Wirtualne zamówienia publiczne coraz bardziej realne

Elektroniczne zamówienia publiczne (e-zamówienia) przestaną być wkrótce jedynie pojęciem wirtualnej rzeczywistości, tzw. systemu zamówień publicznych w Polsce. Zgodnie z kierunkiem, jaki wyznaczają nowe dyrektywy dotyczące zamówień publicznych (2014/24/UE oraz 2014/25/UE), wszystkie etapy udzielania zamówień realizowane będą wyłącznie z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji.

Unia wspiera nowoczesność

Przyzwyczajeni jesteśmy, że pojęcia zawierające przedrostek „e-" mają bezpośredni związek z zastosowaniem elektronicznych środków komunikacji. Coraz więcej mamy też w związku z tym przykładów powstających podziałów na zwolenników tradycyjnych oraz elektronicznych środków. W przypadku zamówień publicznych wdrożenie nowych technologii nie tyle podzieli rynek wedle preferencji, ile zakończy erę komunikowania się zamawiających i wykonawców za pomocą papieru. Zjawisko to nie jest oczywiście czymś zupełnie nowym.

Zmiany, które niosą z sobą przepisy nowych dyrektyw, są skutkiem konsekwentnie realizowanej przez prawodawcę unijnego od wielu lat strategii na rzecz urzeczywistnienia koncepcji e-zamówień. Celami tej strategii jest, przede wszystkim, uproszczenie procesu udzielania zamówień, osiągnięcie lepszych wyników zamówień (niższych cen, lepszej jakości), poprawa przejrzystości procesu udzielania zamówień i jeszcze większe otwarcie zamówień dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Bliski koniec ery papieru

Dotychczas obowiązujące przepisy dyrektyw unijnych stawiały na równi tradycyjne (oparte na papierze) oraz elektroniczne sposoby komunikacji. Oczywiście państwa członkowskie były uprawnione do tego, aby pójść o krok dalej i wprowadzić w pewnym zakresie przepisy nakazujące stosowanie e-zamówień, z czego skorzystały chociażby Portugalia, Francja czy Holandia.

Rewolucja, którą niosą przepisy nowych dyrektyw, zakłada jednak wyraźny prymat środków elektronicznych nad tradycyjnymi. Tym samym e-zamówienia będą już nie tyle dopuszczalne (i fakultatywne), ile obowiązkowe. Od tej zasady zamawiający będzie mógł odstąpić jedynie w określonych przypadkach. Stosowanie elektronicznych środków komunikacji stanie się zatem standardem w zamówieniach, począwszy od przekazywania ogłoszeń o zamówieniu, poprzez udostępnianie dokumentacji postępowania, a kończąc na w pełni elektronicznej komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą na wszystkich etapach postępowania, łącznie z przekazywaniem wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy składaniem ofert. Punktem docelowym dla wprowadzanych zmian ma być urzeczywistnienie idei kompleksowych e-zamówień, czyli takich, w których wszystkie etapy udzielania zamówień (łącznie z dokonywaniem elektronicznych płatności na etapie samej realizacji zamówienia) realizowane są wyłącznie z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji.

Krajobraz przed rewolucją w Polsce

Obecnie na rynku zamówień publicznych w Polsce króluje prymat formy papierowej. Rozwiązań opartych na elektronicznych środkach komunikacji jest zaledwie kilka. Należą do nich, między innymi, licytacja elektroniczna jako jeden z trybów udzielania zamówień publicznych, aukcje elektroniczne (stosowane w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień jako ostatni etap udzielanego zamówienia – tzw. dogrywka) czy składanie odwołań w formie elektronicznej do Krajowej Izby Odwoławczej.

W praktyce jednak narzędzia te nie są powszechnie stosowane. Dla przykładu należy wskazać, że tryb licytacji elektronicznej zastosowano w 2013 r. jedynie w 0,26 proc. przypadków udzielonych zamówień. Potrzeba szerszego zastosowania w Polsce elektronicznych środków w procesie udzielania zamówień publicznych będzie tym bardziej zauważalna, jeżeli przywołamy korzyści, jakie dzięki temu uzyskano w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Zgodnie z danymi Komisji Europejskiej wdrożenie elektronicznych narzędzi w procesie udzielania zamówień publicznych pozwoliło w wielu przypadkach na osiągnięcie oszczędności na poziomie od 5 do 20 proc. Przykładowo portugalskie szpitale dzięki e-zamówieniom uzyskały zmniejszenie cen kontraktów o 18 proc. Natomiast francuska centralna jednostka zakupująca (UGAP) oszacowała, że stopniowe przejście na e-zamówienia zredukowało obciążenia administracyjne dla kupujących o 10 proc.

Nowe instytucje, nowe wyzwania

Przepisy nowych dyrektyw wymuszające wdrożenie e-zamówień powinny zostać w całości zaimplementowane w Polsce najpóźniej do 18 października 2018 r. Samo jednak przepisanie tekstu dyrektywy do polskiej ustawy (pozorne ich zaimplementowanie) nie zapewni sukcesu. Wydaje się, że aby go osiągnąć, do stołu powinni usiąść zarówno prawnicy, jak i specjaliści od technologii informatycznych. Wypracowane przez nich wspólnie narzędzia, a także w dłuższej perspektywie praktyka, powinny gwarantować, że każdy wykonawca, który będzie zainteresowany ubieganiem się o zamówienia publiczne w ich nowej elektronicznej odsłonie, będzie mógł wziąć w nich udział (interoperacyjność e-zamówień).

Pozostaje zatem mieć nadzieję, że europejskie e-zamówienia, które dowiodły swojej skuteczności na zachodzie Europy, po ich prawidłowym wdrożeniu staną się także ważnym elementem dla rozwoju systemu zamówień publicznych w Polsce.