Do kontrowersji z tym związanych doszło w przetargu na wsparcie informatyczne dla Ministerstwa Skarbu Państwa. Uznało ono, że jedna ze startujących firm nie złożyła wszystkich wymaganych dokumentów, i wezwało do uzupełnienia braków. Pismo w tej sprawie przesłało faksem 27 lutego. Dopiero 2 marca urzędnicy nadali je listem poleconym. Dotarł on 5 marca, dwa dni po terminie wyznaczonym na uzupełnienie. Firma dostarczyła brakujący dokument już następnego dnia, ale zamawiający uznał, że uczyniła to po czasie. Wykluczył ją z przetargu, informując o zatrzymaniu wadium.
Przedsiębiorstwo złożyło protest, a po nim odwołanie. Przekonywało, że dowiedziało się o wezwaniu dopiero z listu poleconego.
Krajowa Izba Odwoławcza, która badała ten spór, sięgnęła do postanowień specyfikacji. A z nich wynikało, że wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje mają być przekazywane pisemnie. Widniał przy tym dopisek, że zawiadomienia o wykluczeniu wykonawcy, odrzuceniu ofert, wyborze i ewentualnie unieważnieniu postępowania oraz wyjaśnienia specyfikacji będą również przesyłane faksem.
– Niewątpliwie wybór formy porozumiewania się ustawa pozostawia zamawiającemu. Bezsporne jest jednak, że wśród czynności, dla których dopuszczono porozumiewanie się za pomocą faksu, nie wymieniono wezwania do uzupełnienia dokumentów – zwróciła uwagę w uzasadnieniu wyroku z 15 kwietnia przewodnicząca Małgorzata Rakowska.
Zamawiający przekonywał, że wykonawca mógł się zapoznać z wezwaniem już 27 lutego. Na dowód tego przedłożył raport transmisji, z którego wynika, że „wysyłanie zakończono pomyślnie”.
