Siedem sposobów na to, jak radzić sobie w firmie z rozliczeniami VAT

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=172827] VAT[/link] jest często uważany za jeden z bardziej skomplikowanych podatków. Nie do końca jasne i precyzyjne przepisy oraz niekonsekwentne i niejednokrotnie sprzeczne ze sobą orzecznictwo sądów administracyjnych oraz organów podatkowych powodują sporo wątpliwości, a nierzadko także błędów w zakresie rozliczeń.

Mimo że sam mechanizm działania VAT jest z założenia stosunkowo prosty, złożoność obowiązujących przepisów sprawia, że z pozoru łatwe kwestie w praktyce okazują się skomplikowane i czasochłonne. Rozliczenia VAT komplikują także częste nowelizacje przepisów oraz niezgodność części obowiązujących przepisów z prawem wspólnotowym.

[srodtytul]Krok pierwszy: sprawdź, czy jesteś podatnikiem[/srodtytul]

Ustalamy, czy spełniony jest „warunek podmiotowy”, niezbędny do uznania danej czynności (transakcji) za podlegającą opodatkowaniu VAT. Warunek podmiotowy sprowadza się do tego, że dana transakcja podlega VAT tylko wtedy, kiedy jest wykonywana przez podatnika tego podatku.

Podatnikami VAT są zaś podmioty lub osoby wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Bez znaczenia pozostaje tutaj formalna rejestracja dla celów VAT – podatnikiem jest też podmiot prowadzący działalność gospodarczą, nawet jeśli nie dopełnił warunku złożenia zgłoszenia rejestracyjnego.

W praktyce często się zdarza, że dana osoba lub podmiot może działać jako podatnik dla pewnych czynności, nie będąc podatnikiem w odniesieniu do innych. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Osoby te będą podatnikami VAT dla czynności wykonywanych w ramach prowadzonej działalności (np. sprzedaży towarów lub usług), ale niekoniecznie już w przypadku sprzedaży majątku prywatnego (np. domu czy samochodu).

Także spółki mogą w pewnych sytuacjach występować jako niepodatnicy VAT (np. w przypadku dokonywania określonych świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych).

A zatem co do zasady dana czynność będzie podlegała opodatkowaniu wtedy, gdy jest wykonywana przez podatnika (działającego w tym charakterze). Analiza konsekwencji w VAT związanych z daną transakcją powinna się rozpoczynać właśnie od tego.

[srodtytul]Krok drugi: zweryfikuj czynność[/srodtytul]

Kolejny etap to sprawdzenie, czy dana czynność mieści się w katalogu czynności objętych VAT.

Opodatkowaniu VAT podlegają bowiem tylko czynności wymienione w przepisach, tj. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług (a także czynności z nimi zrównane), eksport i import towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Kluczowe jest zatem określenie, czy wykonana czynność (transakcja) mieści się w tym katalogu.

W praktyce sprawia to wiele problemów – jako przykłady można wymienić m.in. nieodpłatne przekazania towarów, premie pieniężne udzielane w zamian za przekroczenie pewnego progu obrotów czy też sprzedaż wierzytelności własnych.

[srodtytul]Krok trzeci: ustal miejsce opodatkowania [/srodtytul]

W następnej kolejności niezbędne jest określenie miejsca świadczenia (i opodatkowania) danej czynności. W wielu sytuacjach, szczególnie w przypadku transakcji prowadzonych z podmiotami zagranicznymi, miejsce opodatkowania danej czynności nie pokrywa się z miejscem jej faktycznego wykonania.

Z perspektywy polskiego podatnika tylko czynność, dla której miejscem świadczenia jest terytorium Polski, będzie opodatkowana polskim VAT.

Prawidłowe określenie miejsca świadczenia może się wiązać z wieloma problemami praktycznymi. Wymaga ono nie tylko dokonania odpowiedniej klasyfikacji danej czynności (co samo w sobie może być czasem kłopotliwe), ale także znajomości reguł określania miejsca świadczenia (wynikających z przepisów o VAT), z uwzględnieniem licznych wyjątków. Trzecim krokiem będzie zatem ustalenie, czy dana czynność będzie podlegała opodatkowaniu VAT w Polsce.

[srodtytul]Krok czwarty: określ moment powstania obowiązku[/srodtytul]

Po pozytywnej weryfikacji trzech pierwszych warunków – tj. w przypadku, gdy dana czynność jest wykonywana przez podatnika (działającego w takim charakterze), mieści się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu VAT oraz jej miejscem opodatkowania jest Polska – należy zastanowić się nad momentem, w którym dana czynność powinna być opodatkowana.

Kolejny krok jest zatem ukierunkowany na określenie momentu powstania obowiązku podatkowego. Także i w tym zakresie przedsiębiorcy muszą się orientować w gąszczu regulacji o charakterze generalnym oraz rozwiązań o charakterze szczególnym.

[srodtytul]Krok piąty: oblicz, od czego musisz zapłacić[/srodtytul]

Kolejną czynnością jest określenie podstawy opodatkowania (czyli kwoty, od której liczony jest podatek). Co do zasady podstawą opodatkowania jest obrót, czyli kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Jednak, także w tym zakresie może powstać sporo wątpliwości.

Przykładowo, w praktyce sporo kontrowersji wzbudziła kwestia, czy w przypadku świadczenia usług wynajmu lub leasingu do podstawy opodatkowania wlicza się wartość innych świadczeń, którymi wynajmujący (leasingodawca) obciąża najemcę (leasingobiorcę), jak np. podatek od nieruchomości czy ubezpieczenie przedmiotu leasingu.

Istnieją także wątpliwości co do zgodności niektórych polskich przepisów w zakresie ustalania podstawy opodatkowania z prawem wspólnotowym (np. w przypadku obniżenia obrotu poprzez wystawienie faktur korygujących).

[srodtytul]Krok szósty: zastosuj właściwą stawkę[/srodtytul]

Przyszedł czas na ustalenie stawki podatku właściwej dla danej czynności oraz określenie kwoty podatku wynikającej z danej transakcji. Także na tym etapie mogą się pojawić wątpliwości.

Przykładowo, prawo do zastosowania stawki 0 proc. w przypadku WDT czy eksportu jest obwarowane określonymi wymogami, których niespełnienie może skutkować koniecznością zastosowania stawki podstawowej.

Nieprecyzyjne uregulowania wprowadzone przez polskiego ustawodawcę mogą także rodzić sporo kontrowersji co do właściwej stawki VAT na określone towary (np. w swoim czasie niektóre produkty farmaceutyczne) czy też usługi (np. usługi świadczone w portach morskich).

[srodtytul]Krok siódmy: czas na formalności[/srodtytul]

Ostatni etap to wypełnienie obowiązków formalnych. Najczęściej będą one obejmowały wystawienie faktury (lub też faktury wewnętrznej), uwzględnienie jej w ewidencji VAT oraz deklaracji podatkowej. Jedną z konsekwencji będzie też bez wątpienia obowiązek zapłaty podatku.

W niektórych sytuacjach konieczne może się okazać przygotowanie deklaracji Intrastat oraz informacji podsumowującej. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może pociągać za sobą również obowiązek ewidencji za pomocą kasy fiskalnej. Podmioty niezarejestrowane wcześniej dla potrzeb VAT mogą stanąć przed koniecznością takiej rejestracji.