Wielokrotnie w praktyce postępowania cywilnego zdarza się, że sądy wzywają pełnomocników działających w imieniu osób prawnych do wykazania, że pełnomocnictwo, na podstawie którego podejmują działania procesowe, zostało udzielone przez osoby umocowane do działania jako organ reprezentowanej osoby prawnej. Często zdarza się również, że treść wezwania do usunięcia braków formalnych pisma procesowego wystosowana przez sąd zawiera sformułowanie, że należy wykazać, iż pełnomocnictwo zostało udzielone przez osoby umocowane do działania w imieniu osoby prawnej przez złożenie oryginałów bądź prawidłowo uwierzytelnionych przez pełnomocnika odpisów dokumentów, z których wynika umocowanie do działania w imieniu osoby prawnej tych osób, aktualnych na dzień udzielenia pełnomocnictwa. Konsekwencją zaś niedostarczenia do sądu tak opisanych dokumentów jest umorzenie postępowania, co w określonych sytuacjach jest bardzo dolegliwe w skutkach.
Co mówią przepisy...
Wskazać należy, że zgodnie z art. 68 zdanie pierwsze kodeksu postępowania cywilnego: „Przedstawiciel ustawowy, organy oraz osoby wymienione w art. 67 mają obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności procesowej". Cytowany przepis nie przewiduje tak daleko idących formalizmów, jak złożenie do sądu dokumentu wykazującego umocowanie do działania w imieniu osoby prawnej opatrzonego datą z dnia dokonania określonej czynności. Ogranicza się jedynie do stwierdzenia, że wykazanie umocowania ma być potwierdzone dokumentem. Stosownie do powyższego nie można się zgodzić z zapatrywaniem wielu sądów, że wykazanie umocowania do udzielenia pełnomocnictwa procesowego w imieniu osoby prawnej podlegającej wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego wymaga przedstawienia odpisu z rejestru aktualnego w dniu sporządzenia pełnomocnictwa.
W szczególności podstawy do przyjęcia takiego stanowiska nie dają przepisy prawa określające, że umocowanie powinno zostać wykazane za pomocą dokumentu, ale nieokreślające daty jego wystawienia.
Dokumentem, za pomocą którego możliwe jest wykazanie umocowania do działania w imieniu osoby prawnej, jest niewątpliwie odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, który zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy z ?20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. DzU z 2013 r., poz. 1203 z późn. zm.) ma moc dokumentu urzędowego, jeżeli został wydany w postaci papierowej lub elektronicznej.
Przepisy przewidują dwa rodzaje odpisów. Pełny, który zawiera treść wszystkich wpisów w rejestrze pod danym numerem KRS dokonanych od chwili pierwszego wpisu, z wyjątkiem wpisów niepodlegających ujawnieniu. Aktualny zaś zawiera aktualną treść wpisów w rejestrze pod danym numerem KRS i może być również pobierany w formie elektronicznej. Za pomocą takich właśnie dokumentów możliwe jest wykazanie umocowania do działania w imieniu osoby prawnej, w tym możliwość udzielania pełnomocnictw. Przepisy prawne nie przewidują natomiast okresu, przez który dany odpis (pełny czy aktualny) zachowuje swoją ważność. Nie ma tym samym podstawy prawnej do określenia, że po upływie określonego czasu od wystawienia danego odpisu zawarte w nim informacje są z mocy prawa nieaktualne. Skutkuje to tym, że taki odpis, niezależnie od daty jego wystawienia, pozostaje dokumentem w rozumieniu art. 68 zdanie pierwsze k.p.c. W jaki zatem sposób powinien zachować się sąd, gdy dysponuje odpisem z KRS wystawionym w dacie odległej w stosunku do daty udzielenia pełnomocnictwa procesowego? W takiej sytuacji powinny zostać podjęte czynności sprawdzające. Czynności takie powinny jednakże zostać zainicjowane już w trakcie postępowania, nie zaś na etapie badania spełnienia wymagań formalnych pisma procesowego.
