Przeprowadzki procesów prawnych w ramach centrów usług wspólnych

Coraz większa liczba globalnych koncernów przenosi lub rozważa przeniesienie procesów prawnych do centrów usług wspólnych (centrów kompetencji) w Polsce. Wiele organizacji podjęło już tę decyzję i stoi przed koniecznością poznania procesów przeniesienia. Z drugiej strony, potencjalnym wyzwaniem jest rozwój technologii oraz postępująca automatyzacja, przy czym sztuczna inteligencja już obecnie coraz mocniej wspiera funkcje prawne w przedsiębiorstwach.

Polska od lat jest jedną z najbardziej popularnych lokalizacji centrów usług wspólnych (z ang. SSC - Shared Service Centre). Ze względu na swoje położenie geograficzne, dostęp do wykwalifikowanej kadry oraz względnie niskie koszty pracy globalne koncerny chętnie lokują centra wsparcia biznesu w Polsce. Według różnych szacunków sektor ten generuje miejsca pracy dla ok. 200 tys. osób. Głośnym echem odbiło się pojawienie w Polsce kilku globalnych instytucji finansowych, które przenoszą nad Wisłę zaawansowane operacje finansowe. Nieco mniejszym rozgłosem cieszy się przenoszenie procesów prawnych do centrów usług wspólnych, jednak zjawisko to postępuje coraz szybciej i na rynku SSC można zaobserwować wzmożone zainteresowanie tym obszarem.

Obecnie tylko w nielicznych centrach usług wspólnych obsługiwane są procesy prawne. Istnieją oczywiście na rynku przykłady globalnych instytucji, które już od wielu lat skupiają w Polsce część funkcji prawnej we własnych jednostkach, czy też przykłady firm „zewnętrznych" specjalizujących się w outsourcingu usług prawnych (tzw. LPO - legal process outsourcing), natomiast usługi prawne są wciąż niewielkim procentem całego rynku SSC.

Wydaje się, że ten stosunkowo niewielki udział procesów prawnych w rynku usług wspólnych może być spowodowany trudnościami z przenoszeniem tych procesów. Trudności te wynikają zarówno z natury procesów prawnych, które w dużej mierze oparte są na lokalnych regulacjach, jak i ze zwiększonej niechęci środowiska prawników przed ich przenoszeniem do zagranicznych jurysdykcji i utratą kontroli nad funkcją prawną w swoich organizacjach.

Przed wyzwaniami

Dyrektorzy działów prawnych globalnych koncernów, nie inaczej niż kierownicy działów finansowych, księgowych czy IT, poddawani są rosnącej presji mającej na celu zmniejszenie kosztów funkcjonowania organizacji, w tym obsługi prawnej biznesu. Decyzja o przeniesieniu części procesów prawnych do bardziej efektywnych kosztowo lokalizacji często zapada bez względu na niechęć szefów działów prawnych, którzy muszą w konsekwencji zmierzyć się z koniecznością zidentyfikowania, które procesy prawne mogą zostać przeniesione.

Kryteria identyfikacji

Zazwyczaj w pierwszej kolejności przenoszone są procesy zawierające element powtarzalności, wymagające dużego nakładu czasu i pracy, a jednocześnie charakteryzujące się „odtwórczością". Przede wszystkim jednak każdorazowo konieczna jest ocena potencjalnych obostrzeń regulacyjnych, które mogą ograniczać pewnego rodzaju czynności poza danym krajem. Innym kryterium branym pod uwagę jest stopień fachowej wiedzy wymaganej w danym procesie. Jeżeli w celu jego przeprowadzenia konieczne są specjalistyczne kompetencje, jego przeniesienie może okazać się utrudnione. Istotnym czynnikiem jest również poziom harmonizacji regulacji obowiązujących w różnych jurysdykcjach oraz globalne standardy – im wyższe, tym łatwiejsze okazuje się przeniesienie procesu.

Obok kryteriów merytorycznych, konieczne jest prześledzenie cyklu decyzyjnego w ocenianych procesach. Gdy znaczny ciężar decyzyjny spoczywa na organach zarządczych albo stanowiskach kierowniczych w danej organizacji, „fizyczne odseparowanie" danego procesu od decydentów może prowadzić do uznania ich za nieprzenoszalne.

Umowa i ochrona danych

Jednym z obszarów podlegających względnie łatwemu przeniesieniu jest zarządzanie cyklem życia umów (tzw. contract lifecycle management), czyli wszelkie czynności dotyczącymi zawierania oraz zmiany umów, aż do ich wygaśnięcia i archiwizacji. Ponadto dość łatwo można przenieść część czynności z obszaru ochrony danych osobowych, jak również część bieżącej obsługi korporacyjnej spółek, w szczególności przygotowania projektów dokumentów korporacyjnych.

Z drugiej strony można wskazać przykłady procesów prawnych, w których mimo powszechnej opinii o ich względnie łatwej przenoszalności istnieją istotne wątpliwości, czy taka kwalifikacja jest prawidłowa. Dla przykładu, w przypadku praw ochrony własności intelektualnej dopuszczalne wydaje się przekazanie uprawnień do scentralizowanego zarządzania portfolio znaków towarowych, jednak już kwestie licencyjne mogą wymagać szczegółowej analizy z perspektywy lokalnych regulacji prawnych.

Niepewna przyszłość

Obok wskazanych trudności w przenoszeniu procesów prawnych do SSC, rynek ten czekają kolejne wyzwania. Niewątpliwie coraz większego znaczenia nabiera postępujący rozwój technologii, w tym rozwiązań opartych na tzw. sztucznej inteligencji oraz uczących się algorytmach. Już obecnie prawnicy mogą korzystać z rozwiązań IT, które pozwalają wykonywać w sposób zautomatyzowany powtarzalne czynności prawne, np. wspierają w analizie orzecznictwa czy też ułatwiają przygotowywanie lub zmianę umów handlowych. Technologie te wyręczają prawników w czynnościach, które są najczęściej przenoszone do centrów usług wspólnych i mogą być barierą dla ich rozwoju. Stąd aktualnym pozostaje pytanie, czy postępująca globalna rewolucja technologiczna zmieni sposób pracy prawników na tyle, że przenoszenie procesów prawnych do centrów usług wspólnych nie będzie potrzebne czy opłacalne, a obecny trend zostanie odwrócony. Wydaje się, że odpowiedź na to pytanie poznamy już w najbliższych kilku latach.

Mariusz Kamiński jest adwokatem w PwC Legal