Paruch, Włodarczyk: Prawo nie nadąża za matrycowymi strukturami zatrudnienia

W ramach grup kapitałowych coraz częściej stosowane są przenikające się struktury zatrudnienia (tzw. struktury matrycowe), w których pracownicy lokalni, zatrudnieni przez spółkę zależną, np. zlokalizowaną w Polsce, raportują do przełożonego zatrudnionego przez zagraniczną spółkę matkę. Takie struktury funkcjonują w centrach usług wspólnych, bardzo licznych w Polsce, jak i w ramach outsourcingu IT.

Podporządkowanie dotyczy przy tym nie tylko pracy merytorycznej (nadzór zagranicznego przełożonego nad konkretnym projektem), ale obejmuje również formalnoprawne uprawnienia kierownicze. Zagraniczny przełożony decyduje np. o urlopie polskiego pracownika, dokonuje jego oceny pracowniczej, nakłada kary porządkowe, decyduje o zwolnieniu.

Kto jest rzeczywistym pracodawcą

Podporządkowanie pracownika spółce matce rodzi ryzyko uznania, że rzeczywistym pracodawcą pracownika nie jest spółka polska, lecz centrala zlokalizowana za granicą. W takiej sytuacji lokalni pracownicy mogą podnosić roszczenia związane np. z równym traktowaniem w zakresie wynagradzania i domagać się od zagranicznej spółki takiego samego wynagrodzenia, jakie otrzymują ich koledzy zatrudnieni w centrali na analogicznych stanowiskach.

Powyższa sytuacja prowadzi również do negatywnych konsekwencji w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych. Omawiane ryzyko potwierdził Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) w wyroku z 20 października 2022 r., w sprawie C-604/20, w którym stwierdził, że o istnieniu stosunku pracy decyduje faktyczne podporządkowanie, a nie formalna umowa o pracę.

Co z dostawcami usług

Matrycowe struktury zatrudnienia są standardem w grupach kapitałowych oraz w branży SSC/BPO (Centra Usług Wspólnych/Outsourcing Procesów Biznesowych). Są to specjalistyczne jednostki organizacyjne oferujące szeroki zakres usług wsparcia dla firm, takich jak księgowość, zarządzanie personelem, IT, obsługa klienta. Kluczową zaletą korzystania z usług firm SSC/BPO jest możliwość obniżenia kosztów operacyjnych oraz skoncentrowanie się na strategicznych aspektach działalności, podczas gdy obsługa pewnych procesów biznesowych jest przekazywana profesjonalnym dostawcom usług. Wykorzystując usługi SSC/BPO, firmy mogą osiągać większą efektywność i elastyczność w zarządzaniu swoją działalnością. Zagraniczne firmy często decydują się na lokalizację takich centrów w Polsce z uwagi na wysoką jakość usług, wykwalifikowanych pracowników oraz korzystne warunki ekonomiczne.

Czytaj więcej:

Prawo w firmie

Oddział spółki nie zawsze może być pracodawcą

To, czy oddział spółki z o.o. lub spółki akcyjnej będzie mógł zostać uznany za pracodawcę osób wykonujących w nim pracę, zależy od wewnętrznych regulacji obowiązujących w tym podmiocie i jego samodzielności w zatrudnianiu pracowników.

Pro

Ryzyko ustalenia stosunku pracy

Matrycowe struktury zatrudnienia zbliżają się również do koncepcji „Employer of Record” (EoR), czyli pracodawcy formalnie odpowiedzialnego za zatrudnienie pracownika, mimo że ten ostatni faktycznie wykonuje pracę dla innego przedsiębiorstwa. Jest to więc rozwinięcie tradycyjnej roli agencji zatrudnienia, dostosowane do potrzeb współczesnego rynku pracy. Ta koncepcja wyłania się w odpowiedzi na potrzebę elastyczności w strukturach zatrudnienia oraz konieczność dostosowania się do trójstronnych relacji pracowniczych (na wzór agencji pracy tymczasowej).

Rozwiązanie to jednak może nie tylko zostać uznane za sprzeczne z prawem, jako mające na celu ominięcie przepisów o pracy tymczasowej, ale również wpisuje się ono w kontekst opisany w powyższym wyroku TSUE. Pracownicy zatrudnieni przez EoR mogą argumentować, że ich stosunek pracy nawiązany jest z podmiotem, który faktycznie kontroluje ich codzienną pracę, a nie z tym, z którym formalnie zawarli umowę o pracę.

W praktyce występują już sprawy dotyczące ustalenia stosunku pracy ze spółką zagraniczną. To wyraźnie pokazuje, jak istotne jest wdrożenie jasnych i precyzyjnych rozwiązań w ramach grup kapitałowych oraz właściwe ukształtowanie relacji z zewnętrznymi dostawcami np. usług HR czy pracowników zewnętrznych. Ważne jest, aby środki zaradcze zostały podjęte jak najwcześniej, co może ustrzec przed ewentualnymi roszczeniami pracowników oraz długotrwałymi sporami sądowymi.

Prawo nie nadąża

W dzisiejszym globalnym świecie coraz częściej pracujemy w złożonych strukturach organizacyjnych, gdzie granice między tradycyjnym pojęciem relacji pracodawca–pracownik stają się coraz mniej wyraźne. Niestety, prawo pracy nie nadąża za tymi dynamicznymi zmianami, co powoduje często konflikt pomiędzy coraz powszechniejszą praktyką a przepisami prawa. Przykładem tego są matrycowe struktury zatrudnienia. Coraz powszechniejsze w ramach grup kapitałowych, przynoszą ze sobą wiele korzyści i dlatego będą zyskiwać na popularności. Ustawodawca powinien to dostrzec i uwzględnić nowe rozwiązania w regulacjach prawnych, aby zminimalizować ryzyko powstające w nowych trójstronnych relacjach pracowniczych.

Jednak nawet w ramach obowiązujących przepisów można zminimalizować wymienione wyżej ryzyka. Wdrożenie jasnych i precyzyjnych rozwiązań w ramach grup kapitałowych oraz stosowanie odpowiednich praktyk w zakresie relacji z zewnętrznymi dostawcami usług jest kluczowe dla uniknięcia ewentualnych konfliktów prawnych. Tylko w ten sposób pracodawcy będą mogli skutecznie zarządzać ryzykiem związanym z matrycowymi strukturami zatrudnienia, zachowując jednocześnie efektywność i elastyczność działalności biznesowej oraz przestrzegając przepisów prawa pracy.