudnienia podejmuje pracę u kilku pracodawców, zwłaszcza jeśli do zmiany firmy dochodzi w trakcie miesiąca kalendarzowego. Tu stosujemy zasadę, że każdy z szefów rozlicza urlop jedynie za staż przepracowany w jego zakładzie.

Pracownik podjął pierwszą w życiu pracę 7 czerwca 2008 r. i trwała ona do 16 lipca 2008 r. Od 17 lipca do 7 sierpnia 2008 r. zatrudnił się u kolejnego pracodawcy. Za przepracowany miesiąc i dziesięć dni w pierwszej firmie uzyska 1,66 dnia urlopu, natomiast za przepracowane 21 dni w drugiej firmie nie nabędzie prawa do urlopu. Kolejny pracodawca nie uwzględni bowiem dziesięciu przepracowanych dni u poprzednika, które wystają poza pełny miesiąc obliczeniowy.

U podejmujących pierwszą pracę nie ma bowiem odpowiednika przepisu dotyczącego pracowników tymczasowych, który nakazuje zaliczać wcześniejsze zatrudnienie, za które pracownik nie nabył prawa do urlopu.

Niekiedy podwładnym zmieniamy wymiar zatrudnienia w roku kalendarzowym. To także wymaga przeliczenia ich urlopu, dostosowanie go do rozmiaru etatu. Tu rozlicza się oddzielnie każdą część roku, w trakcie której pracownik pracował na inną cząstkę wymiaru.

Od stycznia do czerwca 2008 r. pan Michał z rocznym stażem pracował na pół etatu, w lipcu i w sierpniu z powodu sezonu urlopowego pracodawca zatrudnił go na cały etat, a od września do końca roku będzie pracował na 3/4 etatu. Jego wymiar wypoczynku w 2008 r. wynosi:

- 6/12 z 10 dni = 5 dni (styczeń – czerwiec),

- 2/12 z 20 dni = 3,33 dnia, czyli cztery dni po zaokrągleniu (lipiec – sierpień),

? 4/12 z 15 dni = 6,66 dnia, czyli po zaokrągleniu siedem dni (wrzesień – grudzień).

Przy ograniczaniu wymiaru etatu może się zdarzyć, że pracownik nie wykorzysta na koniec zatrudnienia zaplanowanego urlopu, jeśli w pierwszym okresie, gdy miał cały etat, wziął go więcej.

Pani Jola z ponaddziesięcioletnim stażem pracy miała cały etat od stycznia do maja 2008 r., a następnie ograniczyła zatrudnienie do połówki, bo musiała opiekować się dzieckiem. W maju wykorzystała 15 dni wypoczynku, a jej urlop należy obliczyć następująco:

- 5/12 z 26 dni = 10,83 dnia urlopu, czyli 11 dni po zaokrągleniu (styczeń – maj),

- 7/12 z 13 dni = 7,58 dnia urlopu, czyli osiem dni po zaokrągleniu (czerwiec – grudzień).

Ponieważ w maju wykorzystała 15 dni urlopu, to od czerwca do grudnia 2008 r. może wypoczywać już tylko cztery dni.

Jeśli w trakcie zatrudnienia sezonowego pracownikowi upłynie staż uprawniający do dłuższej laby, to przy kilkumiesięcznym zatrudnieniu proporcję urlopową trzeba obliczyć od nowego (wyższego) wymiaru. Obowiązuje tu bowiem zasada, że urlop proporcjonalny w roku, w którym pracownik nabywa u pracodawcy wyższy jego wymiar, oblicza się uwzględniając ten wyższy pułap (§ 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop; DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).

Pracodawca np. na cztery miesiące przyjął pana Grzegorza, któremu w trakcie tego zatrudnienia minęło dziesięć lat stażu. Dzięki temu nabył on prawo do 26 dni urlopu. Jego wymiar urlopu z całej umowy o pracę należy ustalać z 26 dni urlopu. Pracując w trakcie takiej umowy, pan Grzegorz nabył 8,66 dnia, czyli po zaokrągleniu dziewięć dni urlopu.

Komplikacje mogą być też, gdy w firmie pojawi się pracownik zaliczony do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Takie osoby mają bowiem prawo do dodatkowego wypoczynku w wymiarze dziesięciu dni. Ale prawo do takiego urlopu pracownik nabywa dopiero po przepracowaniu roku od zaliczenia go do jednego z tych stopni niepełnosprawności (art. 19 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, DzU nr 123, poz. 776 ze zm.). Do urlopu tego stosuje się zasady o urlopie z kodeksu pracy. Oznacza to, że jest on sumowany ze zwykłym urlopem i ustalany proporcjonalnie, gdy pracownik ma część etatu. Prawo do kolejnych dziesięciu dni dodatkowej laby nabywa się tak jak przy zwykłym urlopie – 1 stycznia każdego kolejnego roku kalendarzowego.

Przykłądowo pracodawca zatrudnił pana Przemysława od czerwca do końca września 2008 r., a 1 lipca 2008 r., czyli po miesiącu pracy, minął mu rok zatrudnienia od zaliczenia do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Z tym dniem nabył prawo do dziesięciu dni dodatkowego urlopu. Trzeba go będzie jednak rozliczyć proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. W trakcie tej umowy pan Przemysław nabywa prawo do 4/12 z 36 dni urlopu, czyli do 11,99 dnia, co po zaokrągleniu daje 12 dni.

Masz prawo dzwonić do podwładnego na wakacjach, ale wyłącznie po to,aby go odwołać z laby z ważnych powodów

Dyscyplinarka to jednak zbyt sroga kara za to, że nie odbiera telefonu.

– Pracownik, który jest jednym z dwóch specjalistów w kraju w swojej dziedzinie, pojechał na planowany urlop w Polsce. W tym czasie nie odbierał służbowej komórki, a chcieliśmy go wezwać w związku z nagłą awarią u klienta. Firma, w której doszło do zawieszenia oprogramowania, zażądała odszkodowania. Musieliśmy je wypłacić, a po powrocie z urlopu chcemy wręczyć pracownikowi dyscyplinarkę. Czy możemy to zrobić? – pyta czytelnik DF.

Jedyną dopuszczalną ingerencją pracodawcy w urlop pracownika, gdy ten już wypoczywa, jest próba odwołania go z wakacji. Ale wolno to zrobić tylko wtedy, gdy są spełnione łącznie dwa warunki. Obecność pracownika w firmie jest niezbędna, a wymuszają to okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania wypoczynku (art. 167 k.p.). Kodeks pracy nie precyzuje, jakie przyczyny mogą uzasadniać odwołanie. Na ogół jednak będą wiązały się one z tym, że urlopowanego nie może zastąpić inny zatrudniony. Tak było w firmie czytelnika.

O tym jednak, czy tak było i czy istotnie mógł to być powód zastosowania dyscyplinarki wobec tego zatrudnionego, postanowi sąd pracy, gdyby doszło do takiego zwolnienia i procesu. Z pewnością jednak badałby, czy pracownik nie mógł, czy nie chciał odbierać telefonu od przełożonego. Będzie więc oceniał, czy był to skutek słabego zasięgu w miejscu, gdzie przebywał podwładny, oraz czy np. był on zobowiązany do pozostawienia numeru telefonu i wakacyjnego adresu.

Specjaliści uważają, że ustanowienie takiego wymogu pozostawienia wakacyjnych namiarów w umowie o pracę wobec szeregowego pracownika stanowi pogorszenie jego sytuacji i byłoby sprzeczne z art. 18 k.p. Można go jednak wprowadzić dla osób piastujących stanowiska kierownicze. Ten pracownik jednak takiego nie miał. Niewykluczone, że taki obowiązek mógł wynikać z regulaminu pracy. Według niego też będzie oceniane, jeżeli te przepisy przewidują taki wymóg, czy pracownik musi zabierać służbową komórkę na urlop i ją tam odbierać. Ponadto sąd z pewnością pochyli się nad specjalizacją pracownika i tym, czy faktycznie firma nie była w stanie zorganizować nagłego zastępstwa do usuwania usterek związanych z oprogramowaniem.

Jeśli jednak szef dodzwoni się do pracownika, ten nie może odmówić stawienia się w pracy na jego wezwanie. W przeciwnym razie naruszyłby obowiązek dbałości o dobro i mienie pracodawcy. A dopiero odmowa powrotu może uzasadniać przykre dla niego konsekwencje, łącznie z dyscyplinarnym zwolnieniem. Do odwołania z urlopu przepisy nie wymagają pisma, ale dla celów dowodowych warto je jednak mieć.

Pamiętać trzeba też o tym, aby pokryć pracownikowi koszty wezwania z wakacji. Chodzi np. o podróż czy niewykorzystane dni pobytu w ośrodku wczasowym.

Musisz puścić zatrudnionego na kilka dni wypoczynku, którego domaga się nagle, i to właśnie w te dni, o które prosi. Z puli urlopu odejmujesz tyle godzin, ile przypadło wtedy godzin roboczych

– Czy pracownikowi przysługują tylko cztery dni urlopu na żądanie, czyli 32 godziny, czy cztery dni bez względu na liczbę godzin, którą pracuje w danym dniu? Np. 30 lipca pracownik poprosił o urlop na żądanie, a powinien wtedy świadczyć pracę przez 11,5 godziny? Czy po wykorzystaniu tego dnia pozostają mu jeszcze trzy, czy tylko 2,5625 dnia urlopu? – pyta czytelniczka DF.

Zawsze są to dni pracy zatrudnionego. Państwowa Inspekcja Pracy i resort pracy przyjmują, że chodzi tu o dni pracy pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Zatem będą to cztery dni razy godzinowy wymiar pracy podwładnego.

Lansowanie odmiennego stanowiska, czyli cztery dni razy osiem godzin, spowodowałoby, że zatrudnieni na niewielką część etatu większość lub nawet całość swojego urlopu wypoczynkowego mogliby wykorzystać na żądanie. Byłby to ich nieuzasadniony przywilej wobec innych pracowników. Pracownikowi z przykładu czytelniczki nadal pozostają pełne trzy dni. I jeżeli będzie korzystał z nich wtedy, kiedy np. ma czterogodzinny czas pracy, to z puli urlopowej odliczy mu się 12 godzin. Pamiętać trzeba przecież o tym, że zgodnie z art. 1542 § 2 k.p. urlopu udziela się na dni pracy zatrudnionego, ale rozlicza w godzinach.

Pracodawcom przypominamy, że w każdym roku kalendarzowym pracownik bez zgody szefa ma prawo skorzystać z tzw. urlopu na żądanie (cztery dni). Powiadamia o tym w dowolny sposób (e-mailem,telefonicznie, osobiście), najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu, ale przed rozpoczęciem swojej dniówki roboczej (wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06). Pracownik nie musi uzasadniać swojego żądania jakimikolwiek przyczynami, a przepisy nie uprawniają szefa do tego, aby oceniał zasadność żądania pracownika ani odmówił udzielenia urlopu z uwagi na potrzeby pracodawcy.

Według Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy pracownik nie jest ograniczony żadnymi warunkami w żądaniu tego urlopu. Może więc wystąpić o urlop na żądanie, nawet jeżeli pracodawca polecił mu się stawić do pracy w swoim dniu wolnym od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Dla niego jest to wówczas dzień pracy, zgodnie ze zmienionym rozkładem czasu pracy, i może wystąpić o urlop wypoczynkowy na ten dzień, także w trybie art. 1672 k.p.

Tylko niewykorzystany zwykły wypoczynek pracownik musi wziąć do końca marca kolejnego roku. Nie dotyczy to jednak urlopu na żądanie

– Pracownik ma umowę terminową, która skończy się w połowie sierpnia. Nie wykorzystał do końca marca zaległego urlopu z poprzedniego roku. Teraz twierdzi, że nie możemy go na niego wysłać, bo taki wymóg uregulowania zaległości w wypoczynku istnieje tylko do końca pierwszego kwartału. Czy ma rację? – pyta czytelnik DF.

Pracownik tylko częściowo ma słuszność. Pracodawca może wysłać podwładnego na zaległy urlop praktycznie w każdym czasie, szczególnie do końca pierwszego kwartału kolejnego roku kalendarzowego, niezależnie od tego, czy przyczyny powodujące to przesunięcie leżą po stronie pracodawcy, czy pracownika. Chodzi o to, aby nie tworzyć zaległości wypoczynkowych. Ale szef nie może żądać, aby podwładny wykorzystał urlop na żądanie z poprzedniego roku kalendarzowego do końca marca kolejnego roku. Ten wymóg nie dotyczy tych dni i takie stanowisko zajmuje Państwowa Inspekcja Pracy (GPP-110-4560-170/08/PE).

Przypominamy, że pracownik powinien skorzystać z urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. Tak stanowi art. 161 k.p. Urlopów pracodawca udziela zgodnie z ich planem, a jeżeli go nie sporządza, to ustala termin wypoczynku po porozumieniu z pracownikiem. Bierze jednak pod uwagę wniosek zatrudnionego i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w firmie.

Jeśli jednak dojdzie do tego, że pracownik ma zaległości w wypoczynku, to pracodawca ma mu go dać najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Według Sądu Najwyższego w takim wypadku szef nie musi nawet uzgadniać z podwładnym daty jego wykorzystania. Ma mu go udzielić w terminie określonym w tym przepisie, czyli do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. To, że 31 marca minął a pracownik nie wziął urlopu, nie oznacza, że prawo szefa do wysłania go na wakacje przepadło, choć nie wynika to wprost z przepisów.

Analizując jednak utrwalone już orzecznictwo Sądu Najwyższego, pracodawca powinien skierować na urlop, aby nie brnąć w jeszcze większe nawisy. W wyroku z 25 stycznia 2005 r. (I PK 124/05) SN stwierdził, że szef może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie godzi się na to. Podkreślił, że art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie uzależniając swojego postanowienia, że ma to nastąpić „najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Zdaniem SN z uwagi na przedmiot, cel i zakres art. 168 k.p. nie da się wywieść warunku, że zastosowanie art. 168 k.p. zależy od zgody pracownika. Sąd podkreślił, że prawo do urlopu wypoczynkowego ok-reślają przepisy o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to wobec obu stron stosunku pracy. Pracodawca musi więc dać pracownikowi urlop wypoczynkowy w określonym rozmiarze i terminie według ustalonych zasad. Natomiast podwładny nie może zrzec się prawa do wypoczynku (por. art. 152 § 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z prawem pracy.

Tym bardziej więc na zaległy urlop trzeba wysłać tego, komu termin zatrudnienia niebawem upływa. Zatrudniony nie ma co liczyć na to, że zamiast laby w naturze otrzyma ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Co prawda art. 171 k.p. dopuszcza jego wypłatę w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (u pracownika czytelnika umowa rozwiąże się w połowie sierpnia), ale stronom ten termin znany był od początku ich współpracy.

Tylko tę część urlopu, która nie jest starym urlopem na żądanie, pracownik powinien wykorzystać do końca pierwszego kwartału. Natomiast – zgodnie art. 168 k.p. (zdanie po średniku) – taki wymóg nie dotyczy urlopu na żądanie. Oznacza to, że podwładny może go wykorzystać w dowolnym terminie i połączyć z obecnym wypoczynkiem. Jak to tłumaczy Państwowa Inspekcja Pracy?

Pracownicy mają obowiązek wykorzystać do 31 marca dni urlopu zaległego zwykłego. Natomiast dni niewykorzystanego np. w 2007 r. urlopu na żądanie przechodzą na 2008 r. jako normalny urlop, ale pracodawca nie może domagać się wykorzystania ich do końca pierwszego kwartału 2008 r. W planie urlopów podwładny może więc wpisać dowolny termin ich wykorzystania i łączyć je z dniami zwykłego urlopu wypoczynkowego. Jeśli więc podwładny czytelnika zachował jeszcze zaległy urlop z poprzedniego roku, mógł go wykorzystać nawet po 31 marca br. Ale to nie znaczy, że w ogóle go nie weźmie przed zakończeniem zatrudnienia, ma to zrobić do rozwiązania umowy.

Przypominamy też, choć akurat nie będzie to dotyczyć pracownika czytelnika, że niewykorzystany do końca pierwszego kwartału następnego roku urlop nie przepada. Prawo do wypoczynku przedawnia się bowiem z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Ten termin zaczyna biec z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, a najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty.

Pozostało 97% artykułu