W jakiej formie przechowywać kopie papierowych faktur

Gdy faktura została wystawiona w formie papierowej, nie ma możliwości przechowywania jej elektronicznej kopii. Musi być ona umieszczona na nośniku papierowym

Publikacja: 06.05.2010 04:47

W jakiej formie przechowywać kopie papierowych faktur

Foto: www.sxc.hu

Red

[b]Tak uznała Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 1 kwietnia 2010 r. (ILPP2/443-57/10-2/BA).[/b]

Spółka wystawiała coraz więcej faktur VAT. Przechowywanie rosnącej dokumentacji powodowało trudności techniczne i wzrost kosztów wydruku i segregacji danych. W związku z tymi niedogodnościami spółka postanowiła przechowywać papierowe faktury otrzymane od kontrahentów w formie elektronicznej, gwarantując jednocześnie nienaruszalność zawartych w nich danych. Powzięła jednak wątpliwość co do zgodności takiego sposobu archiwizacji faktur z prawem.

We wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych zajęła stanowisko, że nie zabraniają one archiwizacji faktur w formie elektronicznej, nie ma też regulacji, która nakazywałaby używanie w tym celu nośnika papierowego czy też wprowadzała obowiązek podpisywania dokumentu.

Jako argument przytoczyła m.in. [b]wyrok NSA z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08),[/b] w którym sąd wyraźnie stwierdził, że obowiązku przechowywania kopii faktur nie należy utożsamiać z koniecznością wydrukowania każdego dokumentu, ale z umożliwieniem wykonania takiego wydruku na każde żądanie kontrolującego.

Organ zauważył, że przepisy o VAT przewidują dwie formy wystawiania faktur: papierową i elektroniczną. Faktury danego typu należy wystawić co najmniej w dwóch egzemplarzach. Nie ma zatem możliwości wystawiania faktury w formie papierowej, a przechowywania jej w formie elektronicznej. Zdaniem izby w formie elektronicznej może być przechowywana tylko taka faktura, która pierwotnie została w takiej formie wystawiona.

[i]Autor jest konsultantem w Zespole Zarządzania Wiedzą Podatkową PricewaterhouseCoopers[/i]

[ramka][b]Komentuje Szymon Raut, konsultant w Dziale Prawnopodatkowym PricewaterhouseCoopers:[/b]

Stanowisko organu podatkowego należy uznać za nieprawidłowe. Przepisy regulujące kwestię wystawiania faktur nie określają sposobu i formy, w jakiej należy przechowywać faktury, przewidują jedynie, że przechowuje się je w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Dokonując literalnej wykładni przepisów, nie sposób dojść do konkluzji, do jakiej doszedł organ wydający interpretację. Na to, że jest to nieuprawnione stanowisko, wskazuje też najnowsze orzecznictwo sądów administracyjnych.

Przykładem może być [b]wyrok WSA w Warszawie z 8 kwietnia 2010 r. (III SA/Wa 396/10)[/b], który stwierdził, że nie ma prawnych przeciwwskazań do stosowania „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, który polegałby na wysyłaniu faktury w formie papierowej i przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.

Również przepisy wspólnotowe nie precyzują, w jakiej postaci należy przechowywać faktury. Określają jedynie, że powinna to być taka forma, w jakiej zostały one przesłane lub udostępnione, zarówno papierowa, jak i elektroniczna. Tym samym ani polskie, ani wspólnotowe przepisy nie zastrzegają papierowej formy faktury jako jedynej dopuszczalnej.

Ponadto minister finansów jako organ wydający interpretację powinien uwzględnić przytoczone przez wnioskodawcę stanowisko [b]NSA (I FSK 1169/08)[/b].

Obowiązek ten wynika z art. 14e § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=582ECDA0581859658EA2BD1E83B507D8?n=1&id=176376&wid=328885]ordynacji podatkowej[/link]. Jak stwierdził [b]WSA w Warszawie w wyroku 24 października 2008 r. (SA/Wa 1193 /08)[/b], skoro organ wydający interpretacje indywidualne może je zmieniać z racji stwierdzenia ich wadliwości w świetle orzecznictwa sądowego, to tym bardziej ma obowiązek dokonywać analizy tego orzecznictwa w postępowaniu zmierzającym do ich wydawania, zwłaszcza gdy na to orzecznictwo powołuje się osoba składająca wniosek o interpretację.

Dlatego minister powinien wziąć pod uwagę pogląd wyrażony przez NSA, zgodnie z którym polskie przepisy nie wykluczają żadnego sposobu przechowywania kopii faktur i to do podatnika powinien należeć wybór.[/ramka]

[b]Tak uznała Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 1 kwietnia 2010 r. (ILPP2/443-57/10-2/BA).[/b]

Spółka wystawiała coraz więcej faktur VAT. Przechowywanie rosnącej dokumentacji powodowało trudności techniczne i wzrost kosztów wydruku i segregacji danych. W związku z tymi niedogodnościami spółka postanowiła przechowywać papierowe faktury otrzymane od kontrahentów w formie elektronicznej, gwarantując jednocześnie nienaruszalność zawartych w nich danych. Powzięła jednak wątpliwość co do zgodności takiego sposobu archiwizacji faktur z prawem.

Pozostało 86% artykułu
Konsumenci
Pozew grupowy oszukanych na pompy ciepła. Sąd wydał zabezpieczenie
https://track.adform.net/adfserve/?bn=77855207;1x1inv=1;srctype=3;gdpr=${gdpr};gdpr_consent=${gdpr_consent_50};ord=[timestamp]
Sądy i trybunały
Dr Tomasz Zalasiński: W Trybunale Konstytucyjnym gorzej już nie będzie
Konsumenci
TSUE wydał ważny wyrok dla frankowiczów. To pokłosie sprawy Getin Banku
Nieruchomości
Właściciele starych budynków mogą mieć problem. Wygasają ważne przepisy
Materiał Promocyjny
Bank Pekao wchodzi w świat gamingu ze swoją planszą w Fortnite
Prawo rodzinne
Przy rozwodzie z żoną trzeba się też rozstać z częścią krów