Pismo administracyjne otrzymasz na Facebooka

Zarówno funkcje Facebooka, ale także przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. 2013 r., poz. 267) na to pozwalają.

Na stronie serwisu społecznościowego znajdziemy m.in. informacje mówiące o tym, że podczas rejestracji każdy użytkownik otrzymuje indywidualnie przypisany adres poczty elektronicznej w domenie @facebook.com. Adres e-mail jest identyczny jak podana podczas rejestracji nazwa użytkownika lub publiczny identyfikator (np. jan.kowalski@facebook.com). Zmiana adresu możliwa jest jedynie jeden raz. Stworzony e-mail widoczny jest w kategorii „Informacje kontaktowe" w sekcji „Informacje" na tzw. osi czasu użytkownika. Serwis pozwala jednak na określenie widoczności danych dla innych osób. Dane mogą być widoczne publicznie, dla znajomych, tylko dla użytkownika albo ustawione niestandardowo.

Osoby trzecie, które znają adres e-mail użytkownika w domenie „@facebook.com" mogą wysyłać wiadomości elektroniczne używając dowolnego tradycyjnego systemu poczty e-mail (np. Yahoo! lub Gmail). Wiadomości zostaną dostarczone do folderu „Wiadomości" w serwisie Facebook. Możliwe jest zamieszczanie załączników. Warto jednak zaznaczyć, że e-maile od osób trzecich mogą trafić do folderu „Inne". Jest to związane z funkcją filtru wiadomości skrzynki odbiorczej.

Istnieje również możliwość wysyłania wiadomości elektronicznych na zewnątrz serwisu. Odbiorca otrzymuje tradycyjną wiadomość e-mail, która zawiera nazwę użytkownika wraz z podanym adresem e-mail z końcówką „@facebook.com".

Z punktu widzenia prawa bardzo istotne znaczenie ma funkcja potwierdzania odczytania wiadomości. Gdy tylko użytkownik otworzy wiadomość, fakt zostanie zarejestrowany przez serwis poprzez automatyczne wygenerowanie daty oraz dokładnej godziny i minuty.

Informatyzacja postępowania administracyjnego rozpoczęła się wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity: Dz. U. 2013 r., poz. 235). Wtedy pojawiła się m.in. możliwość doręczania za pomocą środków komunikacji elektronicznej zależna od uznaniowości organu administracji publicznej (art. 391 §1 k.p.a. mówił, iż doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej). Dopiero zmiana przepisów kodeksu postępowania administracyjnego wprowadzona ustawą z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2010 r., Nr 40, poz. 230) pozwoliła na poszerzenie zakresu działania informatyzacji.

Dla doręczenia dokumentu dla użytkownika serwisu Facebook istotne znaczenie ma art. 391 §1 k.p.a. Przepis mówi, że „doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków."

Środkami komunikacji elektronicznej są zgodnie z przywołaną ustawą rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. Funkcje wiadomości Facebooka spełniają kryterium uznania za środek komunikacji elektronicznej.

W takiej sytuacji, gdy podmiot zgłosi do organu administracji wolę doręczenia dokumentu w formie elektronicznej i poda adres e-mail zarejestrowany w serwisie Facebook (np. jan.kowalski@facebook.com) otrzyma oficjalną, urzędową odpowiedź na skrzynkę odbiorczą w serwisie.

Z drugiej strony, teoretycznie wydaje się możliwa sytuacja w której organ administracji poweźmie informacje dostępną publicznie (jeżeli użytkownik udostępni adres e-mail dla osób niezarejestrowanych) na temat adresu elektronicznego użytkownika Facebook i zwróci się o wyrażenie zgody na doręczenie pisma za pośrednictwem serwisu. W takiej sytuacji istnieje jednak ryzyko, że użytkownik o podanym imieniu i nazwisku nie jest prawidłowym adresatem pisma (np. gdy istnieje kilka osób o takim samym imieniu i nazwisku). Pozostałe publiczne dane mogą jednak pozwolić na prawidłową identyfikację (np. adres, wiek).

Zgodnie z art. 46 § 4 k.p.a. otrzymane pismo jest jedynie tylko informacją zawierającą wskazanie, że adresat może odebrać dokument w formie dokumentu elektronicznego, wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać dokument i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia dokumentu oraz pouczenie dotyczące sposobu odbioru dokumentu. W rzeczywistości więc, faktyczne zapoznanie się z treścią dokumentu elektronicznego nastąpi w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej.